如何（以及為什麼）記錄會議紀要
分鐘通常包括：
- 參與者的姓名，
- 議程項目包括在內 ，
- 參與者做出的決定，
- 與會者承諾採取的後續行動，
- 完成承諾的截止日期，以及
- 任何其他事件或討論值得紀錄未來的審查或歷史。
示例性會議記錄集中於會議期間作出的決定和參與者作出的承諾。 這些承諾伴隨著到期日期以及會議參與者共同理解所需的任何其他細節。
會議紀要作為歷史文件
作為一個歷史文件，它們對於記錄導致做出決定的關鍵想法或討論也很有用。 例如，稍後當一個團隊成員說“當我們選擇這個目標時我們想到的是什麼”時回答問題。
有效的會議紀要列出了小組討論的五個備選方案，以及選擇其他可用途徑的關鍵原因。
典型的商務會議的有效會議記錄不需要記錄每個討論。
他們也不需要也不應該說出誰說什麼。 也不應該記錄每個參與者詳細說的內容。 在給出的例子中，有效的記錄者總結了討論，而不是寫下每一個字。
（認識到在法律訴訟，法庭聽證等情況下，這一規則對於其他類型的會議是不同的。
這些會議記錄確實需要對話和聲明的確切記錄。）但是，典型的工作場所會議不會。
何時以及如何共享會議紀要
理想情況下，在會議結束時會議記錄以電子方式分發給與會者。 這樣做，參與者立即註意到他們的承諾和期限。 如果這是不可能的（例如，筆記記錄者想要清理錯誤），筆記記錄者應該在會議24小時內發布會議記錄。
會議紀要提醒了團隊成員在會議期間作出的承諾。 他們幫助參與者將他們的會議承諾轉移到他們的日曆和列表中。 它們提醒人們在下次會議之前必須向參與者提供的任何項目。
（這可以消除會議中最重要的問題之一，通常在會議中傳遞信息，以便與會者將會議閱讀而不是互動）。畢竟，會議的重點不在於互動嗎？ 對於其他任何事情，你都有像電子郵件和Yammer這樣的工具。
您需要在下次會議開始時審核您之前會議的會議記錄，以便人們可以檢查其正確性和後續步驟。
會議紀要是會議成功的有效貢獻者，因為會議記錄適時地進行了適當的書面和分發。 當一個團隊形成了支持其業務成功的強大規範時，尤其如此。
組織如何處理會議紀要？
會議取得成功的關鍵在於記錄員或記錄員記錄參加者，歷史記錄和員工的會議，他們需要知道會議中發生了什麼。 如果沒有完整的會議記錄，會議的成功前景就會減弱。
會議記錄的員工通常是團隊成員，並在參加會議時記錄筆記。 在與法律或政府相關的訴訟，後果或要求（例如聽證會，要求的公司董事會會議或證言）中，非參與人員參加正式會議記錄並經常記錄會議記錄。
記錄會議記錄的員工必須準備好詳細信息以便準確記錄。 員工還必須在記錄會議記錄的同時有效地參與會議。
在某些會議上，同一位員工在每次會議上都會記下會議記錄。 在其他情況下，分鐘接收者的角色從員工傳遞到員工。 像會議領導一樣，記筆記員的角色建立領導 ， 溝通和有效的會議領導技巧。
會議記錄的要求是什麼記錄Taker？
錄音機或記錄員的要求包括：
- 準確地記錄會議中做出的決定，承諾和主要討論要點。
- 記錄會議成員承諾要做的行動事項以及成員承諾制定的截止日期。 行動項目附有一個名字，但一般性討論沒有說明在非正式工作場所會議中誰說了些什麼。
- 在會議結束時審查主要決定和任務或自願承諾和行動項目，以便與會者在離開會議前能夠審查並就事件和承諾達成一致。
- 會議主持人可能會要求記錄員在會議期間定期回顧討論。
- 在正在進行的一系列會議中，筆記記者需要一分鐘時間在下次會議開始時審閱會議記錄。 參加的員工可以在會議記錄中添加或更正他們不同意的任何內容。
- 在會議24小時內分發會議記錄副本是會議協調人多年來的標準建議 。 然而，現在錄音機很可能會在筆記本電腦或iPad等電子設備上佔用這些時間。 因此，筆記記錄者應在快速審閱拼寫，語法和清晰度後分發會議記錄 - 通常在會議的幾分鐘之內。
記錄員是會議必須確保會議結果由與會者傳達和採取行動的角色。 沒有筆記，參與者必須依賴其他參與者的記憶。 保證，這不是一個好計劃。
筆記記者的會議記錄對於會議的成功是必要的，正如文件是提高員工績效所必需的一樣。