為什麼寫初始條款非常重要？ 租賃代理人代表房東的利益行事。
如果代理人誤解或企圖以任何方式改變房東的指示，以書面形式出具的條款可以告訴您房東，根據租賃代理提供的信息，您的抵償報價是誠信的。
如果他們沒有書面形式，你也可能會誤解租賃條款。 根據您誤解的信息，這可能會導致您對付太高或太低。
書麵條款的另一個原因是它允許您有時間研究更多關於租約的問題，向律師詢問條款，甚至將條款與您正在考慮的任何其他租約進行比較。
以書面形式要求條款絕不是您向前進的法律承諾。 你總是可以選擇反擊這些術語，或者直接把它們徹底放棄。
反要約
當你買房子時，你就談判價格。 賣家列出了他們希望從銷售中獲得的金額的房子，但幾乎總是希望得到更少。
有興趣購買房屋的買家將以書面形式向賣家提交一份還價。 在這種情況下，還價是以低於賣方要求的價格購買房屋的要約。 簡單地說，還價就是討價還價。
商業租賃也是如此。
雖然有些租約可能真的是不可談判的，但大部分情況下，它就像買房一樣：房東或房產中介要求一個租金價格（或一套條款），但允許一些談判空間。 換句話說，在商業房地產中，租客（或承租人）幾乎總是會提交還價，所以房東會誇大價格和/或條款。
初始談判過程
一旦你表示有興趣租賃一個空間，一些房東只會為你提供一份說明租約要求條款的表格。 這些表格可能會有響應部分或附件，以完成您可以提供報價的地方。 其他人可能會提供一份上市文件（廣告或傳單）與“詢問條款”。
然而，在大多數情況下，提交一份信函或其他書面形式的與反要約的溝通是最符合您的利益。 為什麼？ 因為在信中你可以包括賣點，說明你為什麼會成為一個理想的租客，告訴房東你的生意，並使交易更具個性。
對於擁有多個利益相關方的熱門房產，您的信函可以作為銷售策略讓房東挑選您並同意您的條款。 談判可能會來回，所以要耐心等待。 上市代理通常有自由作出決定，但最有可能需要與房東協商。 這可能需要時間。
如果您在一到兩個工作日內沒有收到回复，可以跟進。 但盡量不要顯得絕望或過於焦慮，因為這可能會影響談判的結果。 請記住，大多數房產代理希望盡可能快地移動房產，所以他們通常不需要太多的“嘮叨”。
準備要約或反要約信
即使您擁有獨資企業，您的還盤報價也應該從您的企業中提出，而不是由您本人提出。
你的優惠信是銷售點。 您要求的是更有利於您的不同條款，您希望業主將您和您的業務視為一個不錯的選擇。
您的錄取通知書應始終包含以下信息：
可出租的人
包括您的企業名稱，其中包括您在法律上建立的名稱以及您在其中進行業務的任何其他名稱。 請記住，如果您是獨資經營者，從法律角度來看，您和您的企業是一樣的，即使您在租賃上列出了您的業務，您也可能對整個租賃承擔個人責任。
您的業務結構
如果您已註冊，請告訴您註冊的地點。 如果您是免稅組織，請在您的信中註明。 地主為您提供贈品或福利來獲得免稅是很少見的，但他們可能更傾向於與騎自行車俱樂部談判或出租給一個崇高事業。 此外，了解您簽署租約的個人責任非常重要，並會因業務結構而異。
你從事商業的時間有多長
如果您的業務不到兩年，您可能還希望包括關於您的成功或未來增長預測或業務計劃的聲明。 如果你不能證明你的生意做得很好，那麼房東不可能出租給你的公司，如果沒有人親自批評或保證租約。
您業務的性質
你是做什麼？ 簡要和重點。 如果有任何特殊的考慮，房東需要知道您的所作所為。 例如，如果您經營使用有害物質的企業，將步入式患者送到醫療機構，或存放物超所值的物品，房東需要知道該物業使用受到限制的情況。 租戶做什麼會影響房東的財產價值和保險費率; 所以說實話。
聯繫信息
一定要包括可以聯繫到的電話號碼，如果可能的話，還有電子郵件地址。 如果您只能在特定日期或特定時間內到達，請將其包含在內。 如果您沒有及時回應房東或房產經紀人，他們可能會認為您沒有興趣。
您的建議條款（或對方報價）
盡可能完整和清楚（請參閱“列出租賃條款”下的更多信息）。
在要約或反要約中列出您的租賃條款
談判達成交易的最佳方式是清楚了解您提供或願意接受的內容。 如果它沒有寫入，那麼稍後很難證明某件事情被排除在你認為應該包含的租約之外。
把事情寫下來可能需要更長的時間，但如果事情在後面出現問題，它會為您提供一些法律保護。 如果你時間緊迫，無法郵寄信件 - 交付一封信。 如果這是不可能的，寫得很好的電子郵件就足夠了。
如果您對澄清的特定租賃要求不確定 - 並嘗試以書面形式作出澄清。
租約的長度
如果你想改變租賃條款的長度，清楚。 例如，您想要的租約是兩年有三年，一年續約選項（共五年）; 還是直接的五年租約，沒有續約選擇？ 這會對您鎖定租約的時間以及房東如何看待您要求的其他條款產生非常大的影響。
大多數業主喜歡兩年或更長時間的租賃，但從不猶豫要求租用一年。 為期一年的租賃可能要多一點，或者租賃續約選項較少，但您的時間較短。 除非你是一家價值數百萬美元的公司，否則簽署租約讓你在這個空間使用超過兩年的時間很少有商業意義。
請記住，如果你的業務超出了這個空間，你不想被長期租賃困擾。 或者更糟糕的是，如果您的業務陷入困境，而您需要降級到更小的空間，您可能很難打破租約。
財產狀況
如果您要求“按原樣”提供空間，或者您需要房東先修理或改善。 如果您計劃翻新房產，請簡要描述建議的翻修。 您希望這包括在租約中，因為如果您翻新某些類型的房產，房東通常會提供某種激勵或“補貼”。 如果您不確定您可能提供的任何裝修費用，請保持開放。 要提交更詳細的房東評論翻新信息，為您提供一些改進建議。
入住日期
當你想要實際擁有物業時，告訴房東（入住，進入或負責物業）。 在某些情況下，您實際持有的日期可能與您開始支付租金的日期不同。
例如，您可以要求房東確認入住日期和租金開始日期為20xx年1月1日，但要求第一個月免收租金。 在這種情況下，租約將於20xx年1月1日開始，房東可以註銷免費月租金。 租戶將佔用該空間12個月，租約將運行12個月。
獲得同樣東西（免費月租）的另一種方式是要求20xx年1月1日的入住日期，租賃狀態日期為20xx年2月1日。 這意味著租約實際上將從您入住日期或20xx年2月1日起一個月開始。
這種談判只適用於已經空置的空間，房東希望有人搬進來，因為這有利於租戶。 實質上，您不僅可以獲得一個免費的月租，還可以在12個月的租約中獲得13個月的入住。
如何撰寫優惠或反要約函
以下是可以（並應該）修改為可用作初始要約或還價以為您的企業租賃商業空間的樣本信。 它並不是要取代法律建議，而只是為了表明您可以表達對租賃特定空間的興趣。
粗體信息應該用您自己的信息和租賃條款代替。
（插入今日日期）
（ 插入業主或上市代理的名稱）
Happy Landlord女士
123街
Z套房
城市，州，郵政編碼親愛的女士樓主 ;
這封信是代表（您的公司的INSERT名稱）在出租位於以下地址的房產（ INSERT完整地址，包括街道地址，單位或套房號碼，城市，州和郵政編碼）以表示您的興趣。
（ 插入您企業的名稱）是（您擁有的INSERT類型的企業 - LLP，合夥企業，獨資企業等）（ 插入關於您的業務的簡要聲明）。
（ INSERT業務名稱）自（ INSERT開始日期或業務年數）開始運行。 由於激動人心的增長，我們需要更大（或更多，更適合等）的設施。
（注意：即使你在家工作，也不要在你的建議書中提供這個信息，盡量避免在初次接觸時提供你有家庭生意的事情 - 這可能會讓你對房東聽起來很小而且不穩定。）
在仔細評估公平市場價值後，我（我們）提出以下條款供您考慮：
請在此列出所有條款，包括租賃期限，續租選項，租金，附加費用，租賃類型，年增加額等。您希望在本段的租賃細節中包含或處理的任何內容。 一定要包括任何你想要的裝修或修理，或者需要房東在這個空間進行修復，或者你會自己做。 要求免費租金，家具和額外停車位 - 您可能需要的任何東西才能使空間適合您的業務。
我很高興看到租用上述空間的前景，並認為（ INSERT業務名稱）對您來說是一筆資產。 如果您對此租賃條款或業務方面的建議有任何疑問，請通過（ 插入電話號碼和最佳時間電話）與我聯繫，或通過電子郵件（ 插入您的電子郵件地址）與我聯繫。
感謝您花時間考慮此優惠。 我期待著及時和滿意的答复。
恭敬地提交，
（用2-3個空行留下墨跡簽名）
（ 插入你的名字 - 首字母大寫）
（ 插入您的標題 - 首字母大寫）注意：如果您包含任何附件或複制其他任何人，在商業信函中顯示的首選方式是在簽名後顯示，如下所示，並按以下順序：
恭敬地提交，
（用2-3個空行留下墨跡簽名）
（ 插入你的名字 - 首字母大寫）
（ 插入您的標題 - 首字母大寫）外殼：（在不同的行上列出多個，縮進）
cc：詹妮弗巴恩斯，上市代理
如何格式化商業信函的第二頁
如果您的信件長度超過一頁，則開始第二頁的標準商業信函格式如下所示：
信：
今天的日期
第二頁
然後跳過兩到三個空白行，然後從第二頁開始的地方開始。
如何提供優惠信
您可以通過電子郵件發送您的優惠信，手動發送，或者發送包含優惠信的附件的電子郵件。 如果你仍然在為包括什麼條款而努力，這裡有更多關於談判最佳條款的提示和建議的文章！
撰寫優惠信的技巧
- 請記住，這是一封商業信函。 保持乾淨，簡單，重要，但不要害怕使用有意義的“賣點”來幫助贏得房東。
- 避免使用幽默，俚語，或提供關於政治，宗教或與信件目的無關的任何其他主題（提出要約）的個人感受。
- 不要使用香味或“褶邊”文具。 你的報紙應該是白色的，字母大小的，沒有邊框的，或者你平時的公司信箋抬頭。
- 用普通的白色商業大小的信封郵寄信件。 千萬不要折疊以將信件裝入較小的信封中。 如果您的信件包含7頁以上的附件，請使用平坦的8-1 / 2 x 11英寸信封。 確保在信封左上角包含退貨地址，並確保您已將足夠的郵資放在信封上！