利用便利使會議更有成效
促進者的主要作用是通過保持小組在任務上並沿著相同方向一起移動來增加小組計劃會議或會議的價值。
協調人還確保每個小組成員參加會議。
集團促進
內部員工或外部顧問提供團隊或團隊的便利，他們擅長：
- 介紹內容和信息，
- 設計和製定有助於團隊實現其目標的流程，
- 為會議 ，培訓，團隊建設會議或其他工作活動提供適當的結構 ，以便小組的使命在會議中完成，
- 促進對會議結果的共同責任，以及
- 從參與者中提出問題的答案和問題的解決方案。
個人促進
當個人參與這個過程時，通常是因為兩個或兩個以上的員工正在經歷衝突 ，分歧，需要設定共同的目標 ，或者需要匯報項目，過程或經驗。 熟練的輔導員可以提供個別員工所需的結構，內容和流程，以達成彼此滿意的解決方案。
提供便利的個人特徵
促進是一種學到的技能，最適合表現如下特徵的個人：
在有經驗的輔導員的領導下，如果沒有領導者，會議，團隊建設會議和培訓班就可能取得成果。 這是因為團隊中的團隊成員往往缺乏有效促進他們自己工作流程所需的技能，許可和支持。
在會議中避免競爭對話
與工作中的人建立有效的工作關係通常很困難。 這就是便利化派上用場的地方。 有效的小組會議促進會議管理難以持續競爭對話的人員之間的互動。
兩個或兩個以上會議成員之間的討論話題浪費時間，妨礙小組進展，並限制個人對整個團隊的貢獻。 此外，即使在話題上，幾個小團體之間的競爭性談話剝奪了團隊成員對團隊成員正在討論的見解。
這最終會導致會議中產生有限的想法。
無論您是會議領導者，經理還是小組成員，當小組成員同時舉行多次討論時，您可以使用以下想法將小組重新召集到一起。
管理競爭對話
- 使用非語言交流：觀察一下參加者的情況。 在尋找時抬起眉毛，或向參與者揮手。 讓其他參與者重新加入該組，然後停止發言的人一分鐘。 不要害怕這樣做 - 這是管理者或團隊領導者控制會議工作的一部分。
- 問一個問題：打電話給參與競爭性談話的小組成員之一。 簡要總結整個會議中討論的內容，徵求他或她的意見。 讓他或她在會上與其他人分享他們的想法。
說，“我相信我們都會對你在這個問題上的想法感興趣，克里。” 這對你來說可能有點不舒服，但它有兩個目的：它將側面談話帶入主要談話，並讓每個人都知道行為是不允許的。
- Verbally intervene：直接要求參與競爭對話的小組成員重新加入小組討論，不要使用諷刺或憤怒。 比如說，“每個人都在同時談話時，我恐怕會錯過好主意，我知道我無法跟踪所有這些想法。” 一般來說，最好使用這種策略作為第二次或第三次吸引人的嘗試。它直接而且非常有效，但會讓團隊成員難堪。
- 建立群組信號： 群組信號提醒參與者一次進行一次討論。 有效運作的信號是製作非言語超時標誌，然後拿住一根食指指示一次會議。 如果團隊成員之間有良好的關係，一個笑話也可能是一個有效的工具。 試試像“嘿，約翰和簡，不要試圖計劃你的世界收購併回到會議上。”
關於會議中競爭對話的最後一句話
人們在參加商務會議期間花費了大量的工作時間。 作為經理或會議領導者，您有責任確保員工充分利用時間。 有效的會議管理保留了他們的時間，並且通過控制側面對話，您可以確保會議保持主題並提供高質量的工作。