雖然這個定義看起來很複雜，但項目管理主體實際上是植根於常識和實踐。
無論您是想為客戶提供項目管理還是您的目標是成為項目經理，都需要逐步考慮項目管理的基本原理。 在開始之前，請確定您要提供的服務（或您正在進行的任務）是否真的是一個項目。
一般管理與項目管理
你如何決定是否有項目或不是項目？ 要打破這一點，將管理的兩個不同領域分為功能性（或一般性）管理和項目管理。
功能性或一般性管理是任務的持續運作。 例如，如果您擁有一家技術公司，並且擁有一名客戶，您可以為其提供備份支持，並且您可以通過備份他們的服務器並向他們提供每週活動報告來持續管理其年度帳戶。 如果你這樣做了五年，並與客戶簽訂了可續訂合同，你的工作是連續的，因此是一般的或功能性的。
但是，如果您的客戶想要實施新的內容管理系統，並且他們有一年時間來開發新系統並要求您領導其開發，那麼您的客戶已經邀請您參與一個項目。
同樣，如果您使用人力資源，而您的工作是管理部門預算並監督初級員工，那麼您就有一份功能性工作，因為這是一項連續工作，沒有完成定義。
另一方面，如果你有相同的人力資源工作，並且你的部門主管要求你實施一個新的招聘計劃（並為你提供最後期限和預算），並讓你成為項目經理，那麼這是一個項目，因為它有一個開始和結束日期，任務只發生一次。
將您的項目可視化為三部分
既然您已了解項目構成的要點，那麼您可以仔細研究項目管理。 以招聘計劃為例，既然您知道需要一個項目，下一步就是概述所需的範圍，時間和預算。
項目管理是計劃，組織和控制招聘計劃項目的範圍，預算和時間。 為了幫助可視化項目，繪製一個簡單的金字塔。 金字塔的每一行代表項目的三個主要部分之一（即範圍，時間和預算）。 金字塔中間的空地是交付產品的質量 。 在規劃項目時，金字塔是一個重要的工具，因為隨著三個主要部分的增長或縮小，產品質量會受到影響。
項目的範圍
定義範圍往往是項目管理中最困難和最複雜的部分。
一個項目的細節在開始時一般是未知的，因此估計執行該項目需要哪些活動和任務需要考慮周到。 範圍包括為了生產您將交付的最終產品而開展的各種活動和任務。 定義項目範圍將幫助您確定完成項目所需的時間和預算。 一個好的開始就是簡單地寫下你認為完成任務所需要的東西。 接下來，與其他人商量，以全面了解所涉及的所有活動。
項目的時間
一旦建立了初始範圍，您就可以開始為每項活動和任務分配一個時間，此外，還可以查看更大的項目。 問問自己哪些活動會在同一時間發生，哪些活動將按順序發生。
此外，請密切注意有多少人會審查項目活動，因為這會影響完成一個步驟所需的時間。 當三個人需要檢查它時，一個簡單的任務需要多長時間才會令人驚訝。 在計算完成累計活動和任務所需的時間後，您就可以為項目團隊創建一個項目計劃。
項目預算
此時，您已經確定了項目的內容（範圍）和長度（時間），現在是時候確定預算。 就像計算一個項目的時間量一樣，您經常需要諮詢其他人，包括部門主管以確定準確的預算。 預算由多個考慮因素組成，包括使用參與所進行活動的人員和材料以及需要多長時間（即人員）和所用材料。
溝通是關鍵
通常情況下，客戶（或老闆）希望在預先確定的時間和預算內完成項目，而不考慮項目的範圍。 問題在於，幾乎總是在考慮到時間和預算限制的情況下，項目範圍無法合理完成。 因此，項目管理的一部分正在與客戶或老闆談判項目範圍的條款。 在整個談判過程中，以及項目的整個過程中，良好的溝通是您需要的最重要的技能。 你越清楚地溝通挑戰，你的客戶或老闆會越開心。