您可以計劃，領導和管理會議以產生結果
如果您忽視這些會議管理機會中的任何一個，那麼您的會議和團隊將不會從您投資時的結果中獲得您想要的成果。 參加這十二項會議管理技巧，指導您的與會者實現預期的，積極的和建設性的結果。
在會議之前應該做些什麼來確保有效的會議
會議前的行動為完成會議結果奠定了基礎。 你可以做所有需要的後續工作，但如果沒有有效的會議計劃開始，你的結果會讓你失望。 這些提示將幫助您規劃和實施會議。
計劃會議
產生結果的有效會議始於會議計劃。 首先，確定是否需要其他員工來幫助您計劃會議。 然後，通過舉行會議決定你希望完成什麼。 為你的會議建立可行的目標。
您制定的目標將確立有效會議計劃的框架。 正如斯蒂芬科維在高效人士的七種習慣中所說的那樣，“從頭開始。” 您的會議目的將決定會議重點， 會議議程以及完成目標所需的與會人員。
確保你需要一個會議
一旦你制定了會議計劃，確保會議是實現既定目標的合適工具。 考慮到人員參加時間，安排會議並舉行會議是非常昂貴的，因此請努力確定會議是解決問題，改進流程或製定持續計劃的最佳機會 。
您可能會發現，您可以通過電子郵件討論或通過公司通訊發布和請求信息來完成會議目標。 確保會議需要，而不僅僅是為了您更方便 - 當您真正了解他們的需求時，會議與會者將會獲得更好的結果。
確保會議適當參與
如果會議是實現目標的適當方式 ，請與必須出席會議的與會者取得成功。 必要的與會者必須可以出席會議。
推遲會議，而不是在沒有關鍵工作人員的情況下召開會議。 如果代表參加關鍵決策者的工作，請確保指定的工作人員有權決定或推遲會議。
會前分發和審閱前期工作
你參加過多少次會議？會議主持人發布了一系列講義或投影了Microsoft PowerPoint幻燈片進行討論？ 沮喪？ 你打賭。 這次會議成為一個小組的閱讀，對目標達成毫無成效。
當舉行會議的目的是決策和回答問題時，小組閱讀是對人們時間的可恥浪費。
通過在實際會議之前提供必要的前期工作，您可以使會議達到最高效率並確保結果。 在會議開始前48小時提供前期工作，圖表，圖表和閱讀材料會影響會議成功。 準備時間越多，準備更充分的人就會參加你的會議。
有助於實現會議目標的文檔可以包括報告; 數據，圖表，以及鏈接到競爭信息，銷售月至今和生產計劃的鏈接; 描述重要討論要點的Microsoft PowerPoint幻燈片; 以及會議記錄 ，筆記和早期或相關會議和項目的後續工作。
工作前，即使只是鏈接，閱讀信息，及時分發，並認真期望與會者在會前閱讀前期工作，有助於確保您的會議取得成功。
會議期間確保有效會議
有效使用會議時間可以增加對該主題的熱情。 它產生了參與者的承諾和成就感。 人們感覺比日常挑戰更重要。 因此，為後續活動搭建舞台的便利和積極的會議將產生會議結果。
有效的會議促進
會議領導人為會議參與者之間的互動設定了積極而富有成效的基調。 有效的會議便利化首先要檢查目標，預期結果和議程。 主持人幫助小組成員保持專注和富有成效。
會議設計和議程確定了會議的框架。 一個有效的促進者，讓參與者跟踪，確保會議達到預期的，理想的結果。
在會議中使用前期工作
在會議期間使用或引用在會議之前提供的工作前信息和其他信息。 你強化了參與者需要預先花費時間審查完成預期結果所必需的材料的需求。
你的參與者將在出席你的會議前做好準備，你的結果將證明有充分的準備和領導力 。 沒有人希望看起來毫無準備，不感興趣，或者沒有在隊友眼中做出貢獻。
參與每個參與者的行動
每個工作組都有各種出席會議的人物。 你有安靜的同事和試圖控制每個平台的人。 無論是促進還是參加會議，您都需要讓每位與會者參與實現會議目標。
這確保每個參與者都投入到會議主題和後續工作中。 在整個團隊拉動的時候，你會得到更多的結果，而不是一個主導職員的人試圖推動其他人上山。
制定有效的會議後續計劃
在會議期間，制定行動事項的後續計劃。 有效的計劃包括以下內容。
- 具體的行動項目，
- 承諾“擁有”履行行動項目的人的姓名，
- 行動項目的到期日期，以及
- 關於什麼構成行動項目完成的協議。
討論團隊成員嘗試完成產生所需結果的項目時可能遇到的實際情況和成功障礙。 如果需要，請為參加下次會議的人設定一個時間。
會後確保有效會議
會議之前和會議期間的行動和計劃在幫助您實現預期，積極和建設性成果方面起著重要作用。 會議後的行動同樣重要。 在下一次預定會議中進行後續活動永遠不足以確保結果。
發布會議紀要
首先在24小時內發布你的會議記錄和行動計劃。 如果他們立即開始採取行動，人們將對結果做出最有效的貢獻。 他們對會議，討論和選定方向的理論依然有新的記憶。
他們保持熱情並準備好開始。 分鐘分佈的延遲會傷害你的結果，因為大多數人等待分鐘到達之後才開始處理他們的承諾。
有效的會議後續活動
尊重和遵守最後期限和後續行動將有助於您從會議中取得成果。 截止日期是在會議期間確定的。 會議結束後，每個有行動項目的人也應該制定一份計劃，以便他們履行自己的承諾。
無論他們是在計劃者中寫下步驟，將任務委託給其他員工，還是完成任務，都由個人負責跟進。
會議策劃者也是如此。 跟進每個在會議之間有行動項目的人，可以改進會議結果。 您的目標是檢查進度並確保任務正在進行中。 請記住，你所問的關於完成。
下次會議期間的後續問責
你是否曾經參加過一個後續會議，每個參與者都告訴小組他們為什麼不能完成他們的承諾？ 結果是令人遺憾的。 在會議週期的早期就開始建立結果問責制的標准或習慣 。
協調員在會議之間進行的後續工作有所幫助，但該組織必須使未能履行承諾的行為無法接受 。 在下次會議上報告進展情況和成果，並期望一切都會完成。 或者，在下次會議上檢查進度，如果有進展的真正障礙，請確定如何繼續。
匯報持續改進的會議過程
匯報每次會議的做法是持續改進的有力工具。 參與者輪流討論對當前會議過程有效或無效的內容。 他們還討論了他們認為該小組就會議召開的主題所取得的進展。
為了不斷提高到另一個水平， 成功的團隊會對他們的整個項目以及過程進行總結，以確定他們如何有效地創造成果。 未來的會議反映了評估。 會議演變為創建組織結果的更有效的工具。
結論
結果可以通過精心策劃和實施的會議來實現和預測。 遵循這12條建議，確保與會者在投入會議時達到預期，積極和建設性的結果。 當您使用這些有效的會議技巧時，您的組織將獎勵您的成就，同事會愛上您。