會議領導人是實現其目標的成功會議的關鍵
誰領導會議？
會議領導人是使會議和團隊取得成功的關鍵。
擔任會議領導人的員工非常重要。 在一些會議上，領導是部門負責人，團隊負責人或高級管理層任命的人主導。 這些員工被選為他們的領導角色，因為他們具有作為經理或領導者的感知技能。
其他時候，員工可能會自然而然地成為領導者。 這些領導者是其他員工所關注和尊重的員工 。 在其他場合，一個團隊可能會決定輪換所有成員的領導角色。 這使得所有的團隊成員都能夠繼續發揮他們的技能，成為會議領導者，並且創造成功的會議。
會議負責人的責任
以下是會議領導者的主要職責。
- 確定必須完成的目標，任務或目的。 這通常是任務或領導者工作描述的一部分。
- 決定會議是否是達到目標或達到預期結果的最佳可能方法。 回答這個問題，是否需要開會？
- 確定誰需要幫助計劃會議。
- 以團隊或領導者的身份決定會議的議程 。 （在正在進行的會議中，此任務在本次會議結束時完成。）
- 使用共享組織日曆確定最經常使用的日期，時間和位置。
- 召開會議前的工作，如閱讀，財務信息，歷史，相關團隊會議紀要等。
- 邀請參與者並分配任務和工作之前盡可能多的時間讓參與者為會議做好準備。
- 確保會議有記錄員或分鐘記錄員記錄會議記錄和任何承諾，行動項目或決定。 必要時指定一名計時員，以便有序開展會議。
- 可以使用破冰船為參與者預熱，並創造一個讓與會者舒適地交流意見和交流想法和信息的環境。
- 提前到達並領導會議 ，將其保持在正軌上， 讓所有參與者都參與進來，這樣每個參與者都能感覺到他們的參與對於會議至關重要。 這確保了他們參加下次會議
- 參與公司會議，讓與會者不會覺得沉悶和無聊。 無論是使用破冰船，幽默還是有趣的例子，沒有一個會議應該沒有笑而結束。
- 確保分配和處理後續步驟和操作項目。
- 總結會議併計劃下次會議的議程。
- 跟進參加者之間的會議，以確保行動項目的軌道上，並提供援助和/或資源，如果志願者遇到問題。
額外的領導角色
會議領導承擔這些責任，但同時還擔任溝通 ，報告和隊友表現 相關的角色 。
團隊中的每個成員或跨職能會議都有義務讓其部門或職能部門了解會議或正在進行的團隊的活動和進度。 他們也有責任向不在團隊或會議中的同事徵求意見。 並非每個員工都可以參加每次會議。
領導者有責任通過有效的溝通和反饋，讓高級管理人員參與進來並通知他們。
從團隊以外的員工或會議構建所有權，尤其是組織領導者，確保團隊或會議在開發，實施和集成其解決方案或想法方面取得成功。
如果會議參與者在會議中表現不佳，領導者有責任在會議期間通過有效的會議領導者技巧糾正行為，並在會議之外進行有效的指導 。 會議參與者如果壟斷會議的意見或批評其他會員的意見，必須在個人破壞會議成功之前予以糾正。
這些行動是必要的，直到會議參與者達到一定程度的舒適和成熟，使他們能夠協助領導人通過自己發出無效的事件展示和不正常的成員中斷進展 。
一個有效的會議領導者並不能保證項目或團隊的成功，但當項目，部門，會議或團隊成功時，他或她是一個關鍵的因素。
會議紀要是會議成功的有效貢獻者，因為會議記錄適時地進行了適當的書面和分發。