訴訟秘書受僱於各種規模的律師事務所 。 一些秘書提供純粹的行政支持。 但是，許多公司的秘書都扮演著混合角色，兼任秘書和訴訟助理。
以下是整個訴訟生命週期中訴訟秘書最常見的幾個職能。
秘書的角色取決於公司，訴訟實踐的類型以及員工的規模。
案例篩選
在原告公司，案件的第一步是篩選案件的優點。 潛在客戶是否有行動起因？ 是否存在任何衝突？ 秘書可以幫助準備案件審查表並安排律師和潛在客戶之間的初步會議。 在某些情況下，秘書將通過電話詢問潛在客戶的問題完成初步篩選。 如果客戶已簽署，秘書將設立新的案件檔案，並將保留合同和其他文件轉交給客戶。
調查
在很多情況下，雙方在提起訴訟之前進行調查。 這項調查可能涉及查找證人，採訪證人，檢查事故現場並收集文件和其他證據。 訴訟秘書可以通過安排代表律師的會議和電話會議，創建證人名單，組織證據和其他文件以及為紙質和電子文件建立可靠的文件系統來協助這一過程。
訴狀
如果提起訴訟，秘書將在文字處理程序中準備書狀。 訴狀可能包括傳票，投訴，宣誓書，申請入境請求和動議。 訴訟秘書經常會創建訴狀綁定器，為特定案件組織和索引所有訴狀。
秘書可以親自或電子方式向法院提交這些文件，但這項任務通常由法律助理或法庭信使執行 。
發現
發現是訴訟程序中最長的階段。 在發現過程中，訴訟秘書可以執行全部或部分以下任務：
- 在文字處理系統中準備發現文件，包括詢問和生產要求
- 打字，發送和跟踪傳票
- 安排與多方的證詞，包括律師，客戶，對方律師和法庭記者
- 安排民事程序規定的獨立醫療檢查和其他任命
- 創建發現活頁夾; 索引和歸檔發現文檔
- 組織和歸檔案例文件
- 安排現場考試
- 定位並與專家溝通; 組織和歸檔專家報告
預審
一旦設定了審判日期，秘書將幫助法律團隊準備審判。 秘書的角色可以包括：
- 鍵入和格式化預審文件，包括動議，簡報，傳票和證人名單
- 收集和組織展品
- 創建，組織和/或索引試用活頁夾
- 幫助組織模擬試驗
- 跟踪截止日期並向法律團隊發送提醒
- 引證檢查和校對簡介和法律文件
- 確保文件格式符合法院規定
- 協調證人
審訊
訴訟秘書在審判期間發揮重要的支持作用。 他或她的職責可能包括：
- 準備，輸入和格式化試用文檔
- 協調圖表，圖表和其他法庭視覺材料的準備工作
- 安排信使，法庭記者和專家證人
- 組織，歸檔和管理文件，展覽和試驗活頁夾
- 協調律師，證人，客戶和其他人的旅行安排
其他行政任務
對於那些從事辯護工作的人員，訴訟秘書會將律師和律師助理在每個案件上花費的時間輸入公司的時間和結算系統。
他或她還會定期向客戶發送發票並跟進遲付。 訴訟秘書執行的其他一般任務包括：
- 通過轉錄，格式化，輸入，檢索，複製和傳輸文本，數據和圖形來生成信息
- 跟踪案件的最後期限
- 與客戶，證人和對方律師相對應
- 接聽電話
- 創建電子表格來跟踪成本，展覽和其他信息
- 抄錄聽寫
- 維護案卷系統
- 路由信件，報告和法律文件
- 組織客戶會議和律師會議
- 準備費用報告
- 通過計劃和安排會議，電話會議，會見和旅行來維護律師的日曆
- 訂購耗材
訴訟秘書教育
許多訴訟秘書在貿易學校或社區學院完成證書或副學士學位課程。 但是，擁有四年大學學位的秘書在律師事務所中擁有最大的發展機會。 訴訟培訓經常發生在工作中。 經驗豐富的訴訟秘書經常在公司擔任其他角色，包括律師助理和辦公室管理職位。
訴訟秘書技能和知識
訴訟秘書必須具備各種人際關係，技術和辦公技能以及法律和程序知識。 所需的技能和知識包括：
- 熟練使用文字處理，電子表格，演示文稿以及時間和計費軟件; 熟悉Microsoft Office套件
- 熟練使用轉錄設備
- 優秀的書面和口頭表達能力
- 了解當地，州和聯邦法院訴訟文件和備案程序
- 熟悉文件數據庫，如Ringtail，Summation和Concordance
- 電子申請經驗
- 了解辦公程序和法律術語
- 強大的打字技巧
- 紮實的組織能力和多任務技能
- 能夠與各級人員進行專業互動