只要您堅持既定的佈局和語言規則，編寫有效的，精美的商業信函可以是一項易於遵循的任務。 意識到你的收件人定期讀取大量的信件，並且會支持沒有錯別字和語法錯誤的良好執行的信件。 一個好的經驗法則是對它進行兩次校對 ，然後讓一位同事對其進行檢查，以確保沒有錯過。
商業信函的部分
您的信件的每一部分都應遵守適當的格式，從您的聯繫信息和收件人的信息開始; 稱呼; 信的正文; 關閉; 最後，你的簽名。
商業信函格式
以下是傳統的商業信函格式，根據您與讀者的關係以及您期望的結果提供關於如何構建它的提示。
您的聯繫信息 ：
你的名字
你的地址
你的電話號碼
您的電子郵件地址
日期
收件人的聯繫信息：
他們的名字
他們的標題
他們的公司
公司的地址
稱呼 ：
身體
格式化基礎知識：
- 在每段之間，敬禮之後和閉幕之間使用單行間隔的行。
- 左對齊您的信件（左邊）。
觸發正確的音調：
通過簡單而有針對性的語言使你的信件的目的清晰，保持開頭段落簡短。 你可以從“我正在寫......參考......”開始，然後從那裡開始，只傳達你需要說的話。
接下來的段落應該包括讓你的讀者完全理解你的目標的信息，但避免曲折的句子和不必要的冗長的單詞。 再次，保持簡潔以保持注意力。
如果您的目的是說服收件人 - 投資資金，給你一個參考資料，僱用你，與你合作或者解決問題 - 為這個事業創造一個引人注目的案例。 例如，如果您希望讀者贊助慈善活動，請確定與其公司的慈善目標有任何重疊。 說服讀者，幫助你互惠互利，你將增加贏得支持的機會。
將你的結尾段落保留兩句。 只需重申您的寫作理由，並感謝讀者考慮您的要求。
免費關閉 ：
關閉的一些很好的選擇包括：
- 肅然，
- 此致，
- 親切，
- 尊敬，
如果您的信件不太正式，請考慮使用：
- 祝一切順利，
- 最好，
- 謝謝，
- 問候，
簽名：
在您的結賬下面寫下您的簽名，並在您的結賬和您輸入的全名，標題，電話號碼，電子郵件地址以及您想要包含的任何其他聯繫信息之間留下四個空格。 使用以下格式：
你的手寫簽名
鍵入全名
標題
發送電子郵件商業信函
如果您要發送電子郵件信件， 您的簽名將稍有不同 。 不要將您的聯繫信息包含在信件的標題中，請將其列在簽名的下方。 例如：
此致，
名字姓氏
標題
你的地址
你的電話號碼
您的電子郵件地址
在電子郵件的主題行中加入您正在撰寫的主題，以便讀者明確為什麼要發送郵件。
商業信函寫作技巧
您可以在這些指南中找到關於如何撰寫商業信函的更詳細提示，包括選擇字體，選擇保證金並正確格式化信函。
查看例子以獲得您自己的信件的想法總是有幫助的。 審核信函樣本 ，包括求職信，面試謝意函，後續信函，工作驗收和拒絕信，辭職信，謝函，以及更多與商業和就業相關的信件樣本。