如果您要寫一封信作為貴組織的代表，請了解，儘管一些公司允許其員工自由撰寫參考信函，但其他人可能會完全審查或禁止他們。
因此，請務必在同意之前了解您的雇主的政策。
許多組織也通過人力資源（HR）提供參考。 在繼續之前，請檢查貴公司的政策。
如果您是企業主，現任或前任承包商要求您提供推薦信，請閱讀以下指南以使用您的判斷。
何時應該寫一封推薦信？
候選人應該是你認識的人，並且最近和你一起工作過。 例如，您可能無法向您與十年前合作過的人或與您僅工作一個月的人提供建議。 雖然它可能是誘人的，但你會依賴於舊的或不足夠的信息，這兩者都可能會引起誤解。 沒有辦法知道。 所以，除非你真的能夠說出某人現有的技能，否則他們會禮貌地拒絕他們的要求。
你應該知道候選人的角色，讓你寫一個有意義的參考。 例如，如果你曾經作為一名自由撰稿人與這個人一起工作，但他現在正在開始一條狗走路的生意，那麼你就無法證明他在另一個領域的技能。
在這種情況下，最好是拒絕並可能就誰能成為更好的人選提供建議。 如果他想開始一個狗走路生意，他應該已經有一個穩定的客戶，他可以真正地保證自己的能力。
只有在你能誠實地提供積極的參考時才寫信。 如果你對他們的表現沒有任何正面的評價，那麼做一些誠實的事情，並說你無法做出貢獻。
如果您覺得有理由說出原因：
- 誠實地說，你代表他們寫作感覺不舒服。
- 講一個白色的謊言，比如說：“我不能寫推薦信。”
雖然你可能感到尷尬或內疚，但請相信你的直覺。 此外，一封不真實的信函不會為申請人及其潛在的雇主提供良好的服務。
堅持事實
一旦你同意寫這封信，注意保持專注，並且只包括真實和真實的信息 。 避免說一些嚴格意見的東西 - 它可能會對未來工作中被考慮的人起作用，並可能導致您和貴公司的法律問題。 做出一個崇高的主張，“路易莎是一位出色的作家”，本身就是危險的。 你應該能夠通過外部承認或她的工作獲得的獎勵來支持它。 如果你不能，你可能會說，“路易莎一直為我們製作很棒的內容。”
同樣，避免誇大和過度肯定的陳述。 如果你過多地建立某人，這封信可能不會對未來的客戶或雇主產生任何影響。
如何構造參考信函
1.在開篇中介紹你自己的位置和你與候選人的關係。
讓讀者知道你為什麼有資格準備這樣一封信。
2.確認關於候選人以及他目前在哪里工作的事實（如果他是）：
- 該人的職位和公司
- 你和這個人一起工作了多久
- 當你和這個人一起工作時，如果你現在不工作
- 您的業務關係的性質或您與候選人合作的能力。
- 對考生的專業服務技能和素質進行評估。 強調他們最有價值的特徵，如寫作技巧，解決問題或時間管理。 你可以畫出任何特殊的能力，說明你會樂意重新僱用他們，並且特別注意他們的專業服務如何使你和你的組織受益。
4.如果您認為合適，請使用最後一段添加任何其他示例或軼事。
5.最後，提出回答任何進一步的問題或提供後續信息。
商業推薦信推薦專業服務
查看以下推薦專業服務的商業推薦信。
例＃1
親愛的埃格爾斯頓先生，
我致函推薦Daniel Lightheart，CPA的服務。 在過去的15年中，丹尼爾一直為我的律師事務所工作，擔任我們的會計師和簿記員。 他的知識和對細節的關注有助於在最近的經濟衰退和重大重組期間使我們的公司保持正軌。
我有信心推薦Daniel的會計服務。
他不僅徹底，而且易於合作，並且總是願意花時間討論我的疑慮並回答問題。
如果您還有其他問題，請隨時與我聯繫。
問候，
安娜貝爾塞巴斯蒂安
合夥人，Sebastian＆Associates
辦公室：866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
例＃2
親愛的凱莉女士，
我是ABC手錶的副總裁，正在撰寫推薦Michaela Brown的營銷服務。 Michaela從2012年7月至2016年1月為我們創建並實施了許多成功的活動。
她的設計軟件專業知識加上她的協作和創新精神使她成為我們最重要項目的首選專家。 她通過使用前瞻性思維策略，在短短的三個月內，以一己之力將我們的Twitter從1000人提升至52,000多人。 她注重細節，有組織，並始終接受建設性的反饋，使我們的業務關係既輕鬆又愉快。
我向Michaela推薦她可以為她提供卓越的創造力和奉獻精神的角色。 如果被聘用，我相信她會將您的營銷努力提升到新的高度。
如果您還有其他問題，請隨時與我聯繫。
問候，
麗莎摩爾
ABC手錶副總裁
辦公室：800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
回答任何後續問題
發送推薦信對於潛在的求職者或服務提供商至關重要，並且通過遵循這種格式，您將為潛在客戶或雇主提供有用的信息。 您可能會收到一封簡單的“謝謝”回复，或者他們可能會詢問有關申請人的更詳細的問題。 無論如何，一定要及時回复。