根據定義，與常規運營活動相比，項目是臨時和獨特的舉措。 雖然許多公司依靠經過培訓的，經過認證的項目經理來領導他們的倡議，但所有專業人員越來越需要項目技能。
本文介紹如何為任何有興趣採用對專業項目經理運作良好的實踐的專業人員制定項目計劃。
花時間真正定義和規劃您的項目：
項目經理明白，整個項目持續時間的很大一部分都花在了計劃上 。 我們中的許多人都傾向於開始這項工作，在項目世界裡，這類似於跳過閱讀你從那些“自己組裝”零售商那裡購買的新家具的說明。 很有可能，在不閱讀說明的情況下急於做這項工作會在你的努力中的某個時刻造成一些嚴重的問題。
與其直接衝入工作，重要的是要確定一些關鍵問題：
- 你究竟在創造什麼？ 要盡可能具體。
- 何時必須完成？
- 你有什麼資源（人員，設備和預算）來完成項目？
以上三項是范圍說明的基本組成部分。 每個項目經理都會在開始工作前努力澄清範圍。
範圍公司假日黨主動性：
公司假期派對的樣本範圍說明可能如下所示：
我們的目標是在12月底之前為100名員工及其重要人士計劃並舉辦公司假期派對，但費用不得超過10,000美元。 我們的規劃和協調將由首席執行官監督的4個成員委員會組成。 派對將包括開放式酒吧，餐點，甜點和娛樂節目。
只花時間去製作這個簡單而重要的陳述，就能為參與該項目的團隊提供強有力的指導。 每個人都了解項目的性質，時限，資源和預算。
將範圍分解成離散的工作塊：
項目經理創建了一個稱為工作分解結構的東西，用清晰可操作的術語來描述項目中必須由特定時間框架完成的所有工作。 在你的情況下，工作分解可能包括：
- 確定位置。
- 確認房間的可用性並用押金鎖定它。
- 選擇食物選項。
- 確認酒吧和酒吧包含什麼。
- 確定甜點選項。
- 創建和分發邀請食物選擇。
- 根據返回的邀請最終確定食物選擇。
- 決定娛樂類型。
- 查看娛樂和選擇的選項。
- 確認餐廳的設置。
- 為客人購買禮品表。
- 協調並交付活動。
項目經理可以在不考慮資源或時間的情況下開發項目工作的細目，但更多的是以頭腦風暴的形式。 一旦確定了實現項目範圍所需的所有工作，現在就是時候把它整理好，分配責任，並向團隊成員索取時間和成本估算。
從工作分解中創建項目計劃：
完成上一頁中確定的簡單工作分解後，您現在必須：
- 確認所有實現項目範圍的主要項目都已確定。
- 確認誰將處理哪些工作項目並創建責任矩陣，列出責任方的主要工作任務。
- 要求每個團隊成員檢查他們的任務，確定時間和成本估算，記錄截止日期，總結資源需求並確保他們徹底評估了他們必須負責的工作。
一旦完成了上述步驟，項目組就應該一起工作，按照正確的順序對事件進行排序，注意任何資源衝突或潛在的計劃安排挑戰。 注意： 項目經理可以通過開發網絡圖 ，計算關鍵路徑 ，然後調度資源來完成此步驟，通常需要藉助計算機軟件。
對於使用非正式方法的小型項目，可能只需要一個簡單的便箋式佈局方法來排列序列中的項目。 這一過程將使您能夠制定所涉及步驟的完整畫面，並規劃和舉辦一場精彩的度假派對！
讓工作開始：
既然您已花時間正確地確定項目的範圍，確定主要任務，對任務進行排序並評估時間和資源需求，則您已準備好讓團隊按其分配的職責開展工作。 您作為非正式項目經理的角色是監督工作，支持團隊成員，並幫助確定並解決發生的挑戰。 一位優秀的項目經理會定期與團隊成員會面，評估進展情況，識別並駕馭新興風險。
底線：
上面列出的相同方法可以應用於部門或業務單位中的任何項目情況。 制定明確的範圍，確定工作，分配資源，制定估算和時間表，然後監督和控制工作。 你的實踐將得到你工作場所的專業項目經理的認可和讚賞，你的成果將遠遠好於僅僅跳進工作而不去思考。 你的下一個計劃最成功！
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由Art Petty更新