開始一封信的最佳方式
當決定使用哪種稱呼時 ，你應該考慮你是否了解這個人，以及如何。 如果您以專業身份寫信給某人，並且您已經親自認識多年，則只能使用他們的名字。
否則，最好使用Mr.，Ms.或Dr作為適當的商業信函稱呼 。 如果您對您應該使用哪種稱呼有任何懷疑，請謹慎行事，並使用更正式的地址格式。
如果你不知道你的聯繫人的名字，不要試圖用非正式的方式開始你的專業信函，如“你好”，“問候”，“你在那裡”或“早安”。
雖然這些非正式的問候語適合隨意發給朋友的電子郵件，甚至可以發送給一組人，但在專業信函中，您需要使用個人問候語，其中一種具有第一和/或姓氏（“Dear Mr. Doe”）或職位（“親愛的招聘經理”）。
專業信函問候的例子
- 親愛的名字姓氏; 例如Dear John Doe
- 親愛的Mr.Ms。 姓; 親愛的杜先生或親愛的杜女士
- 親愛的Mr.Ms。 名字姓氏; 親愛的John Doe先生或親愛的Jane Doe女士
- 尊敬的招聘經理
- 親愛的先生或女士
- 致相關人士
- 親愛的人力資源經理
- 親愛的公司名稱招聘人員; 親愛的ABC公司招聘人員
如何找到聯繫人
如果可能的話，在寫作時使用聯繫人姓名。 這使得你的信更加個性化，並且與讀者建立了直接的關係。
如果您沒有聯繫人姓名，您可以進行一些調查，試圖找出合適的人來處理您的信件 。
有時候這個名字會出現在公司網站上，或者你可能能夠在LinkedIn上找到合適的人。 也許你的一個同事或聯繫人可能知道適當的人可能是誰。 你也可以打電話給你正在寫的陌生人的辦公室，並通過解釋你打電話的理由向接待員詢問他們的姓名（ 例如： “我正在與你的公司申請工作，你可以告訴我你的雇主的名字經理，以便我知道應該向誰求職 ？“）。 尋找名字並不需要太多時間，它傳達的情感是值得的。
有時候，儘管你盡了最大的努力，你卻找不到一個名字來表達你的來信。 在這種情況下，你有各種選擇，所有這些都是專業和適當的。 關於您發信的地點的信息越多越好（例如，公司的人力資源部門或與您諮詢相關的部門經理）。 這樣，您可以在選擇問候語時做出更有針對性的選擇。
當你有一個名字但不確定你寫的人的性別時，可以忽略這個敬語，並單獨使用姓氏和名字。
寫作和發送信件的技巧
在你問候之後，你會開始你的第一段，這通常是一個介紹，讓讀者知道你是誰，你在寫什麼。 如果你有一位相互認識的人把你介紹給讀者，那麼你應該在這個時候提及他們 。
你的信的正文通常由一段或兩段文字組成。 在這裡你可以詳細說明你的信的主題，並提供有關該主題的支持細節。 您需要保持簡潔，並且與個人和主題相關。 徹底，但不要重複自己，不要重複不重要的細節。
接下來，你需要總結你的信。
你的總結應該包括感謝你的時間和考慮。 如果您打算稍後跟進，還可以提供何時以及如何與他聯繫的詳細信息。
以“真誠”或“問候”的方式完成專業信函 。如果您計劃通過郵寄服務發送信函，則應在您的簽名後跟上您輸入的姓名。 如果您正在發送電子郵件，則應在輸入的名稱後跟隨您的聯繫信息，您可以手動輸入或自動為您輸入聯繫信息。 以下介紹如何設置自動電子郵件簽名 。