1.注意你的禮貌
即使在我們急於盡快完成任務以便繼續下一項任務的世界裡，花時間在電子郵件中使用良好的禮儀。
不要忽視說“請”和“謝謝”。
在向那些你不熟悉或完全不了解的人或與你只有正式關係的人打交道時，除非他們要求你做別的事情，否則應以他們的頭銜和姓氏來說明他們。 例如，說“親愛的懷特先生”或“親愛的格雷女士”。 如果您要回復一封電子郵件，並且原始郵件的發件人僅以他或她的名字進行了簽名，那麼您可以放心地認為以相同方式解決這些郵件是可以的。
2.觀看你的音調
音是你作為一個作家如何在電子郵件中表達你的態度。 它影響它如何被接收。 您通常希望確保以尊重，友善和平易近人的方式接觸收件人。 你不想听起來冷淡或苛刻。 點擊發送之前重新閱讀您的消息。
當寫信給之前與之溝通過的人時，先說一些友好的話，比如“我希望你很好”。 儘管emojis可以幫助您更輕鬆地傳達語調，但除非您正在向與您建立非常非正式關係的人寫信，否則請不要在專業電子郵件中使用它們。
寫給未來的雇主時不要使用它們。
它總是被認為是可憐的電子郵件禮儀寫一封電子郵件或一個大寫字母的一部分。 它會讓你看起來像在大喊大叫。
3.簡潔
忙碌的人沒有時間或傾向花費一分鐘時間閱讀單個電子郵件。
如果您希望讓收件人快速閱讀您的郵件，並且仍然能夠理解它，則必須保持簡短。
不過，不要遺漏相關的細節。 確保你的信息清楚地表達了你寫出來的原因。 如果您在嘗試解釋您省略的詳細信息時最終出現反复，沒有人會節省時間。
4.避免使用短信縮寫
即使您想節省時間，也不應在專業電子郵件中使用短信縮寫。 如果你的文字很多，就像很多人一樣，你可能習慣於用一種速記與你的朋友說話。 例如，您可以使用“你”，“你”，“PLZ”而不是“你”，“你”，“請”。 這些縮寫在商業信函中沒有地位，除非收件人是與你有偶然關係的人。
5.使用專業電子郵件地址
對於與您當前工作相關的消息，請始終使用您的雇主分配給您的電子郵件地址。 但是，您不應該使用它發送與您的工作無關的消息，例如，如果您正在尋找新的消息。 改為使用個人電子郵件帳戶。
如果您沒有個人帳戶，例如您的互聯網服務提供商在註冊服務時提供的個人帳戶，則可以免費獲得一個電子郵件帳戶。
使用Gmail或其他服務設置聽起來專業的地址。 不要使用任何愚蠢或暗示的東西。 你的第一個姓和名或你的全名是合適的選擇。
6.不要忘記拼寫和語法計數
仔細校對您的電子郵件勢在必行。 永遠不要忽視這個關鍵的步驟，不管你有多忙。 你想要注意的事情是正確的拼寫和正確的語法。 除了正確拼寫常用單詞之外，您還需要拼寫正確的人名，包括收件人姓名和公司名稱。
小心過度依賴拼寫檢查器。 使用不正確時，他們可能不會注意到拼寫錯誤。 例如，拼寫檢查程序不會在句子中標記單詞“to”，即“我必須為您提問”，即使在這種情況下，它應該是“兩個”。 使用Merriam-Webster等免費在線詞典進行雙重檢查拼寫。