如何制定有效的會議議程

你的準備決定你是否會達到你想要的結果

會議議程是參與者希望在會議上完成的項目清單。 議程應提前幾天提前24小時分發給與會者,以便與會者有機會為會議做準備。

結合會議 記錄 ,參加者在會議後收到的文件 ,議程是會議計劃和前次會議的報告後續活動。

當您為不定期安排的會議制定議程時,以下步驟將為您提供幫助。 在本文後面的部分,您將看到定期安排會議的議程模板。 這兩種類型的會議共享類似的議程項目,但不完全相同。

制定會議議程

首先,確定是否需要其他員工來幫助您計劃會議。 然後,通過舉行會議決定你希望完成什麼。 為你的會議建立可行的目標 。 您制定的目標將確立有效會議計劃的框架。 確保你在會議的時間範圍內沒有超過合理的可實現的計劃。

正如斯蒂芬柯維在“高效人士的七種習慣”中所說的那樣,“從頭開始。” 您的會議目的將決定會議重點,會議議程和與會人員。

制定議程正在製定會議計劃。

你從開始會議的主要目標或目的來看, 一旦你決定了你的目標,你需要確定你是否需要額外員工的幫助來規劃你的議程。 如果是,請邀請他們與您一起通過電子郵件或文本提出會議日程,以免創建額外會議。

在製定會議議程時作出決定

確定您的總體目標後,您或您的團隊需要做出以下決定。 除了會議的目的或目標之外,每個項目都出現在會議議程中。

除上述決定事項外,標準會議議程項目還應包括:

決定誰必須參與完成您的會議議程

一旦您決定召開會議來完成您的目標,您需要製定參與者名單。

並非每個員工都可以或應該參加每次會議,但邀請合適的參與者將增強您獲得成功的可能性。

如何確定完成會議議程所需的參與者

通過詢問你自己的問題,確定你的參加者是一次性的還是簡短的一系列會議,或是定期安排或正在進行的會議。

您是否需要定期會議的會議議程?

並非每個會議都需要一個定制的議程。 大多數員工定期為其部門或工作組安排會議。 你也有你參與的團隊和項目。

正在進行的項目可能不需要為每次會議制定新的議程,但通過採用標準方法參加會議,您的團隊將得到很好的服務。

定期安排的員工會議分為三個部分,每個部分都有標準議程項目:信息項目,操作項目和前期計劃。

定期召開會議的會議議程的組成部分

信息項目

寫出任何會議信息的議程項目。 例如,經理更新了高級管理層會議的結果。

行動項目

將您希望該小組希望在每次定期會議上檢查的任何項目列入議程。 例如,該時期的績效與預算以及組織計劃實現的成本節約和持續改進。

遠期規劃

將該組織想要提前計劃或準備的任何項目列入議程。 例如,下個月的短期目標或即將完成的任務需要同事協助。

如果您在製定會議議程時遵循這些準則,則會提高會議產生結果的可能性。

定期會議的示例會議議程

使用此示例議程定期安排會議,以確保您的會議產生您尋求的結果。