以下是您需要了解的人事檔案內容
- 雇主需要保留關於員工選擇，績效，工作歷史，薪酬理由和內部晉升申請等人事問題的文件，僅舉幾例。
平等就業機會平等委員會的要求，訴訟或甚至需要證明沒有對僱員加薪或晉升要求雇主收集並保留這種類型的僱員文件。 - 聯邦或州政府要求雇主保留一些僱員記錄。 在員工檔案中組織員工信息對於訪問和法律合規性以及準備情況是有意義的。
人事檔案的種類
雇主通常維護幾種類型的人事檔案，用於商業用途，員工保密，醫療隱私和合法合規。 我不知道有任何法律規定雇主需要保留多少文件。
但是，有許多法律，並且存在員工保密的人事最佳實踐，管理人事檔案的內容以及誰有權訪問這些信息。
這些是美國大多數雇主所維護的人事檔案。 （全球法律和慣例可能有所不同。）
- 員工醫療檔案 ： 1996年聯邦健康保險流通與責任法案（HIPAA）要求雇主保護員工醫療記錄的機密性。
- I-9員工表格 ：您需要為所有員工（非員工） I-9表格保留一個單獨的文件，因為您不希望獲得授權的政府員工在各種情況下查看這些表格，查看您的主要的，保密的員工人事檔案。
員工訪問人事檔案
允許員工在人力資源人員的指導和監督下訪問其員工人事檔案 。 員工人事檔案被認為是有責任維護和保護他們的雇主的財產。
樣本人事檔案政策
以下是貴公司使用的樣本人事檔案政策。 它討論了推薦的各種文件以及誰應該訪問每個文件。
示例策略
公司為每位員工維護三個員工檔案。
（您的公司名稱）的每個員工都維護一個人事檔案 。 這些人事檔案包含機密文件，由人力資源人員管理和維護。
訪問此文件僅限於人力資源工作人員，並假定每位員工的經理都維護他或她自己的文件，並提供與員工工作績效相關的文件。
人事檔案中的典型文件包括就業申請表，家庭緊急聯絡表，有記錄的紀律處分記錄，簡歷，員工手冊和隨意雇主簽名表，當前個人信息以及工作參考資料。
並非所有人事檔案都包含相同的文件，但每個人事檔案都有一些相同的文件。
工資單文件也被保留; 工資單文件包含員工工作的歷史，部門，薪酬變化等。 訪問工資單文件僅限於適當的會計和人力資源人員。
員工醫療檔案也被維護。 除人力資源指定人員和記錄保留在文件中的員工外，醫療檔案的內容不可用於任何人。 在您的公司名稱），醫療檔案獲得最高程度的安全存儲和保密。
員工可以在正常營業時間通過聯繫人力資源職員查看其人事檔案。 任何員工不得更改或刪除其人事檔案中的任何文件，這些文件必須在人力資源人員在場的情況下查看。
也稱為員工文件，員工記錄，人力資源文件，文件
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