要更多地了解績效和潛在的九盒矩陣，以及為什麼它可以成為繼任規劃和領導力發展的有效工具，請參閱8 在繼任計劃和領導力發展中使用績效和潛在九盒矩陣的原因。
1.獲得一些幫助，以便第一次使用它。
使用九盒評估和培養人才的好處之一是缺乏複雜性。
雖然該工具可能很簡單，但使用該工具的人的動態卻不是。 如果團隊以前從未做過這樣的事情（排名練習），不要低估它可能導致的焦慮程度。 如果團隊使用了九盒，並且由具有該流程經驗的人員提供幫助，那麼這種九盒是最好的。 這可能是一個人力資源人員，業務發展顧問，負責領導力發展或繼任計劃的人員，或外部顧問。 一旦一個團隊使用了它幾次，他們通常可以自己做，但它仍然有助於有人促進對話，做筆記等。如果你是一個人才管理從業人員，試圖給某個人帶來專業知識，聘請某人引導你完成第一個任務，或者至少與某人一起為你做好準備。
2.開會前。
在使用它之前，檢查九盒和處理過程，以確保他們都了解並接受該目的和過程。
回顧如何填寫網格的機制，以及一些假設的例子。 最好事先決定如何評估績效（如果有的話，使用領導能力模型）以及如何評估潛力（使用特定的潛在標準）。 對於表現，最好使用三年平均數，而不僅僅是一年。
現在是建立基本規則的時候，特別是在會議行為和保密方面。
3.準備。
讓每位經理為自己的員工填寫一個網格，讓協調員收集並整理它們。 您還可以要求提供其他相關信息，例如當前位置的年份，多樣性狀態或保留風險。 我通常讓每位經理都繪製他們的直接報告經理（一次一個級別，所以我們將蘋果與蘋果進行比較）。 然後，我將所有名稱按級別整合到一個主組織網格上。
您可以開始兩到四小時的會議，但通常需要一到兩次後續會議才能完成。 為每個參與者提供合併網格的副本。 作為會議促進者或顧問，我經常會向會議主持人預告結果並討論任何潛在的地雷，特別是如果這是第一次與團隊合作。
4.開始。
在1A盒子裡挑選某人（最高的表現和潛力）比較容易，你認為那裡可能沒有什麼分歧。 要求僱員的保薦人經理解釋評估的基本原理。 問很多問題，然後邀請所有其他人發表評論。
不要急於; 這個過程的好處在討論中。 起初它可能看起來很慢，但隨著團隊對這個過程更加熟悉，速度將會加快。
5.建立你的“基準”。
在所有各方都有機會發言之後，如果達成一致，那麼你就有一個高績效和潛在的基準（1A），以供所有其他人進行比較。 如果觀點不一致，請詢問主辦單位經理是否想根據反饋意見改變主意 - 通常他們會這樣做 - 但如果不是這樣，就離開。 選擇另一個名字，直到你建立基準 。
6.討論盡可能多的時間允許的名字。
然後，您可以在1A框中討論其他名稱，然後移動到邊框（1B和2A）。 然後轉到3C框，再次，促進對話，為低績效和潛力建立另一個基準。
繼續討論每個人，或時間許可。
7.討論每個員工的發展需求和行動。
如果時間允許，或者最有可能在後續會議上，團隊可以討論每個員工的個人發展計劃（IDP） 。 繼任計劃的重點應放在右上角的框（1A，1B和2A） - 這是該組織的高潛力池。 另一種選擇是討論發展作為評估討論的一部分，而這個人的長處和短處正在討論中。 對於表現不佳的人（3C），應該討論和商定行動計劃。
8.每季度跟進一次，監測發展計劃。
如果沒有監測和跟進，那麼很可能發展計劃將被忽略或漏掉。 致力於人才開發的組織跟踪任何其他重要商業指標的國內流離失所者。 測量得到的結果通常會完成。
9.至少每年重複一次評估流程。
組織是動態的 - 人們來來去去，對績效和潛力的看法可以根據結果和行為而改變。 定期重新評估和更新發展計劃是重要的。