負責人：聯邦法律和州法律可能不同
這裡是人力資源記錄保存的基本準則。 但請記住，州法律可能與這些準則有所不同。 如果州法律和聯邦法律有衝突，請始終根據要求更長的時間保留記錄。
保持某些東西的時間太長而不夠久。
招聘記錄：1年
您需要保存所有這些簡歷，面試記錄，申請表和求職信息，甚至在做出工作機會決定後，通過申請人追踪系統記錄您的搜索記錄一年。 所以，如果你採訪一個申請人，整個過程拖了三個月，直到最後的招聘決定時鐘開始滴答滴答。
你為什麼要這樣做？ 如果有人質疑你的僱用決定，你需要證明你不以任何方式 ，形式或形式非法地進行歧視 。 像美國殘疾人法案 ， 第七章和其他許多法律要求你證明你遵守了法律。 維護這些記錄可以幫助你做到這一點。
藥物測試記錄：1年或5年運輸工作
如果您需要進行職前藥物檢測 ，這是招聘記錄的一部分，您應該保留一年的結果副本。
如果您進行額外的藥物測試，無論是因為工作事件還是隨機檢查的一部分，您還需要維護這些記錄一年。 但是，如果您受到運輸法規的限制，那麼藥物測試記錄的最低時限為五年。
工資單/時間卡等：推薦使用3年以上，5年後終止
法律要求你將這些記錄保留三年，但最近的訴訟意味著你可以更長時間保持這些記錄。
您想記錄每位員工的工資支付情況，以及您公司在整個任期內工作了多少小時。 無論原因如何，員工離職後至少保留5年的記錄。
對於豁免員工，當然，您不需要維護時間記錄，因為無論工作小時數是多少，他們的工資都是一樣的。 但是，如果您在非豁免時將員工錯誤歸類為豁免員工，這些工作時間記錄可以指導您支付欠款加班費 。
確保你包括公司計算工資的方式。 例如，您需要跟踪是否是直薪，工資加佣金，加班費，計件工資或直接小時工資。
您不僅需要為薪酬和稅務問題做這些工作，而且還有許多其他決定依賴於工作的小時數。 例如，FMLA的資格取決於一年內工作的小時數。 如果您有兼職豁免員工，則可能需要考慮需要時間記錄以確定FMLA資格。 您還需要能夠證明您在所有工作時間內都支付了工人工資。
表格I-9：僱用後3年，終止後1年，以後者為準。
維持員工I-9表格，與員工記錄分開存放，僱用員工後三年，終止僱用後一年，以較晚者為準。
健康/養老金福利信息：6年
你需要保存你所有福利計劃的記錄至少六年。 法院認為，如果僱員起訴你，說他或她應得到更高的養老金，例如，雇主有責任證明他們欠的更多，而不是僱員證明他們有責任。 保留所有這些總結計劃描述。
如果您有符合COBRA資格的前僱員，延長他們的健康福利，您還應該保留這些記錄六年，以確保安全。 法律沒有規定保留，但由於這可以適用於僱員退休收入保障法（ERISA），該法律要求保留六年。 為了安全起見，請勿將這些記錄丟棄。
FMLA記錄：3年
當員工要求FMLA時 ，即使您拒絕休假，您也需要保留該文件。 確保您記錄每個員工的休假 - 開始時間和使用時間。 如果員工有間歇性FMLA，請確保您跟踪每個假期並記錄使用的小時數 。 應記錄日期和小時數。 請記住，間歇休假可以在一天中使用幾個小時，也可以在一周內使用幾天。 記錄一切並保留這些記錄。
請記住，這不是一個全面的清單，僅適用於聯邦法規。 例如，如果您是聯邦承包商或您所在的州有不同的標準，您可能會受到其他記錄保留法律的約束。 如有疑問，請勿丟棄。
您可以訪問人力資源管理協會（SHRM）關於記錄保存和強制報告的其他資源。
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