許多商業寫作是草率的，寫得不好，雜亂無章，雜亂無章，並且不完整。
通常它太長或太短。 所有這些屬性都會導致無效的商業寫作。
無論您是撰寫銷售建議書，發送給您的老闆的電子郵件，還是軟件包的使用說明手冊，都必須執行某些步驟才能生效。 遵循以下五個步驟：
- 組織你的材料
- 考慮你的觀眾
- 寫下你的想法
- 校對你的材料
- 編輯你的材料
組織是關鍵
如果你沒有組織你的材料，它將不會流動，它不會有意義。 寫作可以簡單或複雜。 在寫郵件宣布員工會議時，這很簡單，只要收集你的想法。 另一方面，如果您正在撰寫開創性藥物試驗的結果，您可能需要在完成材料之前製定一份複雜的大綱。 無論什麼任務，如果沒有適當的組織水平（甚至組織你的想法），你可能不會包括你需要的一切，或者沒有突出重要主題。
省略或不正確的重點會使你的業務寫得不太清楚。
了解你的觀眾
在你開始寫作之前，請考慮你的目標受眾。 例如，有關貴公司新401（k）計劃的演示文稿可能與您的首席財務官以及員工有相同的概述，但您所包含的詳細信息級別會有所不同。
你還需要考慮語氣。 給你的團隊發一封電子郵件，提醒他們每年的公司picknick，都不會和你公司的年報有關。
另外，請記住，如果您專注於您希望他們聽到的內容而不是您想說的話，您將更有效地與聽眾進行交流。
關於良好寫作的一句話
好作家有不同的寫作風格。 有些人寧願寫出所有內容，然後回去編輯。 其他人則喜歡隨時編輯。 有時他們的首選風格取決於他們寫的內容。
在寫作時（或編輯時）要注意長度。 你應該用足夠的單詞來表達你的意思，但不要使用不必要的單詞來使它變得華麗。 商業寫作需要清晰，簡潔，而不是冗長和華麗。 請記住，沒有人有時間閱讀任何必要的東西。
另一方面，不要讓你的作品太短。 你必須寫得夠多，這樣你的意思就清晰了，不會被誤解。 試想一下，倉庫中的一件設備是否被貼上了“使用但很好”的標籤。 目前還不清楚這是否意味著該設備已經被大量使用，或者該設備不再是新的，而仍然是功能性的。
還有幾個詞可以使意思清楚。 此外，避免使用行話或縮寫，因為它們對不同的讀者可能意味著不同的事情。無論您的寫作風格如何，所有作者都需要校對和編輯所有書面材料，甚至電子郵件。
校對和編輯
無論你的寫作風格如何，所有作家都需要校對和編輯所有書面材料，甚至電子郵件。 寫完後，校對你的作品。 您可能需要編輯它。 校對是重新讀你寫的東西，確保你頭上的所有單詞都正確地放在紙上。 因為我們的大腦比我們的手指工作得更快，所以你可以省略單詞，避免結尾，或者使用錯誤的同音詞（例如，“there”而不是“their”）。 校對捕捉這些錯誤。 很顯然，校對單行電子郵件很容易，只需在輸入時仔細查看即可。
但是，如果您正在編寫說明手冊，您的校對將更加複雜，需要更長的時間。
在校對完材料後，該編輯了。 有時可以同時進行校對和編輯，但是順序完成後會更有效。
你編輯的原因是為了修改或改變你寫的內容，讓材料更好地發聲（和閱讀）。 在為商業寫作時，這意味著修復錯誤並儘可能使文本盡可能簡潔明了。
你不是寫小說
當你為商業寫作時，你不會寫下一本“偉大的美國小說”。 你的作品應該盡可能描述性的，但你不需要用很多大詞彙和數字來繪製生動的單詞圖片。 如果你的意思是“玻璃房子”，不要寫“玻璃房子”，寫“玻璃房子”。