制定一個項目風險登記冊，讓每個人都能輕鬆使用
你多久見一次風險登記冊在申請系統中遭受冷遇？ 他們是在項目開始時創建的，然後他們被遺忘，很快就會過時。
我們都知道，良好的風險管理需要定期識別新風險，以及審查現有風險和規劃緩解活動。 那麼我們如何才能讓這種情況更容易發生呢？
01良好風險註冊設計
鼓勵參與風險管理的一種方法是設計良好的風險登記冊。 設計良好的註冊機構將快速向項目組成員和其他項目團隊成員傳達項目整體風險級別。
在需要時，應讓用戶輕鬆獲取有關個體風險的更多細節。 反過來，這應該刺激每個人從風險角度思考 - 在發生新風險時發現並監控並採取行動以減輕現有風險。
02包含正確的字段
至少，您的風險記錄應該包括：
- 每個風險的唯一標識符
- 對風險的描述，包括原因，風險事件和影響，例如“由於下大雨，田地洪水將威脅作物。”
- 風險應對措施
- 風險所有者
03附加措施
您可能想要包括風險項目的概率，影響和總體風險的定量度量以及緩解後的剩餘值。
如果您使用Monte Carlo方法或預期貨幣價值等風險評估技術，自動計算的數值和字段可能會有所幫助。 其他有用的字段包括關鍵日期，風險類別，風險響應類別，鄰近度，緩解成本和狀態。
您可以包含的字段數量沒有限制，但只有關鍵字段應顯示在所有風險的列表視圖中。 否則，列表視圖可能會變得過於詳細。 理想情況下，觀眾可以看到詳細視圖，該視圖顯示了在列表視圖中單擊風險條目時，特定風險的所有字段。
04另一種選擇
您可能還想為每個項目創建一個風險註冊數據庫，因此您不受限於一組標準字段。 儘管電子表格可以幫助您跟踪項目，特別是較小的項目，但實際的數據庫可能會更好，例如可以在Kahootz或Podio中創建的數據庫。 它們可以在需要時更輕鬆地添加文檔和大量文本。
05交通燈
視覺衝擊力很難擊敗交通信號燈系統。 用戶直觀地知道紅色意味著高風險，琥珀意味著中等風險，而綠色意味著低風險。 這為讀者提供了快速的視覺線索來幫助他們理解。
06安全功能
您可能希望通過允許項目團隊的所有成員以及可能的一些利益相關方查看風險註冊來鼓勵參與。 但是，您應該為您的註冊設置用戶訪問權限，因此只有某些項目角色（如項目經理 ， 項目支持人員或風險持有人）才能對其進行編輯。 您可以創建一個審核跟踪誰更改了什麼以及何時更改。
07總結風險概況
高級項目團隊成員和利益相關者（如項目委員會和公司/項目管理人員）可能沒有時間來消化每種風險的清單視圖。 對他們來說，總結風險簡介可以快速瀏覽項目呈現的總體風險。 它說明了每個概率和影響級別的風險數量。
08這是溝通的一切
請記住，當您設計項目風險註冊時，不僅僅是列出風險和緩解行動。 目的是溝通和吸引你的同事進行風險管理。 你的設計應該為不同的觀眾反映這個目標的不同觀點。 一個設計良好的風險登記冊可以通過這種方式改善項目中的風險管理。