保留工作場所會議或會議的書面記錄
以下是一些指引，可幫助您用巧妙的方式處理此任務。 了解在會議之前，期間和之後要做什麼。
會前
- 選擇你的錄音工具：你必須做的第一件事是決定你如何拿筆記。 你會去讀書嗎？使用筆和紙，或者你會去科技和使用筆記本電腦，平板電腦或智能手機。 檢查你的老闆，看看他或她是否喜歡你使用特定的方法。 這是不可能的，但可能的。
- 確保您選擇的工具處於正常工作狀態並進行備份，以防萬一您的工具出現故障。 例如，如果您攜帶筆記本電腦，也可以使用筆和紙。 如果您的計算機崩潰，您不想停止會議，而搜索要寫入的內容。
- 會議開始前閱讀會議議程 。 它可以讓你為你的會議記錄製定一份綱要。 在它上面的每個項目下留下一些空間，並在那裡寫下你的筆記。 這樣做會使你的工作變得更容易，只要開會的人堅持議程即可。
會議期間
- 通過一張出席表並確保所有人都登錄。您需要在正式會議記錄中包含所有與會者名單。
- 確保你知道每個人是誰。 這樣，您將能夠識別誰在說話並正確記錄該信息。
- 請注意會議開始的時間。
- 不要試圖寫下每一條評論。 只包括主要想法是可以的。 小心不要遺漏你不同意的物品。 你的偏見不應該影響你。 請記住，這是一個官方帳戶，而不是您對發生的事情的看法！
- 寫下所有動議，製作它們的動作，以及選票的結果（如果有的話）; 你不需要寫下誰借調了一個議案。 當然，您組織的規則可能會有所不同，因此請先驗證它們。
- 如果任何動議或討論的投票推遲到下次會議，請記下這一點。
- 記錄會議的結束時間。
會後
- 在會議結束後儘可能快地輸入會議記錄，而所有事情都在腦海中重新開始。 如果您在筆記中發現錯誤，或者如果您有問題，可以通過與其他與會者交談來快速清除問題。
- 在會議記錄的最後副本上，包括組織名稱，委員會名稱，會議類型（每日，每週，每月，每年或特殊）及其目的。
- 給它開始和結束的時間。
- 提供與會者名單和關於誰參加會議的說明。 你也可以在這裡表明你花了分鐘。 把你的名字寫在參與者的名單上，在你的名字後面加括號，說你記下了會議記錄。 或者，在文件末尾，您可以通過書寫“分別提交”，然後是您的姓名簽字。
- 在提交分鐘之前校對分鐘。 詢問有關人員也可以看看他們。 如果您不小心遺漏了某些東西，他或她將能夠通知您。
- 除非有其他指示，否則將其提交給開會的人。