知道員工績效的時間，原因，方式和記錄內容的提示
文件對管理人員和人力資源人員至關重要，因為您需要認真努力記錄員工就業歷史中的所有事件 - 包括正面和負面的績效事件。
這就是為什麼管理人員和人力資源人員會想要仔細記錄所有發生的事情。
為什麼要記錄
- 文檔提供的證據表明，與員工及時和簡潔地討論了績效問題 。
- 文檔提供了員工改進或未能提高績效的歷史。 這是按照時間順序，精確地描述了員工的行為，經理的行為和發生的事件。
- 文件提供的證據支持管理層決定採取不利的行動，如紀律或終止僱員。
- 文檔提供的證據表明，員工應該獲得相對於其他符合條件的員工的促銷或機會。
- 文件提供證據來證明工資增加 ，減少或員工沒有得到任何加薪的理由。
- 如果發生訴訟，完整和徹底的文件保護雇主的利益。 該文檔可以支持管理層在終止不成功員工方面的行動。 它也可以證明該員工因合法原因而被終止， 如非法歧視等 。
要記錄什麼
管理人員需要記錄員工績效，既有積極貢獻，也有績效失敗。 他們需要準確地記錄員工所做的和所說的事情，以及經理在會議或談話中做了什麼並作出了回應。
您需要記錄會話期間達成的任何協議， 設定的目標 ，需要和預期的改進以及改進時間表。
文件還應包含經理為協助員工所作的承諾。
如何記錄
文件應在會議期間或與員工對話期間或之後立即書寫。 在任何時候你都不應該錯過在實際發生的那一天寫下談話。 等到晚些時候會影響文檔的質量，因為它基於內存。
經理做出的最糟糕的錯誤之一是相信他們可以根據需要重建員工諮詢歷史。 任何有體面和及時文件經驗的人員都不會被重建記錄所迷惑。 從記憶中重建的管理者給他們的公司帶來了不必要的和不可接受的風險，因為構成的歷史不會在潛在的訴訟中起作用。
你需要你的文檔看起來專業，整潔，有組織。 寫文檔就好像你在向第三方講述歷史一樣。 你永遠不知道誰會在一天之內閱讀你的文檔，所以要確保它能反映你的專業精神。 （雞尾酒餐巾紙，信封或粘滯便箋的背面不符合專業文件的要求。）
如果員工在您的組織中獲得新工作（或者您已經這樣做），那麼您的文檔應該發送給員工的新經理。
為了記憶並告知員工的新經理，您需要將員工姓名和職位，姓名和職位以及每個文件的完整日期。
編寫真實，公正，合法，客觀，完整和一致的文檔。 避免意見（麥克怠慢，愛麗絲懶惰，湯姆對我撒謊），名字叫喊，社論（約翰是個混蛋，馬克有態度問題），和標籤（瑪麗是不負責任的，喬治不是團隊的播放器）。
避免也試圖解釋員工的行為。 （瑪莎一定不喜歡這個任務，寶拉看起來頭腦發昏。）盡量減少描述性詞語的使用，如形容詞和副詞（慢慢地，不合時宜地，不快樂的，喜怒無常的，粗魯的）。 陳述員工的具體行為和行為，而不是您的意見或解釋。
在文檔中，所需要的是對話的準確記錄。 堅持事實並寫下你剛才所說的和員工的說法。 確保你的文件是毫不含糊的，並且能夠直接得到事實。 （在任何潛在的法律情況下，任何記錄的事件中的錯誤都會使所有文檔受到懷疑。）
最後，記錄任何協議，承諾，時間表，所需改進，登記入住點以及可能從記憶中消失的其他細節。 確保您為截止日期和截止日期設定日期和時間，以免誤會發生。
了解你的人力資源部門的文件政策，它會告訴你什麼文件需要安置在員工的人事檔案中任何紀律處分文件都應該包括在內。
在哪裡存儲員工文檔
由於有關員工的文檔對員工來說是保密的和私密的，因此您需要注意任何文檔對於經理，人力資源部門以及潛在的員工下一任經理都是保密的。 因此，不建議將文檔放在共享的計算機驅動器上。 手寫文檔和打印出來的經理文檔最好保存在鎖定的存儲中。
如果你遵循這些指導原則，當你去找人力資源部門尋求幫助來處理，終止或轉移 一個更好的潛在職位的員工時 ，人力資源部將幫助你解決問題或改善情況。 當人力資源部門告訴你記錄，記錄，記錄文件，或者他們無法幫助你時，你將擁有所有的基礎。
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