保持項目前進
我們還將介紹一些您可以使用的變更管理工具以及項目範圍管理如何發揮作用。
在我們談論流程或工具之前，我想討論一下你的前景要改變。
接受改變發生
項目管理生命週期的任何階段都可能發生變化。
讓項目管理上的變化更輕鬆的最簡單方法就是知道它將會發生並為此計劃。
在變化發生之前製定應對變化的策略是使每個人都能接觸到不同的最快方式。
定義的，結構化的變更管理流程是最好的開始。 如果有人建議項目應該做一些與當前計劃不同的事情，並且避免項目失敗的好方法，那麼這將是你的劇本。
變更管理流程
變更管理流程如下所示：
- 接收有關更改的信息
- 評估變化，包括規劃將要進行多少工作
- 準備一個關於是否值得前進的建議。
- 然後你從項目發起人那裡得到一個關於你是否應該納入變更的決定。
讓我們依次看看這些步驟。
接收有關更改的信息
您將收到更改項目的請求。 您可以通過數百種不同的方式接收信息：在會議中，電子郵件中，電話中，走廊上，晚上沖出辦公室。 理想情況下，您將獲得有關變更申請表的信息，但您應該知道，在現實生活中，許多重要的利益相關方認為完成這種文書工作是項目經理的工作。 而在你的公司，它可能是。
使用您的項目變更請求模板（更多內容在一分鐘內）捕獲請求的所有細節，但非正式地與您一起到達。 然後通過發起者運行表單，以便您知道您已準確反映了他們想要的內容。
請記住，更改也可能是關於解決問題。 不要總是認為變化將與投入工作有關。無論您是增加還是減少項目範圍，流程都是相同的。
進行變更評估
詳細查看更改請求。 您將評估對以下方面的影響：
- 時間表
- 文檔
- 到目前為止所做的工作還有待完成
- 預算
- 質量措施
- 範圍
- 資源可用性。
例如，軟件更改可能估計為5天。
這不僅會在計劃中增加5天，因為它會推出另一項任務，並在關鍵資源處於假期的時間範圍內移動該任務。 這項任務也需要移動，所以總體而言，這一改變會為計劃增加8天。 這需要5千美元才能完成，額外的8天將我們帶入供應商合同的另一個月，因此也需要考慮成本。 質量保持不變，但范圍發生變化以納入新變化。 所有相關文件都需要更新，包括已經開始的項目計劃和培訓手冊。
如您所見，簡單的5天更改可能會產生廣泛的影響。 在決定是否進行變更之前，了解所有這些內容非常重要，因為完整的畫面可以改變結果。
準備並提出建議
現在你知道這個變化的全部影響，你可以提出一個關於它是否值得繼續的建議。
在某些情況下，它不會，因為預計的收益將低於成本。 在其他情況下，可能會有足夠的收益來抵消額外工作的成本。 在其他情況下，您可能會發現這種變化會對成本產生負面影響，但對此無能為力，因為這是一個監管或合規問題，或者是像組織結構重組等其他內部原因。
獲得決定
對於屬於您的授權限制範圍內的微小更改，您可以自行決定是否接受更改（通過團隊的正確輸入）。 任何更大的應該由項目發起人或項目委員會批准。
記得回頭告訴別人他們的變化是否被拒絕。 如果可以的話，你想避免惱人你的項目干係人 ！
變更管理工具
有許多變更管理工具可用於使此過程更輕鬆，更簡化。 我建議：
- 清單或流程圖，讓人們準確地了解他們必須做些什麼來改變您的項目範圍。
- 模板更改請求表單。 這可以通過自動化的工作流程聯機。
我們來看看接下來的項目變更請求。
什麼進入項目變更請求
項目變更申請表應包括：
- 請求變更的人的姓名（'請求人'）。
- 一個唯一的標識符，就像更改號碼一樣（稍後您可以添加此標識符，因為任何提出請求和使用表單的人都不知道要在該框中放置什麼內容）。
- 提議的更改的描述，盡可能詳細地進行管理。
- 變化的類別。 理想情況下，您將預先填充此部分，以便他們只需勾選框。 這是一個很好的地方，可以說明一個變化是與監管還是內部合規相關，就好像它（真的）一樣，那麼你就可以繞過很多規劃和評估步驟，並且只是簡單地繼續。
- 變化的原因。 這樣做的理由是什麼？ 為什麼請求者想要它？
- 改變對項目各種不同要素（包括時間，成本，質量，範圍）的影響。 他們可能沒有全部細節，因此您可能需要在變更評估步驟中與他們一起填寫空白。 他們應盡可能地完成。 您在這一點上尋找的最低要求是讓他們確認是否會增加，減少或更改現有的項目參數。
在更改請求表格的底部會有一些細節供您填寫，因為更改將在以後進一步討論。 您的模板還應包含以下空間：
- 更改決定：接受，拒絕或推遲
- 作出決定（或小組）的人的姓名，加上決定的日期和任何其他意見。
提出請求的人將不知道結果 - 沒有人會 - 所以這些框將保持空白，直到合適的小組開會討論您的建議並做出決定。
變更和項目範圍管理
項目範圍管理是您控制項目內容和非項目內容的主要方式。 當您收到對項目範圍的更改時，您需要考慮整體影響項目的方式。 您的變更管理流程可幫助您實現此目的，並將其置於上下文中，管理變更只是管理範圍的一小部分。
這裡值得談論“項目管理知識體係指南”（PMBOK®指南） - 第五版如何涵蓋項目變更管理，因為它不像您想像的那麼直觀。 PMBOK®指南在項目範圍管理部分包含一個名為“控制範圍”的過程，這是一個很好的開始。 但是，項目的變更管理過程需要以更加一體化的方式進行處理，這在文中有所體現。 PMBOK®指南用戶還應參考“執行綜合變更控制”流程，因為該流程闡述瞭如何鏈接所有內容。
為了成為PMP，您需要了解PMBOK®指南如何涵蓋變更管理，因為這將是您將要審查的內容。 但是，您應該記住，您實際在項目中使用的變更管理流程需要整合，易於遵循和實用。
通過變革過程幫助您的團隊的5種方法
您的項目團隊對您的項目取得成功至關重要，因此在您管理項目變更時讓他們有所幫助。
以下有5種方法可幫助他們快速了解項目變更管理流程。
1.談論變化。 讓他們知道項目的變化是正常的，他們應該期待它。
2.分享過程。 上面我們已經談到了變更管理流程，但這並不是每個人都能自然而然地獲得的。 除非你告訴他們，否則你的團隊成員將不知道該做什麼以及對他們的期望。 建立一個簡介，與他們一起完成整個過程，讓他們知道他們在這個過程中的作用。
3.讓它變得容易。 當一個項目經歷一個範圍的變化時，這可能會讓人迷失方向。 時間表錯了，預算可能不同，要求肯定不同。 團隊可以發現一個令人不安的變化，尤其是一個大的變革，這個變革顛倒了他們以前認為的決定（確實發生了）。 為他們盡可能簡化流程。
4.在那裡幫助。 一種新的工作方式需要一段時間才能入睡。如果您以前以非正式方式管理項目變更（或根本不管），那麼對正式流程的更改可能需要一段時間才能成為“我們在此處做事的方式“。 告訴團隊，如果他們想要從你身邊跑過去，你就在那裡幫助他們。
5.不要害怕說不。 並非所有的變化都是明智的建議。 讓你的團隊知道，如果他們強烈地感到這次改變對於這個項目來說不是正確的事情，那麼你會在與變更請求者的對話中支持他們。
如果不能有效地管理變更是你的項目出軌的方式之一， 那就小心了。 掌握了這些信息後，您現在可以開始以受控方式處理項目變更。