外包計劃制定流程
但正如家庭做出不同的決定一樣，企業可以對外包做出驚人的不同決策。 沒有適用於所有公司的模板，但是有一個過程，所有公司都需要考慮：
實現
過去，許多公司甚至可能不知道外包是什麼。 今天，他們知道外包，但可能沒有意識到他們已經運作了多少外包（和外包類）計劃：複印中心，郵件室，設施管理，IT，甚至是公司法律部門的一部分 。 外包可能無法解決所有問題，但了解上一代合同將識別新項目並提供有價值的見解。
目標設定
要成功創建外包計劃，您需要定義具體目標，例如將企業總體成本降低5％，關注單個地點的效率，或只查看一個業務單位執行的功能。
目標不需要很多細節。 隨著您外包經驗的增加，定義將會改變。
參與
您需要來自多個專業領域的參與者為計劃提供輸入，驗證假設並提供專家判斷。 當您從總體規劃轉向具體項目時，您將重複此過程並創建具有更多特定知識的子組。
鑑定
既然您有目標和專家來識別和解讀信息，現在是時候為您的外包計劃確定具體的項目。 每家公司都會制定不同的標準，並且受到文化的驅動，甚至可以通過財務或運營分析來推動，但您應該考慮一些常見標準：
- 以前的決定：您的公司可能會早先做出有關使用非員工的決定，例如臨時員工或服務合同。 與採購部門和您的PMO（ 項目管理辦公室）聯繫以獲取詳細信息。 看看他們如何處理這個清單上的問題，並彙總經驗教訓。
- 專長：您是否在沒有足夠專業知識的情況下執行職能或生產產品，或者您在保留經理方面遇到問題？ 目前的管理層是否有解決這些問題的計劃？ 如果不是，這可能是一個很好的外包項目。
- 質量：即使一個職能部門具有合適的技能和經驗豐富的管理人員，您也可能無法獲得所需的服務水平。 經理是否進行客戶調查？ 客戶對產品或服務有何評論？ 質量上的差距或對客戶服務缺乏興趣是另一個外包標誌。
- 成本：特別優質的服務不一定是一個很好的價值。 你的成本與競爭對手相比如何？ 該功能是否產生月度報告：單位成本，運營成本，多年成本趨勢？ 如果此功能無法提供這些報告，則外包服務可能會提高您的運營透明度。
- 規模：當你檢查你的整個公司時，你會發現許多意想不到的發現。 保持專注！ 一個大項目比一些小項目更適合外包。 這個單一的大項目將需要更少的管理和管理資源。 保留一份全面的清單，但只選擇候選人，而不是在第一批項目中產生重大影響。
- 安全：您現在對潛在項目有了一個好主意。 是時候根據安全標準對它們進行過濾了。 安全是一個複雜而有爭議的話題。 不同的標準適用於不同的行業，有些公司比競爭對手更具安全意識。 了解內部和行業標準，並相應地限制外包項目。 在討論中包括法律 ，IT，公司安全，合規（如果適用）以及任何“風險”部門。
- 優先級：必須對每個項目（可能還有其他特徵）進行評分，然後為每個項目分配一個總的“外包價值”。 毫無疑問，對於哪些特徵最為重要，分數是否準確以及是否應考慮其他特徵，將會引發諸多爭議。 如果這個過程持續數月甚至數年，請不要感到驚訝。
- 溝通：當你優先考慮潛在的項目時，你舉行了很多會議並與很多人交談。 期待這些討論成為您針對外包目標的部門的公開信息。 始終假設這些討論將通常實時提供給您的員工群體。 認真思考的公司溝通需要做好準備並做好準備。 絕不要讓謠言成為比事實更好的信息來源。
執行您的外包計劃
在這個過程的最後，你會有你最初的外包計劃。 執行此計劃時還有更多步驟：確認數據，為特定項目創建子委員會，識別供應商，運行試點，授予合同等等。 但是，制定計劃為您提供了第一步也是最重要的步驟。