員工報銷使用自己的車輛
雇主和部門使用自己的汽車的員工報銷將有所不同，但大多數組織會以大約由美國國稅局設定的標準里程數或私人擁有汽車報銷費率補償員工。
這個比率是由總務管理局（GSA）每年根據獨立諮詢公司對利用車輛當前成本進行的研究設定的。
到2018年，國內稅率設定為每英里旅行54.5美分，從2017年的53.5美分上漲至2016年的54美分和2015年的57.5美分。這一固定的標準稅率包括保險，登記，天然氣，石油和維護。 對於那些開車去工作的人來說，這可能會導致一個相當重要的推論。
大部分雇主都會以國稅局或全國稅務總局的稅率報銷，因為他們在提交企業所得稅申報表時可以扣除該數額作為開支，但也有雇主可以使用的其他復雜稅法。 在經濟擴張期間難以找到合格工人時，雇主更有可能提供有競爭力的報銷比率。
美國國內稅務局要求報銷費用與工資單獨分開，不徵稅。
因此，大多數雇主將通過應付賬款系統處理費用支出，以使他們與工資單分開並保持對國稅局法律的遵守。
如果您的雇主以GSA或IRS費率或附近的費用報銷，那麼您可以放心，您正在獲得公平交易。 如果您收到的稅率低於國稅局稅率，那麼您可以扣除您的個人所得稅中的部分費用。
政府僱員報銷
如果授權使用私家車或者沒有政府車輛可用，政府僱員將始終按照GSA費率報銷。
汽車費用報銷要求
您需要提供里程記錄，燃氣收據以及與您的汽車相關的任何其他允許的費用收據的文檔。 沒有詳細記錄，您的費用報告可能會被拒絕。 或者更糟糕的是，如果您的雇主認為您的申訴可能具有欺詐性，您可能會採取紀律處分措施。 許多雇主需要同時記錄保存，就像IRS一樣。 不要試圖估計你的里程，因為這可能會違反你的雇主的政策。
將筆和紙放在車內是一種方法，雖然是一種乏味的方法; 一個更好的選擇是里程追踪應用程序，它可以自動跟踪您可以打印或下載的同期日誌中的行程。 這是一種有效的方式，可以跟踪里程，起點和終點以及將驅動器納入費用報表的業務目的。
稅收後果
只要有記錄並且不超過您的實際費用，里程報銷被雇主視為免稅支付。
但是，您的雇主無法直接支付運營成本，如修理或維護您的汽車而不產生稅收後果。 其他費用，如直接與商業運輸有關的費用，只要您有收據即可報銷，不需要繳稅。
一些雇主每月提供汽車費用津貼。 如果員工被要求提供費用記錄，他們只會收到超過記錄費用的任何金額。 如果雇主不需要文件，那麼津貼可能需要徵稅。
從2018年納稅年度開始，隨著“減稅和就業法”的實施，工人將不再能夠扣除未償付的汽車開支。 在2017年及以前年度，這些費用可抵扣其超過調整後總收入2％的程度。
因此，作為執行工作職責的一部分，員工將廣泛開展工作，因此他們在審查工作機會時應仔細評估公司報銷政策。 如果雇主通常不報銷汽車費用，那麼你可能會提出減少薪水以換取報銷，因為如果費用得到適當記錄，報銷將免於徵稅。 或者，你可能會談判更高的工資來解決新稅法下增加的稅收負擔。
諮詢您的雇主或稅務會計師，了解規章適用於您的情況的建議。
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