一些問題貫穿你的腦海：
- 我如何開始？
- 將項目從啟動轉為關閉需要採取哪些步驟？
本文專注於幫助任何新人領導一個項目 ，委員會或團隊倡議，開展針對該組織的獨特活動。 無論您是組織節日派對還是領導新產品開發計劃，項目管理的工具和流程都可以讓您的成功機率更高。
首先，了解項目過程的5個階段：
儘管我鼓勵您詳細了解每個階段的更多細節，但要知道它們是：
- 開始：開始項目。
- 計劃：規劃項目的所有工作。
- 執行：實際執行工作。
- 管理和控制：您在項目監控進度期間所做的所有工作。
- 結束：完成並交付項目並暫停團隊。
這些步驟對於每個項目都是相同的。
本項目的13個基本步驟初學者：
- 定義範圍：任何項目中的第一步也是最重要的一步就是定義項目的範圍 。 你應該完成或創建什麼？ 什麼是項目目標？ 同樣重要的是定義不包含在項目範圍內的內容。 如果你的老闆沒有得到足夠的定義，請自己澄清一下範圍，然後將其發送回樓上進行確認。 雖然這個例子稍微偏離了商業話題，但我們都可以與婚宴有關。 在籌備婚禮招待會時，您可能會有一個範圍：為100位賓客準備婚禮招待會，包括晚餐，開放式酒吧，婚禮蛋糕和現場樂隊舞蹈表演，費用不得超過20,000美元。
- 確定可用資源：您將獲得哪些人員，設備和資金以實現項目目標？ 作為項目經理，您通常不會直接控制這些資源，但必須通過矩陣管理來對其進行管理 。
- 了解時間表：該項目何時需要完成？ 在製定項目計劃時，您可能在項目期間如何使用時間方面有一定的靈活性，但截止日期通常是固定的，例如婚禮招待會。 如果您決定使用加班時間來滿足日程安排，則必須權衡您的預算限制。
- 組裝你的項目團隊：把你的團隊中的人聚集在一起並開始對話。 他們是技術專家。 這就是他們的職能主管將他們分配到項目中的原因。 你的工作是管理團隊。
- 詳細的工作，第1部分： 為了完成項目，必須創建哪些主要部分或組件？ 例如，婚禮招待會需要高水平的接待大廳，食品，飲料，蛋糕，客人和娛樂。 當然，這些大項目中的每一個都可以分解成許多附加項目。 這是下一步。
- 詳細的工作，第2部分：在我們的婚禮招待會上面的例子中，你可能有一個團隊或負責不同組件的人。 與你的團隊成員一起闡明實現每個主要項目所需的細節。 負責食品的人員必須了解選項，成本限制，並做出支持實現範圍的選擇。 列出每個較大步驟中的較小步驟。 深入到多少級別的步驟取決於項目的規模和復雜程度。
- 制定初步計劃：將你的所有步驟組裝成一個計劃。 做到這一點的一個好方法是使用一個優先表來標識哪些項目必須先於其他項目。 正式的項目管理實踐需要開發所謂的網絡圖並確定關鍵路徑 。 雖然這可能超出您的需求或知識水平，但核心問題是按照正確的順序排列活動，然後為活動分配資源。 要問的問題包括：首先發生什麼？ 你下一步怎麼做？ 哪些步驟可以與不同的資源同時進行？ 誰將要做每一步？ 這需要多長時間？ 有許多優秀的軟件包可以為你自動完成大量的細節。 向他人詢問他們使用的相似位置。
- 制定基準計劃：從團隊和其他利益相關者那裡獲得有關初步計劃的反饋。 調整你的時間表和工作時間表，以適應項目進入可用時間。 對初步計劃進行必要的調整以製定基準計劃。
- 請求項目調整：幾乎沒有足夠的時間，金錢或人才分配給項目。 你的工作是用有限的資源做比人們期望的更多的事情。 然而，對於一個項目來說，通常存在的限制是不切實際的。 你需要提出你的案例並將其呈現給你的老闆，並要求改變這些不切實際的限制。 在項目開始時要求進行更改。 不要等到遇到麻煩時才會詢問所需的更改。 但是，如果您的項目涉及婚禮，請不要期望獲得許多重大改變的成功！
- 工作你的計劃，但不要為此付出：制定計劃很重要，但計劃可以改變。 你有每天早上開車上班的計劃。 如果一個交叉路口被事故阻塞，你可以改變你的計劃並採取不同的方式。 對你的項目計劃做同樣的事情。 根據需要更改它們，但始終牢記範圍和資源。
- 監控你的團隊的進展：在項目開始階段，你將沒有多少進展，但是要開始監控每個人都在做什麼。 這樣可以更容易地將問題發現問題。
- 記錄一切：保存記錄。 每當您更改基準計劃時，都要記下更改內容以及為什麼有必要。 每次向項目添加新要求時，都要記下要求的來源以及時間軸或預算是如何調整的。 你不記得任何事情，所以把它們寫下來，這樣你就可以在項目結束時進行檢查並向他們學習。
- 讓每個人都了解情況：讓所有項目利益相關方始終了解進展情況。 當你完成每個里程碑時，讓他們知道你的成功，但是一旦出現問題，也要告訴他們問題。 此外，請通知您的團隊。 如果正在考慮更改，請盡可能提前告知團隊。 確保團隊中的每個人都知道其他人都在做什麼。
底線
您不必成為正式項目經理來領導項目計劃。 但是，您應該將項目管理的工具和邏輯應用於澄清目標，詳細說明工作，建立團隊以及執行和監督工作的工作。 最好的成功！