請閱讀下文，了解如何撰寫參考信函的提示，以及詢問候選人的材料以及何時拒絕（以及如何拒絕）為某人寫信。
什麼是參考信？
參考信也稱為推薦信，是一封與某人的工作經歷，技能，專業知識，個人素質和/或學業表現相關的信件。 它由前雇主，同事，客戶，老師或能夠對此人積極發言的其他人撰寫。
何時需要參考信函
你需要引用字母，通常是其中三個左右的引用字母 你適用於工作，實習，志願者職位，學院和研究生課程。 參考信是對你的技能和屬性的肯定認可，由熟悉你的工作，性格和成就的人編寫。
參考信解釋了為什麼讀者應該選擇你，以及什麼使你有機會申請你的機會。 正在考慮個人在機構就業或接受的組織可能會要求提供信件，或者可能會由求職者或申請人提供信件。
包含在參考信函中的內容
參考函是對您的技能和屬性的肯定認可。 它解釋了為什麼讀者應該選擇你，以及什麼使你有機會申請你的機會。
專業推薦信通常由主管，同事，客戶，老師或教授編寫，熟悉您的工作類型環境中的成就。
它通常包括對你的職位和職責的描述，你在公司的時間，以及你的能力，資歷和對組織的貢獻。
角色或個人參考信可以由家庭朋友，導師或鄰居撰寫，他們可以證明這些特質，使您成為您所尋找職位的理想人選。 它解釋了作者如何認識你，並討論你的個人屬性，因為他們將適用於工作環境。
在撰寫參考信之前該怎麼做
在說“是”之前想一想。在同意寫信之前，請確保您認為您可以為此人寫一封正面的參考信。 如果你不太了解這個人，或者不認為你可以高度評價該人的技能或能力，那麼可以拒絕一個建議的請求 。 事實上，最好不要寫一個建議，而不要為這個人寫一個負面的參考 。 拒絕請求時，你可能會模糊，只是說“我不覺得我會成為寫你推薦的最好的人。”如果可能的話，建議他人可能會問的其他人。
請求信息。 即使你已經很長時間了解他們，向他提供他們的簡歷或簡歷也是一個好主意。
他們可能會獲得新的認證或成就，並且您希望提供盡可能多的最新信息。 這也將有助於您在撰寫信件時為您提供指導。
如果推薦信是針對特定就業機會的，也可以索取招聘信息的副本。 同樣，如果推薦信是針對特定學校或計劃的，請索取一些關於學校的信息。 你擁有的信息越多，編寫信件就越容易。
獲取所有細節。 除了詢問有關候選人的信息之外，還可以獲取有關如何提交信函所需的全部信息。 詢問你應該把信發給誰，截止日期是什麼時候，信的格式應該是什麼格式。同時詢問是否有任何有關學校或雇主希望你在信中加入的細節。
包含在參考信函中的內容
除非候選人給你一個表格來寫你的建議，你應該把這個參考文獻寫成一封正式的信件。 參考信函應以您和雇主的聯繫信息（姓名，地址，電話號碼，電子郵件）以及日期開始。 如果這是一封電子郵件而不是真實的信件，請在簽名後在信件末尾加入您的聯繫信息。
聯繫信息和問候語：如果您將信函寫入個人或招聘委員會，請在信函頂部和問候語中附上他們的聯繫信息。 如果你正在寫一封普通信，你可以寫信給“ 可能關注的人 ”，或者直接從第一段開始寫信。
稱呼：以“親愛的先生/女士姓氏”開始您的來信。 如果你不知道雇主的姓氏，只需寫下“親愛的招聘經理”。 如果考生正在申請學術課程，你可以寫下“親愛的錄取委員會”。
介紹：解釋你與你寫信的人的關係。 你可以包括你認識這個人多久。 然後解釋你為什麼寫這封信。 一定要包括公司的名稱，工作，學校或其申請的機會。 例如，“過去五年來，我一直是XYZ公司的James Smith監事，我很高興推薦他擔任ABC公司的總會計師。
身體概述：在信的正文中，包括關於應試者個人特徵（創造力，耐心，自信等），具體技能（優秀的溝通技巧， 組織能力等）的具體信息。 要盡可能具體。
第一段：參考信的第一段說明你與你推薦的人的關係，包括你如何了解他們，以及你為什麼有資格寫推薦信或推薦就業或研究生院的推薦信。 提及你與你推薦的人的關係（個人或專業）。
第二段（和第三和第四）
參考信的中段包含您正在撰寫的人的信息，包括他們為什麼合格，以及他們可以貢獻什麼。 如有必要，請使用多個段落來提供詳細信息。 具體並分享為什麼這個人是合格候選人的例子。 如果可以的話，使用職位所需的技能，成功地觀察人員的具體情況。
嘗試描述與特定工作 ，學校或機會相關的素質和技能。 例如，如果該人正在申請一名工作經理，則應關注該人的領導力和溝通技巧 。
信封閉
在最後一段中，提供提供更多信息並包括您的聯繫信息（電話和電子郵件），以便您可以提供口頭推薦，或者在必要時回答進一步的問題。 你也可以重申，你“全心全意地”或“毫無保留”地推薦這個人。
簽名：以您的簽名，手寫，然後輸入您的姓名結尾。 如果這是一封電子郵件，只需輸入您輸入的姓名，然後輸入您的聯繫信息。 以下是如何結束一封帶有業務關閉示例的信函 。
推薦信長度，格式和字體
在你開始寫信之前：要求候選人給你發送他的簡歷，成績單，簡歷或任何其他有助於你準確描述此人的材料。 您也可以要求說明他正在申請的職位以及公司的相關信息。 您擁有的信息越多，寫出強有力的建議就越容易。
長度：推薦信應超過一個或兩個段落; 這封簡短的信件表明你要么不了解這個人，要么不完全認可他們。 但是，您希望保持信件的簡潔並專注於幾個關鍵點，因此請避免編寫多個頁面。 解釋你如何認識這個人以及你為什麼推薦他們的三段或四段是合適的長度。
格式：推薦信應該是單間隔，並在每個段落之間留出空格。 對頁面的頂部，底部，左側和右側使用大約1“頁邊距，並將文本與左側對齊（大多數文檔的對齊方式）。
字體：使用諸如Times New Roman，Arial或Calibri等傳統字體 。 字體大小應該在10到12點之間，所以很容易閱讀。 調整字體大小是將您的信件保存到單個頁面的好方法。
編輯：確保在發送之前閱讀你的信件。 你可以讓其他人編輯這封信，但隱藏候選人的名字以保護他的隱私。
查看示例
親愛的約翰遜女士
我很高興推薦莎拉瓊斯擔任Sabre Marketing＆PR的數字營銷經理職位。 作為A＆B Media的營銷總監，當她在這裡擔任營銷助理時，我很高興作為莎拉的主管工作。 負責任，守時和非常光明，莎拉是A＆B Media的最佳人才之一，我絕對贊同她的資格和她的技能。
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雖然莎拉的專業才能對A＆B Media非常有價值，但她也是一位出色的團隊球員。 樂觀，樂於接受並且容易相處，Sarah在辦公室裡擁有真正的快樂，並且培養了我們部門以及整個公司內的許多積極關係。
有了這些說明，我對我的建議非常有信心，並相信Sarah將非常適合Sabre Marketing＆PR。 如果您想進一步談論我與薩拉合作的經歷，請發電子郵件至melissa@abmedia.com或致電555-555-5555與我聯繫。
此致
梅利莎布拉德利
營銷總監
A＆B媒體
melissa@abmedia.com
555-555-5555
格式化你的信
如果您將信函郵寄給雇主或學校，請務必遵守正確的商業信函格式 。 這包括在信件頂部列出您的聯繫信息，日期以及收到您信件的人（通常是招聘經理）的聯繫信息。 還包括您的手寫簽名在實體信件的底部。
但是，如果您正在通過電子郵件發送此信函，則不需要在信函頂部包含任何联系信息或日期。 請在您的電子郵件簽名後列出您的聯繫信息。 此外，請務必清楚，簡明地列出候選人的姓名，申請的工作（如果適用）以及信件的目的。 例如，主題行可能會顯示：“名字推薦 - 人力資源助理工作”。
使用參考信函模板
如果您不確定要寫什麼，請使用參考信函模板並將其個性化以包含您的信息。 模板是查看如何格式化信件的有用方法，以及信件中包含的內容。
您還可以查看樣本參考信函 ，了解您想要在自己的信中包含哪些內容。 但是，請記住更改該字母，以便它適用於您正在寫信的特定人員。
更多示例： 參考字母示例