在點擊發送之前要問自己的7個問題
電子郵件可能是您與某人聯繫的初始接觸點，因此，這是您第一次給人留下印象的機會。 在編寫消息時要格外小心。 在你發送之前，回答這7個問題。
1.我的信息錯誤是免費的嗎？
檢查您的電子郵件中的錯誤是您發送之前可以做的最重要的事情。 不正確的拼寫和錯誤的語法會讓你看起來很粗心。 這與你正在嘗試製作的印象相反，特別是如果你正在申請工作。
校對直到您確信自己已經捕捉到所有拼寫和語法錯誤以及錯別字。 Grammarly.com提供免費工具，包括Chrome瀏覽器的擴展程序，可以幫助您解決這個問題。
2.我的電子郵件地址對我說什麼？
您的工作電子郵件地址 - 順便說一句，您絕對不應該用於求職 - 可能非常簡單。 很可能它是你的名字的一些變體。
您可能選擇了一個類似商業的地址用於個人電子郵件。 如果你只用它來發送消息給你的朋友和家人，但是如果你需要寫一個專業的電子郵件，註冊一個表達專業精神的新帳戶，那麼這個地址就會顯得很有意思，幼稚或者可愛。
設置一個使用您的實際名稱的電子郵件地址。 試試你的名字和姓氏; 你的名字，中間名和姓; 或者這些的一些組合。 切勿從chickybabe@mymail.com發送您的專業電子郵件。
3.“收件人”字段中的姓名和電子郵件地址是否正確？
當您開始在“收件人”字段中輸入收件人的姓名時，大多數電子郵件客戶端將使用您的聯繫人填寫名稱的其餘部分。 你可能會很容易在這個領域錯誤的名字，所以一定要注意這一點。
想像一下，如果您不小心將電子郵件發送給錯誤的收件人，可能會出現什麼問題。 假設你正在找工作，而你還在工作 。 未來雇主的招聘經理可能會有一個名字，以您當前的老闆姓名開頭。 如果你向你的老闆發送了一個給那個招聘經理的信息，會有多尷尬呢？ 你不僅要確保你的信息到達預定的目的地，還要確保它沒有達到意想不到的目的。
4.我是否使用適當的標題來尋址接收者？
如果您已經與發送電子郵件的人建立了良好的名聲，那麼可以在郵件中以這種方式解決這些問題。
但是，如果這是您第一次與某人溝通，或者您不確定他們希望如何處理，最好使用正式頭銜，如先生，女士，夫人或博士以及收件人的最後一位名稱。
總是在謹慎的方面犯錯。 正式的話不能傷害。 有關如何與已建立關係的人建議解決問題的暗示，請回顧先前的消息，看看他們是如何簽署的。 這將幫助您決定要做什麼。
5.我的口氣能傳達我的信息嗎？
俗話說，“這不是你說的，而是你怎麼說的。” 當你面對面地與某人講話時，你可以依靠語調，肢體語言和麵部表情來幫助給你的話增加額外的含義。
當你試圖以書面形式傳達相同的信息時，就會有更多的誤解空間，因為讀者看不到你的臉，看不懂你的肢體語言，或聽不到你的聲音。
確保你的信息彬彬有禮，聽起來很友善，並且你的意圖是清楚的。
6.我的信息簡單但不隱秘？
保持短信和簡短的信息會使他們更容易理解。 同時，你不應該忽略任何重要的東西。 你不想強迫你的電子郵件收件人猜測你想說什麼。 你的信息應盡可能精確，但包括所有必要的信息。
7.我是否包含未經請求的附件？
許多人拒絕打開他們並不期待的電子郵件附件。 他們正確地避免這樣做。 計算機病毒通常在這些附件中傳輸。 如果您想將文件發送給某人，例如您的簡歷，請先向您的收件人申請許可。 只有在他說得好的時候才發送。