會議管理密鑰 - 支持PAT
一些管理人員使用PAT
會議的方法，需要一個目標，一個genda和一個時間框架。 在會議之前用參與者的這些關鍵點武裝參與者可以確保人們準備參加並支持會議的整體意圖。 清晰的PAT輪廓有助於確保高效會議。
您應該能夠最多在1或2個句子中定義會議的目的 。 “這次會議是為了規劃新的營銷活動”或“這次會議將審查航運的新政策處理退貨。” 目的有助於確保每個人都知道為什麼他們在那裡，需要做什麼，以及如何指導進展並推動結論。
設定一個議程。 列出您要審查/討論/檢查的項目。 我希望為每個議程項目分配一個時間限制（見下文），並確定負責主持討論的人員。 設定時間表; 至少要設定一個開始和結束時間。
我還建議為議程中的每個項目設置持續時間。 這些應該在整個會議時間段內完成。
按時開始您的會議
如果你工作在那些人們慢慢開始聚會的文化中，直到預定的開始時間後五到十分鐘，現在是開始新趨勢的時候了。
一家公司鼓勵其管理人員在預定的開始時間關門，不准歡迎那些遲到的人參加。 雖然這可能比您謹慎行事更嚴厲，但您應該毫不猶豫地召開會議，審查目的並確認期望和時間安排。
不要等待散兵隊出現。 當有人遲到時，不要回頭查看已經涵蓋的內容。 繼續討論您的會議主題。 這對離場者來說會很尷尬，並提高他/她在下次會議上準時抵達的機率。
如果會議組織者/贊助商沒有按時出現，請考慮取消會議並重新開始工作。 等待5到7分鐘是合理的。 可能性是，會議組織者遇到了意想不到的困難，寧願不浪費時間等待他/她。
關於主題的會議
一個好的做法是指派一個人在會議期間讓每個人都跟踪。 討論經常發生，然後降級為意見，想法，事實和情緒的漩渦。 相反，分配角色並通知所有參與者，如果討論的議程和討論的具體項目轉向，此人將插入。
在一些公司中，這個角色被稱為“交通應對”，在另一些公司，“主題管理員”。 無論標籤如何，該角色對於加強會議的有效性和生產力極其有幫助。
如果出現其他議題不在議程之列，但需要討論的話題，應清楚地記錄下來並放入“停車場”供將來審議和討論，或進行獨立會議。 如果會議業主支持整體會議目的，會議所有者保留進行細微的分歧討論的權利。
保留並分發會議記錄/分鐘
會議組織者以外的其他人應該保留會議記錄。 記錄好的會議紀錄將包括：
- 會議時間，日期，地點
- 目的描述
- 議程副本
- 與會者名單和未參加者名單
- 結論，行動項目，責任和完成日期的詳細總結清單。 許多求職者使用議程作為列出結論和行動的指南。
- 如果真的需要，計劃召開後續會議。
理想情況下，會議結束後儘快分發會議記錄，絕對在一個工作日內完成。 會議記錄和備忘錄是參與者的重要提示，也是其他利益相關者或錯過會議的人員的信息來源。 會議記錄是一個很好的工具，可以提醒人們和團隊他們堅定的後續行動。
現在的底線：
會議可能會產生積極的結果，有助於推動項目和人員前進，但不要指望它。 一些勤奮和故意加強你的會議管理技巧將會提高你駕駛一個偉大成果的可能性。
-
由Art Petty更新