如何快速輕鬆地找到重要記錄
你唯一一次想到你的重要文件是當你需要他們時。 而且，通常，當你需要它們時你找不到它們，因為你沒有一個有組織和集中的系統來存儲你的重要文件和/或你最後一次需要它們，你只需將它扔回到海洋中在您的家庭辦公室，而不是把它放回它所屬的地方。
聽起來有點熟？
隨著你的所有重要文件遍布你的房子，你會浪費大量的時間和精力去尋找它們。 你也有可能完全失去其中一些。 但通過幾個簡單的步驟，您可以在本週末的一個小時內整理您的重要紙質文檔！
您需要一個小型雙抽屜文件櫃或一個便攜式懸掛式文件箱，多種顏色的懸掛文件（6種不同的顏色），馬尼拉第三切頂部文件夾以及防火保險箱（可選）。 或者您可以購買大型活頁夾和標籤插頁。 一旦你拿到貨物，你將按照六個步驟組織你的文書工作。
第一步：收集所有文件
在組織所有重要文件之前，您必須找到它們。 有時候說起來容易做起來難。
檢查你的家庭辦公室，就像抽屜里和放在桌子或桌子上的紙張一樣。 檢查一堆紙屑凌亂你的廚房檯面以及廚房抽屜和籃子。
看看你的臥室梳妝台和床頭櫃（你可能早上把他們留在那裡趕著忘了他們）。 最後但並非最不重要的一點，請檢查您的錢包或公文包，以了解您意外攜帶的重要文件（opps）。
第二步：分類你的文件
最重要的文件屬於以下六個類別之一。
按如下方式對所有收集的文檔進行排序：
- 房屋和財產記錄 - 抵押貸款，房地產契約，家居裝修項目和收據，家電手冊和擔保，房產稅信息，家庭保險政策和手冊
- 自動記錄 - 標題，維修記錄，保險單和信息，貸款信息和付款記錄
- 健康記錄 - 保險政策，健康保險福利手冊，醫療福利解釋，醫生賬單，處方清單，靈活的支出信息，醫療收據，醫療指令，人壽保險單
- 財務記錄 - 銀行對賬單，納稅申報表，稅務扣除記錄，投資記錄，貸款記錄，信用卡賬單
- 電子記錄 - 手機合同和手冊; 銷售收據和電腦，筆記本電腦和iPad的保修; 有線和互聯網計劃和賬單; 無線路由器銷售收據和手冊
- 個人記錄 - 出生證明，結婚證書，離婚證書，監管文件，社會保障信息，免疫記錄，護照，兵役記錄，洗禮和確認記錄，遺囑，葬禮計劃和墓地信息。 如果你有寵物，你也可以在這個類別中包含他們的重要文件，如獸醫和疫苗信息。
第三步：找到你的重要文件
你的大部分重要文件可以存儲在一個普通的文件櫃或便攜式掛文件箱中。 然而，有一些應該存放在防火保險箱或非現場保管箱中，例如保險箱。
重要文件是替換非常困難或非常耗時的文件。 他們可能包含敏感的個人信息，這些信息可能會在入侵或搶劫事件中受到損害。 在這種情況下，你的住宅被火災或洪水摧毀，你希望這些重要文件保持完整。
對於大多數人來說，以下文件將被視為至關重要：社會保障信息，出生證明，保險單以及代理人的聯繫信息，遺囑，物業契約，車輛名稱，護照以及任何需要原始簽名的合同或協議。
製作所有放置在防火保險箱或非現場存儲選件中的重要文件的主清單 。
第四步：複製你的錢包
我們大多數人每天都會在我們的錢包中攜帶重要信息。 你知道你錢包裡的一切嗎？ 如果你的錢包丟失或被盜，你會怎麼做？
複製您的駕駛執照，捐贈者卡，健康保險卡，健身房雜貨店會員卡，倉庫俱樂部等會員卡，最重要的是所有信用卡和借記卡（複製正面和背面）。 請將這些副本與您的其他重要文件一起保存：
第五步：創建一個簡單的文件系統
歸檔系統越簡單，您就越有可能在一致的基礎上使用它。 取每個重要文件的類別並為其指定一個懸掛文件的顏色：
- 家庭和財產記錄
- 自動記錄
- 健康記錄
- 財務記錄
- 電子記錄
- 個人記錄
將適當數量的掛起文件添加到您的文件系統中，以獲取每個類別中的文件數量。
使用manila文件夾並為每個類別中的每個單獨文檔創建一個文件夾。 將文件夾放在適當的彩色懸掛文件部分。
如果您購買了大型三環活頁夾和標籤插頁，請使用上述記錄名稱標籤標籤，紙張打孔所有文檔並整理它們。 如果紙張不應該被紙張打孔，紙張打孔文件夾並將文件放入文件夾中。
現在，如果文書工作不是你的事情，這對你來說可能是一個自由的時刻。 您可以掃描所有這些文檔，將它們保存到硬盤驅動器，然後將其全部碎片化。 但請自行決定，因為有些文書工作最好還是保存下來。 用你最好的判斷力。
持續維護
既然你的重要論文是有組織的，讓他們組織起來。 每個月當您支付賬單時，請在您的文件歸檔系統的相應部分提交任何新文件。 同時，查看您在本月內從系統中刪除的任何文件，這些文件可能仍然不在備案系統中。 重新提交它們。 至少每年兩次，檢查文件系統中的文件，看看是否有任何文件可以清除。 在一年的第一年和每學年結束時，要遵循的一個很好的時間表。
只需付出一點努力，您就可以通過組織重要的紙質文檔來獲得長期利益。
由Elizabeth McGrory編輯。