創建一個將獲得結果的RFP
，有時候被稱為RFP或RFQ，用於“報價請求”，是一家公司在購買產品時發布的文檔，並且希望將其規格提供給公眾。 通常情況下，有幾家公司會競標這項工作或工作，並且會招攬更具競爭力的價格。 但是，如果您沒有正確準備RFP，那麼您的努力可能會產生浪費您時間的投標，或者更糟糕的是，根本沒有投標。
以下是如何去實現最佳成功的方法。
難度：一般
所需時間：通常需要幾天時間
就是這樣：
- 做好你的功課：在你開始撰寫你的RFP之前，弄清楚你需要什麼，想要什麼，以及什麼是可能的。 如果您的月銷售額從未超過25美元，則不要為每小時可生產1,500個小部件的機器發布RFP。 當信使可以像騎自行車一樣快速通過交通時，為飛行汽車簽發RFP是毫無意義的。
- 區分您的需求和希望：如果您想要購買可以在工作現場在總部和您的麵包車之間傳輸圖片的應用程序，則可以指定每秒所需的圖像數量，所需圖像的最大尺寸以及必要的決議。 當然，讓這些圖像變成彩色可能會很好，但這真的很有必要嗎？ 如果你真的需要某些特定的話，請使用“will”，“shall，”和“must”等詞。 這表明這些是要求。 僅僅是“想要”的規格應該用“可能”，“可以”和“可選”等詞來標識。
- 確定獲勝者的樣子 ：您針對RFP獲得的建議將有所不同。 每個響應公司都會有不同的優勢和劣勢。 有些人會關注最低成本。 其他人將以最好的質量進行改進 。 不過，其他人將提供完整的功能集。 確定你要找的東西 - 最低的成本，最快的交貨或兩者的組合。
- 組織文件 ：任何你為商業寫作的東西都應該給予很多思考，並應該組織起來。 大綱是一個很好的開始。 至少，您需要部分介紹，要求，選擇標準，時間表和流程。 這些部分中的很多部分都會有小節。
- 撰寫簡介 ：這是您向潛在投標人解釋您為什麼要發布RFP的原因，以及您希望通過這樣做實現的目標。 引言還可能包括其他部分的關鍵要點摘要，包括截止日期。 為圖像傳輸系統引入RFP可能是這樣的：“XYZ公司要求建立一個高度可靠，易於使用的系統，該系統能夠將圖像從主辦公室傳送到大城市任何地方的貨車。必須在2007年3月5日星期一上午8點前收到。“
- 解釋要求 ：這部分是最重要的部分之一，通常需要最多的時間。 您必須指定要傳輸的圖像的大小和清晰度以及必要的速度。 具體一點，但不要告訴投標人你希望如何完成這項工作，除非這是必不可少的。 您可能希望通過系統將這部分分為多個子部分。 例如：a）圖像尺寸和質量b）傳輸（可能包括所需的速度和任何要求，使傳輸安全）和c）所需的選項（您可能會列出顏色作為一個理想的選擇）。
- 選擇標準 ：您可以在這裡告訴投標人您將如何選擇中標。 你可以盡可能多地或盡可能少地洩露。 包含一個句子是一個好主意，比如“中標者，如果有的話，將僅由XYZ公司的判斷來選擇”。 一些政府RFP對選擇標準非常具體，但大多數商業RFP不夠精確。 您可能希望創建一個電子表格，對每個類別中的某個範圍內的每個出價進行出價，然後讓一個團隊從前三名得分中選擇“最佳”出價。
- 時間表 ：本節將告訴那些想要對您的RFP進行出價的公司，他們必須採取多快的行動以及預計流程需要多長時間。 在設定最後期限時合理。 不要徵求復雜系統的建議，然後讓投標者在短短的幾天內作出回應。 如果您的RFP很大，如果您希望的購買很複雜，或者您需要更詳細的回复，請花費較長時間準備出價。 這也是您可以告訴投標人評估過程需要多長時間，何時會通知他們是否成功以及他們必須多久交付的地方。
- 流程：使用本節來解釋流程的工作方式，從發送RFP到授予合同並開始工作。 這部分可能會說，“在上面第8步中規定的日期，所有投標都會被審查，以確保它們符合所有要求並且是有回應性的。所有響應投標都會在X類中得分你希望），最高三個投標將由提案組評估，以選擇中標者和候補投標者。與中標者的談判預計將在兩週內簽訂合同。
- 決定如何發送RFP ：大多數RFP郵寄出去，但他們不一定是。 您可以通過電子郵件發送RFP，也可以將其發佈到公司網站上。 請確保指定投標人應使用的名稱或號碼來識別他們正在響應的RFP。
- 決定誰將收到RFP：您可能已經識別出您想要購買的供應商。 你的公司甚至可能有一個可接受的供應商名單。 如果沒有，您可以通過專業網絡 ，在線搜索或向其他材料的可信供應商索要推薦信，找到可能的供應商。 不要將你的RFP收到的名單限制在只有“大”公司或“已建立”的供應商。 您可能會發現更好的創意，甚至更好的小廠商的定價，他們往往更感興趣贏得您的業務。
- 發送RFP。