援助效率，展示能力和建立關係的問題
有效的溝通需要溝通的所有組成部分完美地交流，以達到我最喜歡的溝通定義“共享含義”。 當提問和回答問題時，這一點特別重要。
交流中的組件
任何交流都有五個組成部分，第六個是溝通發生的工作場所的整體環境。 溝通的組成部分是：
- 個人發送消息。 發件人必須清楚地陳述信息並提供足夠的詳細信息，以便收件人與發件人分享意義。
- 消息的上下文。 上下文是消息的發送者如何傳遞消息。 語境涉及非語言交流 ，如手勢，肢體語言，面部表情以及語氣等因素。 消息的大部分上下文只有在接收者可以看到並聽到消息發送者時才可用。 例如，電子郵件和即時通訊表情符號是一個很差的替代品，因為發件人在沒有接收者輸入的情況下制定它們。
另一個環境是交際圈所涉及的情緒。 發件人生氣了嗎？ 接收方對通信內容漠不關心或對發送方輕蔑嗎？ 正常的人類情緒會影響消息是否成功共享。
- 接收消息的人。 接收者必須仔細傾聽 ，專心致志，提問清楚，並用釋義來確定接收者與發件人分享意義。 如果接收者信任發送者，則有效通信的機會增加。
- 您選擇的投遞方式。 傳遞方法應根據傳達消息含義最有效的介質進行選擇。 由於自計算機和移動設備曙光以來通信方式如此多樣化，關於傳送方式的決定變得越來越複雜。 交付方式必須適合發送方和接收方的通信需求。
溝通方法包括口頭溝通，即時消息（IM），電子郵件，信件，標誌，海報，視頻，截圖，電話，筆記，表格，書面文件等。 這些方法將繼續擴大，員工對與工作有關的所有事情進行即時溝通的期望將繼續增長。
面對面交流的重要性日益增加，尤其是對於可能需要改變，提供員工認可或允許現場提問的組織信息。 面對面溝通也受到青睞，因為員工可以訪問組件，上下文。
- 消息的內容。 消息的內容應該清晰明了，足夠詳細地介紹和描述，以獲得接收方的理解。 如果信息內容在某種程度上與接收者的已有信念產生共鳴和連接，那麼它是最有效的。
如何提出良好的問題增強溝通
James O. Pyle和Maryann Karinch添加以下內容以幫助進行有效的溝通。
從人力資源到客戶服務，糟糕的問題幾乎污染了每個工作場所。 不好的問題通常會導致不完整或誤導性的答案，並可能破壞融洽關係。 另一方面，好的問題是效率，能力和融洽關係建立的寶貴工具。
有六種類型的好問題：直接，控制，重複，持續，總結和不相關。 簡要描述它們：
- 直接：你用一個基本的疑問句提出一個簡單的問題。
- 控制：當你問這個問題時，你已經知道了答案。 這是一種查明人是否在說謊，不知情和/或不注意的方式。
- 重複：您提出了兩個相同信息之後的不同問題。
- 堅持不懈：你用不同的方式提出同樣的問題來探索所需信息的所有方面。
- 簡介：您提出了一個旨在讓來源有機會重新回答答案的問題。
- 無關緊要：它不涉及你想知道的主題，但是這個人可能不會說謊; 它的目的是看看真相“看起來像什麼”並讓這個人對你敞開心扉。 它也可以與提問交換的背景相聯繫。
關於6類好問題的詳情
直接
直接問題是最好的：一個疑問句，一個動詞，一個名詞或代詞。
- 你是誰？
- 派對上發生了什麼？
- 你什麼時候到辦公室的？
- 汽車鑰匙在哪裡？
- 你為什麼提前離開會議？
- 你花了多少錢買iPad？
控制
你什麼時候說“我故意不會問一個直接的問題？”當你檢查答案的真實性或準確性時，你使用一個控制問題並尋找一致性。
控制問題是你知道答案的故意問題，所以他們不關心信息的發現。 它們是關於行為的發現，言語模式以及真實性或準確性的水平。 也許這是你之前和這個人談過的話。
如果您知道您的人力資源團隊中有人因為員工發送電子郵件抱怨此人而疏遠了某位員工，您可能會問一個控制問題，例如“今天帕梅拉的績效評估過程如何？”您已經擁有信息; 你只是想知道你的人力資源人員如何回答這個問題。
重複
你想用兩種不同的方式來獲取相同的信息。 例如，如果您問“銷售人員有多少人？”，您與之交談的人可能會回答：“該領域有22人。”之後，當您與他談論不同的事情時 - 例如，公司有立足之地 - 您可能會問，“您有多少個銷售區域？”
他可能會回答“22”，這是確認銷售人員人數的一種方式。 這不是一個絕對的考驗，但它給予他之前所說的價值和信任。 他們是交叉核對所提供信息的兩個不同問題。
在使用重複問題時，您也可能發現差異。 如果您在本例中的源代碼回答有28個銷售區域，則需要進行一些說明。 也許有一個非常好的理由 - 銷售隊伍通常有28個補充，但最近有很多營業額，他們只有6個 - 但這種回應確實引起了人們懷疑這個數字不匹配的事實的人員和銷售地區的數量。 這種不匹配必須導致進一步質疑以解決問題。
一貫
在任何交換中可以給一個問題多個答案，使用持續的提問來獲得完整的答案。 像重複問題一樣，如果你懷疑這個人不真實，持續性問題也很有用。
“你去過加利福尼亞的哪裡去過假期？”可能會得出答案，“迪士尼樂園”。雖然迪斯尼樂園可能是唯一的地方，但在“還有其他地方”這個問題上遵循這個問題是合乎邏輯的。
繞過這個重複的問題，直接回答有關迪斯尼樂園的問題意味著，如果你沒有機會獲得你朋友的加利福尼亞旅行的完整照片，除非這些信息在其他時間洩漏出去。
概要
總結的問題不是關於如何確定真實性，而是將她所說的話反饋給消息來源，以便她有機會思考：“我真的說了我的意思嗎？”
您銷售各種類型的汽車，從雙門掀背車到全尺寸豪華車型。 一對年輕夫婦來到陳列室，並要求試駕其中一款豪華車型。
“你大多數時間會用什麼車？”你問。
“通勤來回工作。 我們在同一棟大樓工作，“她說。
“你還會用什麼車？”
“週末出差去看望我的父母。 這樣的東西。“她暫停並補充說，”他們住在一百英里外。“
“你為什麼認為豪華車是最好的選擇？”
他們互相看了一眼。 他說，“我們比其他人更喜歡它。”
“你最喜歡的顏色是什麼，”你問道，直視著她。
“紅。”
“所以，讓我看看我是否明白這一點，聽說你說你想在豪華班上買一輛紅色的全尺寸汽車，這個描述如何符合你的要求？”（你已經用相關信息為你的概要問題提供了框架在這種情況下。）
他們交換了另一眼。 他說，“我們認為更柔和的顏色可能會更好。”
“豪華模特怎麼樣，讓你覺得這是最適合你的？”（再一次，這是一種總結和驗證你聽到的東西的方法。你想知道他們是否喜歡昂貴的外觀汽車他們不想考慮其他事情，或者如果第一個答案是掩蓋了一個突出的事實。）
“我爸爸說這是路上最安全的汽車。”
總結問題的答案告訴你他們可能實際上喜歡它，但不是因為它的外觀。 你在兩行之間閱讀。 他們一起開始他們的生活。 她的父親可能已經派他們去經銷店購買“最安全的汽車”，他會幫助他們購買。 你決定繼續銷售，知道首付和貸款申請可能會給你剩下的故事。
有些人可能不太願意問這樣的總結性問題，因為他們不想看起來頭腦簡單或不注意。 如果你問的問題與你第一次問的方式完全一樣，那麼他們可能會得出一個有效的結論。
即使您更改了措辭，您也不想連續問兩次相同的問題。 通過在第一次提出問題和第二次提問之間加上一些距離，並稍微改述問題，您只會碰到一個對另一個人的話非常感興趣的人。
非相關
你可能會發現回答你的問題的人看起來很緊張; 一個不相關的問題可以緩解緊張局勢。 或者，也許你需要時間思考或參考你的筆記，所以你使用這個問題只是為了給你一點時間和空間。
在提出諸如“你過去做了哪些失敗的項目？”和“你是如何解決問題的？”這樣的尖銳問題時，你很容易讓求職者感到好像他正處於戰場審訊中。
候選人可能會說，“我試圖通過將部門圍繞一個共同的目標來解決這個問題 - 就像我讓兒子的小聯盟球隊專注於擊球一樣。”
在你回到討論他的錯誤以及他是如何解決這個問題之前，你可以讓候選人休息一下，詢問“你有多長時間執教過小聯盟？”。
最後，這裡有兩種方法可以破解以所有必要組件開始的問題，並最終失敗。
- 添加太多限定詞或其他分散注意力的單詞和短語。 例如，“你在餐廳裡吃早餐的時候，乙烯基櫃檯的凳子是否被破裂並且用膠帶覆蓋？”
- 不等待答案也很常見。 你問，“你最喜歡吃什麼？”這個人想了一下，而不是立即回應。 你叮囑道：“烤牛肉？” 沉默是一種有效的提問工具。
當你需要打開耳朵時，不要因為張開嘴巴而失去發現，信息和線索。 記住最令人無法置疑的“兩耳一嘴”規則。
環境與溝通
上述通信組件在共同運作時有效地傳遞消息時促進共享意義。 這些組件發生的工作環境也會影響通信以及是否收到通信。
當你提出有問題的問題時，你會建立融洽關係並激發自信。 問題構成工作場所溝通的基礎的另一部分，這些溝通具有相同的意義
在強調公開溝通， 員工參與和共同目標的工作環境中，溝通更頻繁，更有效。 但是，對重要溝通的期望使這些最佳工作場所的標準更高。 所以，即使在士氣高漲 ，以員工為中心的工作環境中 ，員工也會抱怨他們不知道發生了什麼。
由於個人工作場所的所有組成部分和整體環境，溝通仍然充滿挑戰。 關於誰需要知道他們需要知道什麼以及什麼時候需要知道它的古老問題從來沒有完全回答任何人的滿意。
員工抱怨太多信息，信息不足，甚至信息超載，都會在工作場所繼續產生共鳴。 你永遠不會治愈溝通的問題，但是，通過承諾和體貼，你可以提高人際溝通和工作場所溝通的效率。
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