為了跟踪項目進展情況並確保按照時間表實現關鍵成果，項目經理使用里程碑。
項目里程碑的定義是一個持續時間為零的任務，意味著項目中的成就。
它們被用來顯示前進的動向和進展，並向人們展示正在發生的事情，即使他們對涉及的任務沒有詳細的了解。 在這方面，它們對於利益相關方溝通和設定期望非常有用。
何時使用項目里程碑
項目管理里程碑用於標記：
- 重要階段的工作開始
- 重要階段的工作結束
- 標記某件事的最後期限
- 顯示何時做出重要決定。
還有其他需要專門調用的固定時間點，因為里程碑是跟踪項目的好方法。
如何頻繁地把里程碑放在你的計劃中
我被告知參加培訓課程，每個月會在計劃中列出里程碑。 這很好，很好的經驗法則，但你需要使用你的專業判斷。 幾個月可能會有很多活動，重要的會議被標記為里程碑，正在做出的決定以及一個階段的結束和另一個階段的開始。
在其他幾個月裡，你可能會將注意力集中在執行上，而且如果有的話，你可以掛上一個里程碑。
話雖如此，出於報告的目的，創建一個理由在每個報告週期至少有一次里程碑是有用的，我們稍後會詳細討論里程碑和溝通。
您的甘特圖如何表現里程碑
里程碑是甘特圖的組成部分之一，並在圖表上顯示為鑽石。 它們不會顯示為正常任務，因為它們的持續時間為零：換句話說，它們不佔用任何時間。 為了計劃甘特圖，他們只是發生！
如果你不使用甘特圖，你仍然可以使用里程碑。 以下是甘特圖的5個替代方案 ：您仍然可以使用這些方法將里程碑合併到您的計劃中。
如果您想親自組織，並且您的項目管理軟件沒有完全集成到您的日曆中，您可以將關鍵日期復制並粘貼到日記中。 根據你喜歡的工作方式，這可能是一個有用的提示，提醒你應該提出什麼！
如何命名里程碑
里程碑應該明確描述你的項目時間表，但不能暗示他們是一項任務。 所以他們不應該被稱為“同意進入第2階段”，而是“第2階段開始”。 如果你想反映協議進入第二階段的努力，那麼就在此之前添加一個任務。
里程碑應該描述他們表現如下的時間點：
- 測試階段完成
- PID批准
- 合同簽署
- 市政廳工作人員會議
許多項目經理也選擇編號里程碑以方便參考。 如果您使用工作分解結構，則可以使用該編號。 否則，可以使用M1，M2等來清楚說明你所指的是什麼。 明確的命名結構在您擁有更多里程碑時變得越來越重要，所以想想如果您的項目運行了幾個月，您將如何執行此操作。
如何獲得里程碑簽名
里程碑是您項目計劃的一部分，因此當您的時間表基準化時，您應該考慮簽署里程碑。
如果您需要更改里程碑的日期，那麼您應該使用標準更改控製程序對計劃進行調整。 這可能與向項目贊助商聊天並讓他們知道日期需要更改的原因一樣簡單，或者像製定新的建議日程並將其提交給計劃委員會批准一樣正式。
在需要使用它之前，最好確定你的里程碑簽署流程是否有效，以便在你必須進行更改時不會浪費任何時間。
使用里程碑進行溝通
里程碑對溝通和報告很有用，因為它們代表了計劃中的最低控制點。 換句話說，如果你拿出所有其他的任務，你仍然可以看到發生了什麼，並保持項目只使用里程碑。
您應該能夠拉出里程碑並將其放入儀表板或項目報告中 。 他們應該詳細講述項目的故事，以便滿足您要報告的人員，通常是您的項目發起人或其他管理團隊，如指導小組（或項目委員會 ）。 每個月或按照您使用的報告頻率，您都可以顯示哪些里程碑已經實現。
對里程碑進行報告非常簡單，通常以表格形式進行。 您列出里程碑描述，到期日期，然後列出新的預測日期。 當達到里程碑並且可以標記為完成時，也可以添加該日期。 希望它和預測日期一樣，但項目並不總是這樣。
這樣的表格很明顯地說明了什麼已經完成，什麼是優秀的。 在你去和你的讚助商見面或發送報告之前，你可以為這個問題計劃答案：“我們為什麼沒有達到這個里程碑？”。
當您的項目計劃很長，並且您有很多里程碑時，您會發現在每個報告週期內完成完成的里程碑會更容易。 只報告當月即將完成或已完成的里程碑：下個月將上個月完成的任何事情都拿走，這樣您就不會通過告訴人們已經完成的工作來不斷增加報告的長度。
里程碑是用於規劃，計劃和報告的非常有用的項目管理工具，它們易於使用。 在你的下一個項目計劃中加入一些，跟踪他們，你會發現自己正在學習什麼樣的頻率最適合你。
與項目管理中的所有內容一樣，可以靈活地使用它們來交付您想要的結果，並使用這些提示和準則來通知您自己的決定。