與所有員工文件一樣,除了需要知道的人之外,還要限制訪問權限
工資核算文件使會計人員能夠在不訪問員工機密信息的情況下支付員工。 會計人員可以將薪資記錄保留在支付員工時有意義的地方。
在薪酬和會計外包的情況下,這是員工工資記錄的更為推薦的做法。
工資單文件限制了機密員工信息的可訪問性。 員工工資單文件使會計和財務人員能夠將他們需要的信息支付給員工在方便的位置。 該位置應該安全,並且不在任何其他員工的範圍之內。
您需要讓會計人員了解薪資文件中的信息是保密的,並且不需要未經人力資源人員的許可和簽署即可共享。 會計工作人員也不應分享關於員工加薪,晉升,獎金和任何其他有關員工保密的信息。
人力資源不需要監控會計對員工工資單文件的訪問權限。 正如對相關員工文件(如人事和醫療檔案)的建議,您應該限制對工資核算文件的訪問。
只有需要獲得信息才能完成工作的人員才能看到內容。
員工工資單文件的內容
這是一個建議但不完全全面的員工工資單文件列表。
- 招聘經理人力資源部和僱員簽署的聘書
- 當員工合同存在時,由人力資源和招聘經理簽署支付授權
- W-4表格
- 與涉及工資扣除的任何員工福利有關的文書工作和授權
- 直接存款授權表格
- 薪金時間會計表格
- 每小時一周的時間表
- 時鐘記錄,在哪裡使用
- 考勤記錄
- 費用報銷請求包括旅行和其他授權支出的文件和收據
- 學費報銷表格和付款收據,書籍等
- 預先支付請求表格
- 公司貸款文件和付款時間表
- 點擊訂單和記錄
- 授權發布私人信息
- 與每位員工相關的文書工作都會提高
- 與任何獎金 , 利潤分享或獎勵相關的文書工作
- W-2形式
- 授權貴公司允許的任何其他工資單行為
也稱為員工文件, 員工記錄 ,人力資源文件,文件
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