您應該（而且不應該）放在員工人事檔案中
在其他方面，訪問僅限於人力資源人員，員工可以請求訪問他們的記錄。 律師還可以傳喚人事檔案的內容，包括訴訟和平等就業機會委員會（EEOC）的投訴。
前僱員也可以要求他或她的人事記錄副本。
由於所有這些潛在的用途和您的人事記錄的潛在觀眾，雇主必須注意在員工記錄中保持公正， 真實的員工僱傭記錄文件。 因此，將這些一般準則應用於您在組織人事記錄中保留的文檔。
員工人事檔案內容的一般準則
- 人事檔案中的信息必須真實。 主管或人力資源工作人員的意見; 散記; 八卦; 毫無根據的謠言; 來自其他員工的尚未開發的問題，報告或塔利班指控; 沒有追究，調查和結論的指控; 以及任何其他非事實性的信息，評論或筆記都不應該從員工的人事檔案中排除。
人力資源經理在人事記錄中發現的最糟糕的進攻性評論之一就是招聘經理的訪談記錄。 其中一個表示：“可能太胖，不能根據需要上下樓梯。”想像一下，僱員，律師，甚至未來的員工和主管都會閱讀這些評論。
在另一家公司中，經理髮現管理人員和其他人在員工檔案中發現了未經證實的記錄，例如“瑪麗因為沒有得到加薪而生氣，她有意拖慢了工作，以便與她的經理取得聯繫。” 看到問題了嗎？
- 人員記錄必須仔細分配到適當的文件位置。 根據州和聯邦法律 ， 1996年健康保險流通與責任法案（HIPAA）等僱傭法律以及雇主最佳實踐確定公司人事記錄的協議。
然後，堅持協議。 當他們屬於醫療檔案時，你不想隨意找到醫生的人員檔案藉口。 你也不希望員工在工資單文件中提升的理由和理由。
您也不希望在人事檔案中記錄涉及背景調查的僱用決定或與前雇主討論的記錄。
- 主管人員，管理人員和其他將文件放入人員記錄的員工必須接受適當的文件編寫培訓。 在員工譴責中表示員工完全不作聲望將不會贏得您的人事記錄任何獎項，但未經訓練的主管已知會撰寫類似的聲明。
更好的做法是，將文件的訪問權限限制在負責記錄的人力資源工作人員，並知道應該和不應該放入人事檔案中。 - 平衡你在人事檔案中的信息，包括員工就業歷史的積極和消極方面。 通常情況下，人事記錄強調每一個負面事件並錯過正面的組成部分。
- 認識到主管關於其報告人員的個人筆記與官方公司人事記錄之間的差異。 例如，用於改進績效 ，跟踪項目和目標完成情況以及公平確定薪酬和績效發展計劃的主管筆記屬於主管的私人檔案，而不屬於公司的官方人員記錄。
也要認識到需要培訓主管如何在他們的管理文件中記錄和保存文件。 同樣的事實標準，而不是意見，具體的例子，而不是傳聞，適用於私人筆記。
主管人員的私人筆記可以在訴訟中被傳喚，因此建議謹慎，即使是私人筆記。不建議主管將管理文件中正式員工人事檔案中存在的記錄副本保存在其管理文件中。
- 招聘文件和麵試筆記有點尷尬。 最佳做法是為每個填寫的職位保留一份單獨的文件，其中包括與從職位發佈到參考檢查填寫職位相關的所有文件。 申請人的簡歷，求職信和申請均屬於本文檔，但您應將僱傭員工的申請移至員工人事檔案中。
該文件具有官方清單和表格，用於爭取公正地表示潛在僱員的資格，並支持您聘用最合格候選人的決定。 招聘過程中招聘經理的意見和說明不屬於此文件。 人力資源部門可能會收集這些註釋以保留關於就業決定的完整文件，但他們不屬於人事記錄。
不應該在人事記錄中的文件的具體例子
以下信息不應放在人事記錄中。 文件可能需要單獨的文件，可能被歸類為監督或管理說明，或者根本不應該由雇主保存。
- 任何醫療信息都屬於醫療檔案 。
- 工資核算信息屬於工資核算文件 。
- 包含員工社會安全號碼或員工受保護分類信息 （如年齡，種族，性別，國籍，殘疾，婚姻狀況，宗教信仰等等）的文件不得存儲在人事檔案中。
- 為管理員工的工作，制定目標，提供反饋等目的， 監督文件應存檔在私人，主管或經理擁有的文件夾中。
- 包括員工投訴，證人面談，員工面談，調查結果，律師建議和解決方案在內的調查材料 ，以及確保不發生報復的後續行動應該存在於與人事記錄不同的調查檔案中。
- 文件員工I-9在I-9文件或位置中形成 ，遠離員工人員記錄。
- 將背景調查包括犯罪記錄，信用報告等，以及藥物測試的結果放在一個單獨的文件中 ，監督員，經理和員工無法訪問。 SHRM建議使用這個單獨的文件或建議這些信息也可以存檔在員工的醫療檔案中。
- 員工平等機會記錄 ，如自我認同表格和政府報告不應保存在人事檔案中，也不應存放在主管有權訪問的任何地方。
如果您遵循這些指導方針，您的組織可以在適當的地點有效存儲事實上可支持的工作經歷和人事記錄。
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