如果您將硬拷貝發送給收件人而不是電子郵件，正確的格式化尤為重要 - 該信件需要適當地放置頁面並且看起來不錯。
以下樣本信函格式包括您寫信時需要包含的信息，以及有關商業信函的適當字體，稱呼，間隔，結束和簽名的建議。
示例信格式
聯繫信息 （您的聯繫信息。如果您使用包含您的聯繫信息的信頭進行書寫，則不需要在信件開頭加入）。
你的名字
你的地址
你的城市，州，郵政編碼
你的電話號碼
您的電子郵件地址
日期
聯繫信息 （您正在寫信的人或公司）
名稱
標題
公司
地址
城市，州，郵政編碼
致詞 （ 稱呼示例 ）
親愛的Mr.Ms。 姓氏:( 除非你非常了解這個人，否則使用正式的稱呼，而不是第一個名字，如果你不知道這個人的性別，你可以寫出他們的全名，例如，你可以寫下“親愛的Pat Crody”而不是“親愛的克羅迪先生”或“親愛的克羅迪女士”。請注意，該人的姓名後面總是後跟冒號（:)，而不是逗號。如果您不知道收件人的姓名，仍然普遍（和安全）使用老式的“他們可能關心的人：”）。
信的身體
你的信的第一段應該提供你為什麼寫作的介紹，以便你的目的從一開始就顯而易見。
然後，在以下段落中，提供有關您的請求或您提供的信息的更多信息和特定詳細信息。
您信函的最後一段應重申您寫信的原因，並感謝讀者審核您的請求。
如果合適的話，它也應該禮貌地要求書面回應或者有機會安排會議進一步討論你的請求。
閉幕
最好的問候， （ 關閉示例 ）
簽名
手寫簽名（對於硬拷貝信 - 使用藍色或黑色墨水簽署信函）
鍵入簽名
如果您要發送電子郵件信函，請填寫以下內容以及如何格式化您的簽名 。
格式化你的信件的提示
- 寫信時，你的信件應該簡單而有針對性，這樣你的信的目的就很清楚了。
- 單個空間您的信件，並在每個段落之間留出空間 。 左對齊你的信。
- 使用像Arial，Times New Roman，Courier New或Verdana這樣的簡單字體 。 字體大小應該是10或12點。
- 敬禮之後和結束之前留空白線。
- 商業信函應始終打印在白色證券紙上，而不是用彩色紙或個人固定紙。
檢查格式錯誤和錯別字
一旦你寫了你的商業信函，在屏幕上校對（使用拼寫檢查）。 然後打印出來並至少再讀一次，檢查是否有錯誤或錯別字。 （在硬拷貝上發現錯誤通常更容易。）
請注意格式錯誤，例如兩個段落之間沒有空格，或者線段縮進不正確。
然後在將信件放入信封之前，請不要忘記使用藍色或黑色墨水在您輸入的名稱上方簽名。
如果您正在使用Microsoft Word或其他文字處理程序編寫您的信函，則有可用的模板可幫助您正確設置信函的格式。 以下是有關免費Microsoft Word信函模板的更多信息。
更多書信信息
知道如何寫商業信函是一項基本技能，所以這裡有幾篇文章適合你：
首先介紹如何使用通用格式撰寫商業信函以及審核各種商業信函模板。 另外，你可以看看這些與僱傭有關的商業信函的例子 。 查看有關格式化的更多詳細信息，並查看另一個如何格式化商業信函的示例。
如果您喜歡通過示例學習，可以選擇多種類型的商務信函，如求職信，面試謝意函，後續信函，工作接受和拒絕信函，辭職信函和致謝信。
在本次信函樣本評估中，您可以找到所有這些以及更多與商業和就業相關的信件樣本 。
並非所有的商業信件都會打印出來並寄出，因此查閱專業電子郵件和信件寫作指南非常重要。