智能雇主為員工記錄保留4個不同的文件
員工記錄的人事檔案
為每個員工維護一個人事檔案 。 這些人事檔案包含機密文件，由人力資源人員管理和維護。
員工檔案是雇主，員工和員工經理在一些公司使用的主要員工記錄。
在其他方面 - 這是推薦的方法 - 訪問員工人事檔案僅限於人力資源和受監督的員工。
人事檔案中的典型文件包括就業申請表 ，家庭緊急聯絡表，有記錄的紀律處分記錄，簡歷，員工手冊簽收員工簽字， 隨意雇主簽名表，定期評估，工作評估或表現發展計劃，培訓證書和出勤證據，以及有關每位員工的當前個人聯繫信息。
並非所有人事檔案都包含相同的文件，但每個人事檔案都有一些相同的文件。 除非有必要保證紀律處分，裁決或其他有突出成就的跡象，否則員工文件不屬於人事檔案。
這樣的日常表現筆記屬於管理員保留的檔案，以跟踪其員工的表現，目標和貢獻。
員工記錄的工資核算文件
工資單文件也保存員工記錄。 工資單文件包含員工工作，部門，薪酬變更，配菜，貸款和支付員工所需的其他信息以及保存員工薪酬歷史記錄的歷史記錄。
工資單文件還將包含政府表格的歷史記錄，例如員工填寫的W-2，W-4和社會保障扣繳文件。 該文件還將包含員工福利信息和允許從員工工資支票中提取付款。
員工記錄的醫療檔案
雇主也維護員工醫療檔案 。 除人力資源指定人員和記錄保留在文件中的員工外，醫療檔案中的員工記錄不可用。 醫療檔案包含醫生的筆記，FMLA申請文件，藥物測試信息，所需的身體信息以及與僱員或其家人的醫療健康有關的其他文件。
由於員工記錄的保密性，醫療檔案獲得最高程度的安全存儲和保密性。 建議將醫療檔案保存在上鎖的檔案櫃中，檔案櫃鎖定在除人力資源指定人員以外的員工無法訪問的房間內。
I-9員工記錄文件
I-9文件包含為所有員工維護的與其他員工記錄不同的員工記錄。
雇主將此員工記錄與其他員工記錄分開，以維護員工對有權審查員工I-9的政府官員和其他實體的保密性。
將I-9放在一個單獨的位置將確保如果您被選中進行聯邦I-9文件審查，政府僱員將無法訪問有關員工或她在您單位工作的任何其他記錄，但實際情況除外I-9表格。 這些調查每年都在增加，因此請確保您的員工已經正確填寫了I-9表格，否則您可能會受到罰款和可能的監禁時間。
員工訪問員工記錄
員工可以在正常工作時間內聯繫人力資源員工查看其員工記錄。
任何員工不得更改或刪除其記錄中的任何文件，這些文件必須在人力資源人員在場的情況下查看。
您需要在員工手冊中製定員工個人記錄查看策略，並隨時關注員工查看其文件的請求。
如果員工在離職後發送書面申請複印他們的人事記錄，則需要向他們發送一份副本。
偶爾，您會遇到一位員工懷疑他們的人力資源部門保留了哪些員工記錄。 這些是最有可能請求員工檔案副本的員工。 再次， 沒有歧視 ，複製文件並發送。 （您可能會收到反饋意見，表示員工對人力資源部門員工保留的文件數量感到驚訝。）
在某些轄區，向員工收取複製和發送文件的費用是合法的。
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