解決計劃外缺勤以減少缺勤
對於大多數公司來說，管理曠工的責任主要落在直接上司身上。
這些主管通常是唯一知道某位員工缺席的人。
他們處於了解個人缺席情況和早期注意問題的最佳位置。 因此，他們積極參與公司的缺席程序對缺席政策或計劃的總體效果和未來成功至關重要。
為了確保主管們在管理曠工方面的舒適和勝任，他們需要得到高級管理層的全力支持。 各方必須了解缺席政策和程序的目的。 各部門之間是否存在差異; 一項政策可能失去效力。
為了提供更多的一致性，主管應接受關於缺勤管理的責任的培訓，建議如何進行有效的返工工作面談，並在必要時接受紀律處分方面的教育。
監事的責任
除了確保在員工缺勤期間工作得到適當的保障，還有一些主管需要採取的其他重要行動來管理缺勤現象。 他們應該：
- 確保所有員工充分了解組織的政策和程序，以處理缺席，
- 成為員工打電話時的第一個聯絡點，
- 為其工作人員保留適當的詳細，準確和最新的缺勤記錄（例如日期，疾病性質/缺勤原因，預期返回工作日期，必要時需要醫生證明），
- 確定任何引起關注的缺席模式或趨勢，
- 進行返工工作面試，以及
- 必要時實施紀律程序。
返工工作面試
主管對如何最好地管理缺勤的培訓應包括如何進行有效和公平的返工工作面試的指導。 最近的全國調查表明，這些訪談被認為是管理短期曠工的最有效工具之一。
重返工作討論將使主管能夠歡迎員工回到工作崗位，此外還要表現出管理層對控制和管理工作場所曠工的強烈承諾 。 面試將使支票能夠做到員工已經足夠重返工作崗位。
必要的文書工作可以完成，以便缺席和結論得到妥善記錄。 事實上，制定一套既定程序來調查和討論員工缺勤情況，可以憑藉其自身的不誠實原因阻止不出勤。
在缺席者返回工作之後（不遲於他或她返回後的一天），盡快進行面試。 應該給員工充分的機會概述他或她缺席的原因。 主管應該利用面試時間來探索員工可能導致缺席的任何問題。
目標是培養開放和支持的文化 。 這些程序是為了確保在需要時提供幫助和建議，並確保員工適合重返工作崗位。
員工通常會感到有機會在正式結構中解釋缺席的真正原因。 如果主管懷疑缺席原因的真實性，他/她應該利用這個機會表達任何疑慮或擔憂。
在任何時候，員工都必須意識到面試不僅僅是公司程序的一部分，而是一次重要的會議，在這次會議中缺席已經被注意到並可能影響未來的就業。 公司的紀律程序 ，如果發生不可接受的缺席程度，應向員工解釋。
在會議期間，採訪不應成為一種懲罰形式，而應被視為突出和解釋部門內部缺席的影響的場合。 絕大多數員工從工作中獲得了自豪感和成就感，應該鼓勵管理層將這些人視為負責任的成年人。
如果曠課繼續下去，建議懲戒程序
以下指南概述了在特定時間段內短期缺勤被認為超過可接受水平的情況下應採取的推薦步驟。
第一階段：諮詢面試
- 直屬上司應該建議員工對缺勤情況表示關注，嘗試確定疾病的原因並確定需要做些什麼來提高出勤率。
- 如果在此階段發現任何醫療狀況並且可能影響工作適宜性，則主管應安排與公司批准的醫生預約。 應在五個工作日內以書面形式向員工確認。
- 如果從討論中看，問題似乎不是由於潛在的不適合工作所致，那麼主管應該建議員工，儘管記錄的疾病可能是真實的，但預計出勤率會持續改善或者程序的下一階段將被採取。
- 在接下來的六個月裡，每月會自動檢查出席人數。
第2階段：第一次正式評估（ 口頭警告階段）
- 如果員工缺勤在分析和定期監測後繼續惡化，應邀請他與主管一起參加正式審查會議。
- 缺席記錄應在邀請員工參加面試的信中詳細說明。 應該告訴僱員她有權由工會代表或同事代表。
- 這次會議的目的是：
- 繼續討論缺席的根本原因，
- 向員工提供服務和她缺席的成本影響
- 向員工發出警告（除非在決定尋求醫療建議時），如果沒有實質性和持續的改善 ，她的工作可能因為無法保持可接受的出勤率而被終止。 這構成了口頭警告。 - 在需要醫療照顧的情況下，必須立即採取行動。 因此，會議只能延期完成這部分工作。 在五個工作日內，員工必須接受醫療諮詢。 會議隨後與人力資源部門重新召開，並討論了醫生的意見。
- 如果醫生確認工作健康，應該警告員工關於繼續缺勤的後果。
階段3：第二次正式評審（書面警告階段）
- 定期監測表明，缺勤模式沒有改善，將與人力資源部門安排第二次正式會議。
- 邀請員工參加會議的信函將包括缺席記錄，並再次提供有關陳述的建議。
- 會議中提供的任何有關健康不良或疾病性質改變的新信息都需要由公司批准的醫生進行評估。
- 員工應該有機會解釋他或她的缺席記錄。 如果適當，主管應通知員工正在發出正式的書面警告 ，並且該警告將留在員工檔案中一段指定的時間。 警告的副本應該發給員工和他/她的代表。
- 應告知員工，未遵守公司的出勤預期並改善目前不可接受的缺席記錄，將導致員工終止僱傭關係 。
- 如果對工作適應性有疑問，請根據醫生收到的指導繼續進行重新部署。 與員工工會代表（如適用）諮詢重新部署過程和選項。
階段4：臨時暫停工作
- 如果在執行紀律程序的前幾個階段後，出席人數不會有所改善，管理層可以暫時停工而無薪。 中止的意圖應以書面形式確認，並詳細記錄開始和結束日期。 暫停信函的副本應發送給員工代表（如適用）。
階段5： 終止就業
- 這是紀律程序的最後階段，員工因無法遵守公司的上班要求而被解僱。 解僱只能在高級經理和人力資源部的書面授權下進行。
- 致函員工的信函將再次包括關於代表的意見，並概述缺席記錄。 應該告知員工，由於面試的結果，他或她可能因無法履行工作職責而被解僱 。
- 如果有關於員工的健康或工作能力的新信息可能再次出現，可能需要諮詢公司醫生。
- 如果根據能力做出決定解僱，應將解僱通知書副本發送給僱員代表（如適用）。
- 員工可能有權對解僱提出上訴。 上訴應符合公司的紀律程序。
管理曠工方面的挑戰
請注意，主管常常不舒服或不願意報告超出可接受的缺勤率的人員。 由於主管人員面臨許多壓力，一貫實施曠工政策並不總是他們的首要任務。
試圖從管理曠工主題中獲取主觀性並確保所有員工都得到相同待遇，這一點很重要。 對所有人保持一致，持久和公平至關重要。 如果不能以不一致的方式解決或解決缺席問題，則可能導致士氣低落。
大多數員工會讚賞促進性的政策和計劃 ，而不是懲罰性的。 嚴厲或懲罰措施迫使員工上班可能導致員工“在工作時缺勤”。
他們做得盡可能少，並抵制任何努力讓他們做得更多。 應實施其他計劃，幫助員工參加工作，例如靈活的工作安排 ， 工作分享 ， 出勤獎勵和健康計劃。