示例公司會議項目計劃讓您開始
預先規劃項目
你的第一步是規劃這個計劃。
您首先與利益相關方討論事件。 如果這是去年完成的，那麼什麼是正確的？ 什麼地方出了錯？ 誰管理這個項目，他們能幫助你避免今年的陷阱嗎？ 自從首席執行官將項目分配給您之後，他/她想要脫離事件的原因是什麼？ 活動將在何時舉行？ 哪裡？ 預算是多少？
盡可能多地組裝盡可能多的信息。 這將是您制定項目計劃的基礎。
建立團隊
您需要哪些其他資源才能使此項目取得成功？ 其他部門的人員能否幫助您成功舉辦此活動？ 你需要做些什麼來獲得幫助？ 你能問一下還是需要得到老闆的正式批准？ 你需要多少時間？ 你需要他們提供什麼特定技能？ 任何人都可以提供該技能，如果你想要的人不可用？
由於這是一次全公司會議， 人力資源部門如何提供幫助？
你需要設施部門的幫助嗎？ 市場部門呢？ 你需要那方面的幫助嗎？
規劃議程
一旦你知道會議將持續多久，你就開始填寫時間塊。 你需要一個開放式揚聲器嗎？ 它會是誰？ 您是要將參加者聚集在一起，還是要將他們分成較小的團體作為該計劃的一部分？
您需要多少其他揚聲器？ 如果你爆發了，誰將使用較小的會話？
活動是否需要一天以上？ 你將如何結束第一天？ 你將如何在第二天重新開放？
最後如何結束？ 你需要結束演講嗎？ 如果您預訂了酒店，您將如何處理退房人員的後勤工作？
找到空間
找出有多少人來。 然後確定你需要多大的空間。 活動將在哪裡舉行？ 公司辦公室有空間還是需要更大的空間？ 首席執行官是否希望異地舉行會議，以便人們可以集中精力，還是希望在辦公室舉行會議以降低成本？
您所在地區的哪些房產可以提供您需要的空間？ 機場附近的酒店是否將出城人員的出行時間最小化或者您是否會找到更安靜的城鎮出行的不錯選擇？
不同的場館為他們的設施收費是什麼？ 它們包括什麼，你需要購買什麼並帶入？ 他們會為你分配一個人嗎？ 他們關於外部材料和人員的政策是什麼？
把它關掉
收集了至少大部分這些問題的答案後，您就可以開始製定項目計劃。
請記住，我們這裡展示的是項目任務清單，即工作分解結構（WBS）。 它不包括任務或時間軸之間的任何依賴關係。 那些將在稍後添加。
樣本公司會議項目計劃
在如何使用項目管理的基本工具規劃項目時 ，我們討論了規劃過程中項目規劃背後的思想以及使用項目管理技能。 以下是項目計劃工作分解結構（WBS）如何查找計劃公司會議的項目：
1.預先規劃項目
- 確定預算
- 與CEO討論確定項目目標
- 聯繫以前的項目經理（PM）獲取提示
- 確定利益相關者列表
- 與利益相關者聯繫以獲得輸
- 為活動確定首選日期
- 確定需要多少揚聲器/演示者
- 確定需要多少支持人員
- 確定將有多少員工參加
- 列出事件的可能位置
2.建立項目組
- 獲取市場營銷代表
- 獲取人力資源代表
- 看看採購是否會指派某人來幫忙
- 請蘇珊處理所有發言人的細節
- 從設施獲取代表
- 安排項目組開始會議
3.制定議程
3a計劃第一天
- 設置開始時間
- 設置時間，安排地點和人員註冊
- 設定早上會話的長度
- 設置演講的長度
- 計算早上會議所需的發言人數量
- 招聘揚聲器
- 計劃中上午休息（時間和長度）
- 在休息期間安排會議室的更新（水，垃圾等）
- 計劃午餐時間（時間，長度，地點，菜單，誰支付）
- 計劃下午的會議（長度，發言人數量）
- 招募下午的演講者
- 計劃第一天關閉（時間，誰，長度）
3b計劃第二天
- 設置開始時間
- 設定早上會話的長度
- 計算早上會議所需的發言人數量
- 招聘揚聲器
- 計劃中上午休息（時間和長度）
- 在休息期間安排會議室的更新（水，垃圾等）
- 計劃午餐時間（時間，長度，地點，菜單，誰支付）
- 計劃下午的會議（長度，發言人數量）
- 招募下午的演講者
- 計劃閉幕演講（時間，誰，長度）
- 安排與酒店退房時間
4.規劃空間
- 確定與會者人數
- 計劃座位安排（行與表）
- 計算所需的空間
- 調查可用的空間數量（成本，地點，服務包括在內）
- 統計每天的發言人數量和總數
- 確定所需支持人員的數量和類型
- 了解有多少與會者/演講者/工作人員需要房間
- 與可用地點協商費用和日期
- 與所選位置簽訂合同
5.宣傳活動
- 完成活動地點的所有詳細信息
- 確保與會者收到通知
- 通知所有主題和演講時間/日
- 通知所有支持人員的職責和輪班
- 從與會者處獲得RSVP
- 根據需要通知替換參加者
6.跟進
- 從所有發言者處獲得發言稿
- 審查最後的演講
- 為所有與會者，發言人和工作人員獲取名稱標籤
- 為與會者購買任何材料和禮物
- 重新確認活動地點
7.審查和評級
- 將滿意度調查發送給所有與會者
- 向所有發言者發送評論調查
- 向所有發言人和工作人員致謝
- 與項目團隊舉行閉門會議
進一步規劃
上面的項目計劃工作分解結構（WBS）顯示了計劃公司會議的樣本。 這只是一個大綱。 項目團隊仍然需要處理這些項目，並擴展其中的很多項目。 另外，他們需要為每個任務所需的時間，任務的相對重要性以及任務之間的相互關係/依賴性進行工作。