以書面形式請假也增加了您的經理會批准您的請求的機會，並有助於保持您的工作地位，以最大限度地減少您職業生涯的影響。
申請離職的程序
請求正式離職的典型過程是與您的經理或人力資源部門討論您的情況。
理想情況下，您應該首先給您的直接主管寫一封信（或更通常的電子郵件），請求召開會議討論您是否以及如何申請休假。
在這封信中，你應該提供：
- 您需要請假的理由 （例如孩子的出生或領養，個人或家庭健康問題，失去親人或緩解過度工作壓力）
- 你願意做的事情，以幫助你準備缺席（例如：培訓你的替代品，寫一份日常工作流程的詳細手冊，或在你不在時提供問題）
- 您所期望的離職和重返工作日期
- 要求您的主管協助您協助您與高級管理人員和/或人力資源部門協商請假過程
一旦你和你的主管出席了這個會議，就可以通過書面申請請假來跟進對話。
這將發送到您的人事檔案中，以啟動正式的請假過程並提供文件，以便您可以批准您的請假。
貴公司可能製定了一項適用於請求離職的政策，其中規定了可能授予休假的原因以及員工有資格使用多少時間。
詳細信息請查看您的員工手冊。 如果制定了一項政策，請務必遵守那些請求請假的指導原則。
請求休假的應該做的事和不該做的事
以最好的方式請求離開是很重要的。 以下指導方針將幫助您撰寫有效，專業和體貼的申請。
- 盡可能多地註意。 為您的工作安排保險並處理與休假相關的人力資源需求需要時間。
- 知道你的權益。 “家庭和醫療休假法”賦予許多僱員無償休假，以處理醫療條件和家庭需求，例如孩子的出生或收養或與家庭成員的現役軍人服務有關的緊急情況。 為擁有50名或以上員工的公司工作的合格員工在12個月內有權享受12個工作週的無薪假期。 在請假前查明你是否被覆蓋 。
- 首先與您的直接主管進行溝通 ，並以書面形式概述您的要求。
什麼包含在你的正式信函中
請求正式請假時，您的來信應包括：
- 請求請假
- 你期望離開工作的日期
- 您計劃返回工作的日期
- 在可行的情況下提供援助
- 感謝您考慮您的請求
請參閱下面有關請求正式請假的信件的示例，以及信件和電子郵件，說明要求延長工作時間的原因。
正式的缺席書請求：書面示例
在與員工的主管討論之後，這封請假信件提供了正式的請假請求。
你的名字
你的地址
你的城市，州，郵政編碼
你的電話號碼
日期
主管姓名
標題
組織
地址
市，州，郵政編碼
親愛的Mr.Ms。 姓：
這封信是正式請假請假，以跟進昨天的會議。 正如我們所討論的那樣，我想請求20XX年4月1日至6月30日的休假。
我將於20XX年7月1日重新開始工作。
請讓我知道，如果我可以提供進一步的信息，或者如果你有任何問題。
非常感謝您的考慮，讓我有機會休假。
此致
你的簽名（硬拷貝信）
你輸入的名字
如何通過電子郵件發送正式的缺席請求
以下是一封要求請假的電子郵件示例。
主題：離開 - 約翰杜利
親愛的詹妮弗，
正如我們昨天所討論的那樣，我想請求我的工作正式休假。 我計劃離開20XX年的7月1日 - 20XX年12月31日，重新開始20XX年1月1日的工作。
如果獲得批准，我很樂意幫助制定計劃，以便在我不在時承擔我的工作量。 我也可以在我離開時回答問題並提供幫助。
如果您需要任何其他信息，請告訴我。 非常感謝您考慮我的要求。
最好，
約翰
更多信件例子： 休假缺席信 - 家庭原因 | 缺席藉口信件| 基本的缺席信 | | 缺席請求的醫療假