員工如何獲得查看其人事檔案的權限？
由於員工知道這些記錄存在，他們會不時查看它們以查看文件包含的內容。
在決定如何提供員工（以及前員工訪問權限）時，請記住適用於您的業務的任何法律。
許多州有法律要求公司將文件的特定部分提供給現任和前任員工。 請諮詢您的僱傭律師 ，確保您的保單符合所有法律。
例如，聯邦法律要求與美國殘疾人法案相關的記錄與人事記錄保持分開。 如果您的公司需要遵守HIPAA，請確保您的醫療記錄符合該要求。
您可以在允許員工在文件中看到的內容方面擁有很大的餘地。 但是，請記住，即使您確定員工無法訪問某些信息（例如參考檢查），但在信息可被發現的訴訟中也是如此。
因此，請指導您的員工準確記錄事情並隨時遵守法律。 員工記錄不是內部笑話或諷刺評論的地方。
這些在法庭上沒有得到很好的解決。
作為一般規則，讓記錄有一位看門人確保程序得到遵守並保持一致。 你不希望一個人力資源經理允許人們將他們的記錄帶回他們的辦公桌，而另一個拒絕訪問。
要求每個人都通過一個單一來源，有助於保持事物的一致性和合法性。
有關記錄和記錄保留和訪問的法律很棘手。 確保你保持最新狀態。
以下政策對您的業務而言是一個良好的開端 ，但請記住，您的州和當地法律可能會有所不同。
樣本員工記錄訪問策略
所有員工，前僱員和員工代表可以預先通知人力資源人員查看其人事檔案中的某些內容 。 可以查看與僱員的僱傭資格相關的文件，例如申請， 促銷 ， 紀律處分和轉讓。 此外，員工可以查看政策簽字表格和培訓記錄。
員工不得審核的文件包括參考資料或參考檢查，管理層進行的任何調查記錄，醫療記錄，與司法程序有關的文件，違反另一名員工保密規定的任何文件以及用於員工規劃的文件。
程序
希望審查其人事檔案中允許內容的員工應在24小時前聯繫人力資源部門（不包括週末）。 前員工或人力資源人員未知的人員必須出示身份證明和/或許可證明以訪問人事檔案。
員工必須在人力資源人員在場的情況下審閱其人事檔案。
員工不得從辦公室移除人事檔案的任何部分 。
員工可以要求復製文件或文件的一部分。 在合理的範圍內，人力資源部的工作人員將提供複印件。 對於大量複印，員工需要為複印付費。
如果員工對其人事檔案中的文件不滿意，在人力資源員工在場的情況下，員工可以寫下解釋或澄清，並將其附在有爭議的文件上。 HR人員或員工在任何情況下都不會更改實際文檔。
員工也可能會要求從人事檔案中刪除文件。 如果人力資源工作人員同意，該文件可能會被刪除。
如果人力資源人員不同意，可以按照公司開放政策規定的方式提出上訴。