在撰寫商業信函時，您的信函佈局很重要，以便閱讀和看起來很專業。 所以，你使用適當的稱呼和結束，你的拼寫和語法，你使用的語氣。
這裡是關於商業信函的信息，包括選擇字體，段落間隔，格式，邊距，每個段落包含的內容，如何結束信函，以及商業信函正確佈局的示例。
字母和間距
- 適當地分隔您寫的商業信函的佈局，在標題，問候語，各段落，結尾和簽名之間留出空格。
- 單個空間您的信件，並在每個段落之間留出空間。 發送打字信函時，請在書面簽名前後留出兩個空格。
- 左對齊您的信件，以便您的聯繫信息，日期，信件和簽名均與左側對齊。
- 使用像Arial，Times New Roman，Courier New，Calibri或Verdana這樣的簡單字體。 請確保您使用的字體大小足夠大，以免您的閱讀器無法觸及他們的眼鏡 - 這些字體的標準字體大小為10點或12點。 如果您將商業信函提交給非常保守的組織，最好使用傳統的Times New Roman 12點字體。 在任何情況下，都不要在商務信函中使用像Comic Sans這樣的花哨字體或像Lucida這樣的手寫字體。
商業信件禮節和音調
- 稱呼 ：在正式商業信件（例如：“親愛的史密斯先生”）的稱呼中使用收信人的頭銜（先生，女士，女士，博士，教授，法官）仍然是他們的姓氏之前的標準。 “親愛的”一詞應該始終在收件人名字前面; 不要像在休閒通信中那樣簡單地使用自己的名字。 出於同樣的原因，避免與“你好”，“嗨”或“早上好”這樣的開口開始業務往來 - 除非你使用“尊敬的人”可能關注“（在你不知道收件人姓名的情況下）。
- 收盤 ：您的收盤需要在保守派方面出錯。 可以接受的關閉包括：“真誠”，“真誠的你”，“最誠摯的問候”，“問候”，“謝謝”，“感謝你的考慮”，“恭敬地”和“非常恭敬”縮寫為“V / R”，在軍事通信中很常見）。 不要使用像“稍後”，“歡呼聲”，“親切”，“謝謝！”，“TTYL”或“熱烈”等休閒關閉。
- 單詞選擇和語法 ：儘管商務信函的單詞選擇不應過於簡單，華麗或華麗，還應避免使用俚語，縮寫/縮略語，表情符號或文字說話。 絕不應該使用發短信時常用的句子片段。 相反，使用完整的句子，注意逗號拼接（兩個完整的句子通過逗號連接）。 仔細校對拼寫錯誤和語法錯誤。
- 紙張 ：如果您正在起草一封正式的商業信函而不是電子郵件，您使用的紙張應該是一個體面重量的標準白色證券紙 - 不要使用可能使用的那種彩色或浮誇文具在營銷“垃圾郵件”。在文章的頂部包括一個簡單的商業標誌是很好的。
商業信函佈局示例
聯繫信息
你的名字
你的地址
你的城市，州，郵政編碼
你的電話號碼
您的電子郵件地址
（空間）
日期
（空間）
聯繫信息
名稱
標題
公司
地址
城市，州，郵政編碼
（空間）
招呼
（空間）
親愛的Mr.Ms。 姓：
（空間）
商業信函的身體
商業信函的第一段應該介紹你寫作的原因。
（段落之間的空格）
然後，在以下段落中提供有關您的請求的更多信息和詳細信息。
（段落之間的空格）
最後一段應重申您寫作的原因，並感謝讀者審核您的請求。
收盤：
（空間）
肅然，
（雙倍行距）
簽名：
手寫簽名（郵寄信件）
（雙倍行距）
鍵入簽名
字母示例和寫作技巧
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