當你無話可說時
如果你不能提供一個虛假的讚同，那麼實際上，如果你禮貌地拒絕寫一封參考信，那對你來說最符合他的利益。
低於正面的參考值可能會造成與負面參考一樣多的傷害。 雇主通常擅長閱讀各行內容，並會聽取你不說的話。
如果你拒絕，這個人可以轉移到另一個可能提供發光建議的參考。 一個簡單的出路是說你對他們的工作或背景不夠熟悉以提供參考。 這樣你可以減少任何潛在的傷害感受。 以下是如何拒絕參考請求 。
請求信息
如果你很高興被問到，但不知道該說些什麼，請向該人索取他們的簡歷副本和成就清單。 這將為您撰寫信件時提供指導。
如果你正在為申請工作或實習的學生寫一封推薦信，你也可以要求提供他們相關課程的清單。
詢問有關建議內容的信息。 如果是針對某項特定工作，請索取工作清單。 如果是一所學校，詢問他們正在申請的課程類型。
這將有助於您將信件集中在與職位或學校相關的技能和素質上。
另外請務必詢問你應該提交信函的人，以及如何發送信函。 一些信件必須以硬拷貝形式發送，其他信件則通過電子郵件發送，因此仔細地遵循指示很重要。
從基礎開始
首先說明你認識這個人多久。 簡要提供關於你如何了解這個人的細節（例如，如果這個人為你工作，如果你是鄰居，如果這個人是你的學生等）。 此外，包括任何相關日期 - 如果他或她是一名僱員，包括工作日期。 如果他或她是一名學生，請說明何時。
包含詳情
繼續描述個人的技能和表現，以及是什麼使他們成為潛在新雇主的理想人選。 包括兩個或三個未解決的屬性，並嘗試提供人員顯示這些屬性的時間示例。
嘗試選擇連接到他或她正在申請的職位的屬性。 如果可能的話，提前看看工作列表，或詢問他或她正在申請哪些工作。 查看工作描述（或者在線搜索工作列表，了解該人員申請的工作類型）。
尋找工作描述中包含的提醒你正在撰寫建議的人的素質。 最後總結一下你為什麼推薦這個人就業。
提供跟進
在信的結尾處，您可能還想提供電話號碼或電子郵件地址。 這樣，雇主可以跟進，如果他們有問題或想了解更多信息。
以下是推薦信中應包含的信息列表，以及用於開始自己的信件的推薦信模板 。
專業
請務必在發送之前仔細閱讀併校對您的信件，查找任何語法或拼寫錯誤。 考慮讓一位朋友或家人為你編輯你的信件。 用正確的商業信函格式寫你的信。 選擇一種清晰易讀的字體，如Times New Roman或Arial。
按照指示
按照人要求的方式提交你的信。 如果他們沒有告訴你如何發送信件（或發送信件的人），請詢問。