你的準備決定你是否會達到你想要的結果
結合會議 記錄 ,參加者在會議後收到的文件 ,議程是會議計劃和前次會議的報告後續活動。
當您為不定期安排的會議制定議程時,以下步驟將為您提供幫助。 在本文後面的部分,您將看到定期安排會議的議程模板。 這兩種類型的會議共享類似的議程項目,但不完全相同。
制定會議議程
首先,確定是否需要其他員工來幫助您計劃會議。 然後,通過舉行會議決定你希望完成什麼。 為你的會議建立可行的目標 。 您制定的目標將確立有效會議計劃的框架。 確保你在會議的時間範圍內沒有超過合理的可實現的計劃。
正如斯蒂芬柯維在“高效人士的七種習慣”中所說的那樣,“從頭開始。” 您的會議目的將決定會議重點,會議議程和與會人員。
制定議程正在製定會議計劃。
你從開始會議的主要目標或目的來看, 一旦你決定了你的目標,你需要確定你是否需要額外員工的幫助來規劃你的議程。 如果是,請邀請他們與您一起通過電子郵件或文本提出會議日程,以免創建額外會議。
在製定會議議程時作出決定
確定您的總體目標後,您或您的團隊需要做出以下決定。 除了會議的目的或目標之外,每個項目都出現在會議議程中。
- 需要與會者參加實際會議,
- 需要討論或採取行動才能達成目標或目標的項目,
- 每個項目的討論需要您預計該小組的時間,
- 會議的日期和時間,
- 一個適合所有參加者參加會議的適當場所,
- 會前工作。 這將包括任何閱讀, 文件 ,數據,前次會議的會議記錄或任何其他準備工作,以使您的實際會議取得成功。 將這些準備工作分發給受邀參加者時,應附在會議通知和議程上。
除上述決定事項外,標準會議議程項目還應包括:
- 審查會議的目的,議程,預期成果和產品。
- 查看先前會議的會議記錄。
- 審查參加者在前次會議上就承諾和行動事項所取得的進展。
- 記錄員或領導者需要審查參加者在本次會議期間作出的最終議程項目的承諾。
決定誰必須參與完成您的會議議程
一旦您決定召開會議來完成您的目標,您需要製定參與者名單。
並非每個員工都可以或應該參加每次會議,但邀請合適的參與者將增強您獲得成功的可能性。
如何確定完成會議議程所需的參與者
通過詢問你自己的問題,確定你的參加者是一次性的還是簡短的一系列會議,或是定期安排或正在進行的會議。
- 誰必須擁有集團發展的解決方案?
- 誰擁有該小組正在討論的過程?
- 誰需要知道您分發的信息?
- 誰可以提供數據和事實來指導決策?
- 誰有經驗或專業知識與團隊分享?
- 誰必須支持實施任何解決方案或任務?
- 誰必須提供許可或資源來完成會議結果?
- 誰可能會反對實施任何解決方案或方向?
您是否需要定期會議的會議議程?
並非每個會議都需要一個定制的議程。 大多數員工定期為其部門或工作組安排會議。 你也有你參與的團隊和項目。
正在進行的項目可能不需要為每次會議制定新的議程,但通過採用標準方法參加會議,您的團隊將得到很好的服務。
定期安排的員工會議分為三個部分,每個部分都有標準議程項目:信息項目,操作項目和前期計劃。
定期召開會議的會議議程的組成部分
信息項目
寫出任何會議信息的議程項目。 例如,經理更新了高級管理層會議的結果。
行動項目
將您希望該小組希望在每次定期會議上檢查的任何項目列入議程。 例如,該時期的績效與預算以及組織計劃實現的成本節約和持續改進。
遠期規劃
將該組織想要提前計劃或準備的任何項目列入議程。 例如,下個月的短期目標或即將完成的任務需要同事協助。
如果您在製定會議議程時遵循這些準則,則會提高會議產生結果的可能性。
定期會議的示例會議議程
使用此示例議程定期安排會議,以確保您的會議產生您尋求的結果。
- 熱身和問候。 根據小組會面的頻率,考慮一個簡短的破冰船 。
- 審查會議的目的,議程,預期成果和產品。
- 查看先前會議的會議記錄。
- 提供團隊所需的適當的部門和公司信息。
- 審查行動項目,行動計劃和承諾的進展情況。 審查小組目標進展情況。
- 討論並決定本次會議的議程項目。
- 確定下一步。
- 確定下次會議的目的,結果和議程。
- 在會議結束時,筆記記錄者應該檢查會議期間人們做出的承諾。
- 確定所有不在小組中的人員所需的幫助,並指派參與者進行聯繫。
- 確定參加會議的人員需要了解什麼,並決定如何完成溝通。
- 如果記錄員以電子方式記錄筆記(標準),則在會議24小時內發送分鐘或立即發送分鐘。
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