員工人員檔案通常存儲在人力資源人員可訪問的鎖定位置的鎖定防火文件櫃中。
員工檔案中員工信息的機密性至關重要。
在所有公司保留的員工檔案中，雇主，主管或人力資源部門員工日常訪問員工人事檔案以獲取信息。
有關員工人事檔案內容的注意事項
在員工人事檔案中提交任何文件時要考慮的基本原則和問題就是這些。
- 如果雇主被起訴，雇主是否需要一份特定的文件來證明決定是正確的？ 雇主是否需要法院的文件？
- 員工是否知道並理解該文件將存入他或她的人事檔案中？ 在大多數情況下，雇主應該讓員工在文件上簽名，而不是表示與文件內容達成一致，但承認他們知道並閱讀了文件。
- 關於員工的任何意外，意見或個人提示都不得放入員工人事檔案中。 只是事實，沒有任何投機性的想法，屬於員工人事檔案。
員工人事檔案的內容
以下是有關雇主應保留在員工人事檔案中的文件建議。
工作經歷
- 申請工作
- 恢復
- 簡歷求職信
- 教育驗證
- 就業驗證
- 拒絕信
- 職位描述
- 工作分析記錄
- 求職信或僱傭合同
- 職業介紹所或臨時代理協議（如果使用）
- 緊急聯繫信息
- 簽名員工手冊確認表格顯示收到員工手冊
- 從新員工的角度檢查清單，顯示涵蓋的主題和由誰
- 任何重新安置協議和文件
- 例如，員工與雇主之間的任何合同，書面協議，收據或確認（例如非競爭協議 ， 僱傭合同或與公司提供的汽車有關的協議），例如
- 就業官員的生活形式包括： 轉移請求， 晉升 ，內部工作申請等等
- 任何其他與就業有關的文件
員工績效發展和改進
- 任何績效評估或僱員發展計劃的副本
- 員工自我評估
- 來自任何正式諮詢會議的記錄
- 出席或遲到的說明
- 績效改進計劃文件
- 紀律處分報告
- 員工的認可，如證書，認可信等等
- 員工正式的建議和建議，組織反應
- 培訓記錄
- 請求培訓
- 能力評估
- 培訓課程或會話通知或時間表
- 需求評估簽署
- 培訓費用報告
- 來自客戶或同事的投訴
僱傭終止記錄
有關人事檔案的其他文件可用。