員工通常也必須寫更長時間的缺席或其他延長時間的藉口信。
在其他情況下也會使用正式的藉口信件，例如沒有陪審員的職責或缺席。
請閱讀下面關於編寫正式的藉口信函的提示，以及兩封樣本信件：一份樣品在您錯過工作前發送給雇主，另一份樣品在接下來發送。
寫一封正式的藉口信的提示
- 按照商業信函格式。 寫信時請使用正式的商業信函格式 。 你希望這封信是專業的。
- 了解你的雇主的政策。 在你錯過工作之前，確保你知道讓老闆知道你不在的政策。 知道你是否需要告訴你的老闆，以及你應該如何得到他或她的信息（例如電話，信件，電子郵件）。 還要看看你需要告訴你的雇主有多遠。
- 盡快寄信。 如果可能的話，在錯過工作之前發送你的藉口信。 你想讓你的雇主有時間重新分配任何你的任務。 如果您要求延長請假時間，請儘早寄出此信。 如果您沒有時間發送正式信函，請考慮發送藉口電子郵件 。
- 保持簡短。 不要詳細說明你為什麼缺少工作（例如，如果你生病了，或者有關個人問題的詳細故事，可以列出一長串症狀）。 相反，只需簡要說明你將缺席的那一天或幾天，然後解釋（簡要）為什麼。
- 提供幫助。 你可能會考慮以某種方式彌補你的缺席。 例如，你可能會說在你不在的時候你仍然會使用電子郵件，或者你可能會提出在一兩個小時後工作來完成一些錯過的項目。 如果您可以提前準備好缺席，請向您的一名或兩名同事或員工尋求幫助，以完成您將缺失的任務。 當你要求更長的請假時，這一點尤其重要。
樣本正式藉口信（失踪之前）
日期
雇主的名字
雇主的頭銜
組織
地址
城市，州，郵政編碼
親愛的Mr.Ms。 姓：
請接受本函作為正式通知，我將無法參加20XX年9月1日至20XX年9月5日的工作。 我將參加本週早些時候與你談過的專業發展會議。
我已經安排在工作時間通過電子郵件發送電子郵件，我將每天打電話給辦公室一次，以查看我錯過的內容。
請讓我知道，如果我可以提供任何進一步的信息，或者如果你需要任何其他信息，使我的缺席運行順利。 謝謝你讓我抓住這個好機會。
此致
你的簽名（硬拷貝信）
你輸入的名字
正式的藉口信樣本（缺失工作後）
日期
雇主的名字
雇主的頭銜
組織
地址
城市，州，郵政編碼
親愛的Mr.Ms。 姓：
請接受本函作為正式通知，說明我因疾病無法參加20XX年9月1日的工作。 我已經完成了本週在我缺席期間錯過的任務。
請讓我知道我是否可以提供任何進一步的信息。 謝謝你的理解。
此致
你的簽名（硬拷貝信）
你輸入的名字
發送電子郵件消息
有時候發送解釋你缺席的電子郵件更有意義。 例如，如果你想盡快告訴你的老闆你不會工作，電子郵件是分享這些信息的最快捷方式。 一些雇主甚至要求員工通過電子郵件提醒他們缺席。
如果您因為缺席而發送電子郵件消息，請務必保留電子郵件簡短內容，簡單說明您將不在的日期，並簡要說明您為何不在的原因。
另外一定要包括一個明確的主題行。 您可以在主題行中簡單寫上“缺勤”。 這清楚地解釋了你的電子郵件給你的老闆的目的。
如果您希望通過電子郵件發送您的藉口，請按照以下方式發送專業電子郵件 。