如何撰寫有效的電子郵件

首先，考慮消息和收件人

接下來，考慮收件人的觀點。 他或她需要採取什麼行動來採取行動或理解你的信息？ 提供必要的（但不是過多的）背景信息。 另外，請記住適合此特定收件人的禮儀。 表情符號和縮寫，如OMG或LOL，不適用於工作申請和大多數商業電子郵件。

02撰寫描述性電子郵件主題行

當你寫一封電子郵件時，不要在主題行中寫出像“hi”或“在家工作”這樣含糊不清的東西，或者留下空白。 具有這種主題的電子郵件很有可能在收件人的垃圾郵件框中結束，或者被忽略。 如果您正在申請工作，請將職位名稱放在主題行中。 如果電子郵件是給同事的，請在主題欄中加一個短語來總結消息的目的。 編寫描述性主題行的另一個好處是，如果您需要稍後搜索它，在您的收件箱中查找會更容易。 但是，像“問題”這樣的電子郵件行不會有幫助。

03正確接待收信人

如果你知道你的收件人的名字，但不認識他或她，請使用標題來問候，例如。 親愛的布魯內利女士。 （不確定“Mrs.”或“Miss”是否合適時，女性使用“Ms.”）如果您對性別不確定，只需使用姓氏和名字，即Dear Chris Smith。 如果您不知道該人的姓名，請不要問候或使用簡單的問候語開始您的電子郵件，例如。 你好，問候，親愛的經理等

如果電子郵件發送給您認識的同事或其他人，請使用您親自或通過電話使用的姓名。

04使用正確的語法和標點符號

在電子郵件中使用正確的語法非常重要。 讀者有意識或潛意識地懲罰發件人的語法錯誤。

• 運行句子 - 當你寫一封電子郵件時，不要把時間段放在一邊。 這個小小的停頓讓讀者有時間接受“意義”這個詞。 短句允許更多這些微小的暫停。 即使它們不是技術性運行的句子，也可以分解長句。
• 逗號 - 太少或太多的逗號會令人困惑。 學會正確使用逗號。
• 主謂語動詞協議 - 這類錯誤的句子是雇主尋求具有良好溝通技巧的候選人的紅旗。 主語 - 動詞一致性的複習規則。

05檢查拼寫和大寫

使用拼寫檢查器，但不要依賴它。 拼寫檢查器不會將“他們”趕到“他們”的“他們”，而這種類型的錯誤表明疏忽大意。 不要使用諸如“你”或“壽”等短信的縮寫詞作為“儘管”。

使用正確的大寫。 大多數人知道把句子和專有名詞的開頭大寫，但是很多人在電子郵件中沒有這樣做。 表明你不介意多花一秒鐘的時間來敲擊Shift鍵。 另一方面，過多的大寫字母會分散讀者的注意力。 避免在所有大寫字母上書寫短語（許多人認為這相當於親自尖叫），並且為了突出強調首字母不在句首或專有名詞的首字母大寫。

06在電子郵件中使用簡單格式

請記住，電子郵件程序的顯示方式不同 屏幕上完美對齊的內容可能會與其他人一起運行。 為此，請避免在電子郵件中粘貼高度格式化的文字處理文檔，如簡歷或求職信。 使用以純文本格式編寫的文檔。

縮短段落。 像句點一樣，段落段讓讀者休息一下。 有人通過手機閱讀電子郵件將受益於短段落。 但要小心遵守有關段落的基本規則。

07簡明

蜿蜒的電子郵件將這一點埋在桌面上並最終被遺忘。 或者更糟的是，他們可能會被誤解。 用簡明的語言清楚你的目的。

• 消除雜亂 -用活躍動詞寫。 “傑克送給我的形式”使用主動動詞。 “傑克送給我的表格”是被動的。 被動形式只使用了幾個字，但它加起來。 更重要的是，它需要讀者重新排列他們腦海中的想法。
• 堅持要點 - 抵制添加無關信息或想法的誘惑。 將這些保存為另一封郵件。
• 使用項目符號 -這些讓您的讀者可以使用視覺線索來了解重要的內容。 但是如果對子彈將如何顯示有疑問，請使用星號或連字符來創建子彈。

08簽署電子郵件適當

如果您的電子郵件默認為標準簽名，請確保它適合您發送的特定電子郵件。 帶有政治聲明或您孩子的姓名和年齡的簽名適用於個人電子郵件，但工作時使用較少的個人簽名。 根據你的工作和你的雇主，你仍然可以用一個報價來個性化你的電子郵件簽名。 選擇一些沒有爭議的東西。 如果您正在查詢某項工作，請使用您的簽名提供適當的聯繫信息，而不需要任何報價或額外的個性化設置。

09在發送之前重讀/重新思考

在點擊發送之前檢查拼寫和標點錯誤。 如果您在求職申請的電子郵件中發現錯誤，請修復該錯誤，然後在點擊發送之前重新讀取。 但也重讀內容。 如果您的電子郵件很長，請考慮如何使其更加簡潔。 如果您的電子郵件有爭議或憤怒寫入，請點擊保存不發送。 回過頭幾小時或一天后，看看你是否還想發送它。

在發送電子郵件之前，聽起來好像有很多事情要做，但如果您發送有效的電子郵件並更有效地組織您的電子郵件，您會發現實際上有更多時間不少於此。