選擇申請人跟踪系統選擇團隊和要求
在這裡，您將找到重要的調查領域，要求提出的問題以及在申請人追踪系統評估過程中進行分析的答案。 這些信息將引導您的公司尋找合適的申請人跟踪系統以滿足您的需求。
確定申請人跟踪系統決策者
在開始任何申請人跟踪系統評估過程之前，公司必須自行組織內部。 在準備評估申請人跟踪系統時，必須形成利益相關者的合作關係，並讓這些決策者有時間做出明智的決定。
您的選拔委員會應準備好評估每位申請人跟踪系統供應商的優勢和劣勢。 甄選委員會應該包括這些成員。
- 選拔主管：這通常是人力資源高級副總裁（SVP）或副總裁（VP），他們可以賦予其他委員會成員明確的指示和願景 。 該人還應該有能力根據投資回報率（ROI）向他/她的同行解釋供應商的選擇。
- 選擇經理：這個人必須對招聘過程和公司的痛點有一個全面的了解，以便創建適當的搜索和選擇策略。
- 委員會成員：確保用戶的聲音得到體現，並成功採用所選解決方案。
- 委員會成員：這些成員來自其他部門，為申請人跟踪系統選擇過程提供額外的輸入。 具有金融專業知識的人可以就供應商的財務穩定性提供投入，或比較每個申請人跟踪系統與項目預算相關的總成本。 IT貢獻者可以向委員會成員介紹供應商申請人跟踪系統的技術功能，並幫助比較每種解決方案與當前系統。
委員會成員應該是能夠識別技術工具，流程優化和客戶服務的價值的人員，因為這與您的企業人才管理願景相關。
記錄您當前的招聘流程
在組建申請人跟踪系統選擇委員會後，您的第一項任務是創建一份文件，以跟踪員工申請的過程 ， 招聘流程以及招聘經理，招聘人員和候選人的角色以完成招聘。 那麼你的委員會應該討論為什麼每一步都是必要的，如果它被淘汰會發生什麼。
簡化招聘流程，確保每一步都能真正增加價值，並幫助您創造優質員工。 這將使您的委員會能夠將您招聘流程的需求與每個申請人跟踪系統的功能進行比較。 此評估是了解聘用最佳實踐並審查和優化您當前招聘流程的絕佳機會。
確定申請人跟踪系統的要求
既然您已明確了您公司的招聘流程，那麼您的委員會已經做好準備，以確定您的公司對申請人跟踪系統的要求。 請記住，您希望對以下問題有一個明確的答案：
- 你為什麼要購買這個申請人跟踪系統？
- 您目前的招聘流程是否與您的公司目標保持一致？
牢記這些問題將有助於您的委員會強有力地購買申請人追踪解決方案。 為了讓申請人跟踪系統選擇與ROI有很強的關聯性，您的委員會必須在申請人跟踪系統中創建明確的期望。
您的申請人跟踪系統應該在招聘人員和招聘經理之間建立更好的關係，簡化申請單的創建和審批流程，並提高您的招聘質量。 您的申請人跟踪系統應該通過自動化簡化人力資源專業人員的招聘工作，從而創建一個更高效，更具成本效益的招聘流程。 這是解決常見人力資源挑戰的最佳時機，例如：
- 大量的簡歷沒有有效的接受，審查和管理方式。
- 大量的工作機會與繁瑣的內部溝通。
- 無法快速訪問信息並報告所有招聘指標。
- 由於偶然存儲簡歷而失去合格的申請人。
- 在本地或國外各分支機構和部門之間重複招聘工作。
- 採用國內技術的IT維護和支持費用過高。
- 無效追踪EEO-OFCCP合規性數據。
- 努力獲得IT部門對技術升級和增強的適當關注。
此外，請藉此機會考慮新工藝和技術的改進價值，例如：
- 避免使用不同的模塊，
- 改善溝通，以及
- 解決全球性問題。
為了保持這種可管理性，您需要確定必要的“必須擁有”以消除不合格的供應商。 例如，作為一個基本因素，委員會可能會決定只考慮提供基於Web的解決方案的供應商而不是已安裝的系統，因為託管解決方案消除了IT團隊的任何負擔。
確定申請人跟踪系統的要求
確定明確的業務目標將把您的優先事項與您的要求聯繫起來 您的委員會必須重點關注其最初的系統需求。 委員會必須避免被不符合貴公司優先事項的系統因素所分散注意力。 您已經認識到在形成自己的目標時需要考慮的重要業務目標和關鍵要求。
在申請人跟踪系統中考慮的關鍵要求
- 流程效率：集中流程可以改善各種任務，包括但不限於工作申請，跟踪，員工推薦和轉移計劃的管理。
- 允許候選人快速輕鬆地向您的組織申請薪水和每小時入職，而不需要經歷多頁問題。
- 可以促進大批量招聘，同時保持成本效益。
- 一個高度可配置，可擴展的解決方案，可以配置我們獨特的招聘管理流程，並且能夠隨著我們組織的發展或我們的流程變化適應不斷變化的需求。
- 改進的報告功能：許多組織面臨的挑戰是確定其在供應商，採購和比較指標方面的總支出。 通過單一來源進行協調可以實現準確的集中報告。
- 允許招聘人員搜索數據庫中的所有信息和特定參數。
- 包括一個報告中心，使用戶能夠運行臨時報告並保存未來使用的標準，並運行行業標準報告，包括每次租用費用，填寫時間，源效率等。
建立品牌認同和意識
- 品牌職業中心網頁可通過貴公司的網站訪問。
- 允許招聘者輕鬆將職業信息發佈到公司網站。
- 提供全球支持的多語言功能。
- 符合EEO / AAP。
- 對這些信息進行準確衡量的能力將與聯邦法規保持一致，並避免對組織採取任何法律行動。 這也有助於確定申請人的質量。
- 能夠捕獲，跟踪和報告自願EEO數據，同時保持遵守EEO / OFCCP規定的準則。
- 能夠預先篩選具有消除問題的候選人，以表明符合該職位基本資格的人員。
- 改進的通信。
- 建立有效通知的環境，統一所有用戶並簡化組織的運作。
- 包括一個溝通中心，以促進招聘人員，招聘經理和候選人之間的溝通。 還允許用戶安排約會，留下筆記和麵談反饋，發送大量信息，並在收到簡歷後自動回複申請人。
客戶支持申請人跟踪系統
- 完全用戶採用取決於供應商在實施期間和之後提供的客戶支持級別。
- 隨時可用的支持團隊，致力於管理公司和用戶問題，同時採用行業最佳實踐。
- 貴公司免費提供的最高級別的支持。
申請人跟踪系統供應商評估
建議您向委員會決定考慮的潛在供應商索要建議書（RFP）。 這是您有機會澄清任何話題，以幫助您的委員會確定申請人跟踪軟件是否可以完成所需的工作。 您的委員會應該考慮以下主要問題來製定有效的RFP：
- 該系統是否支持您委員會的主要關注點？ 這與評估過程的前一部分相關聯; 在您確定需要哪些功能之前，您必須完全了解您的過程。 您的委員會不能被可能提供不是您主要優先級的功能的解決方案分散注意力。 雖然它們看起來很有吸引力，但如果用戶不會採用它們，許多華麗的功能和功能將不會為您的組織創造任何價值。
- 供應商是否已將該系統安裝在類似大小的另一個組織中？
- 您的委員會應該有權訪問可以讓您深入了解客戶滿意度和跟進，實施流程和隱藏費用等問題的參考資料。 請記住，沒有強大的用戶採用功能是沒有價值的。
- 實施過程需要什麼？ 成功的採用率從適當的實施開始。 您希望確保您所選擇的供應商在沒有經過適當培訓和持續支持的情況下不會離開您的用戶。 實施應該集中在你組織的招聘過程上，而不是學習如何適應他們的系統。
你永遠不應該有這樣的感覺，即你的實施計劃會讓你感到迷茫，不確定供應商的能力。 在評估過程中，您的委員會應該有一種印象，根據您的部門優先級和業務目標，您的實施將為與您的申請人跟踪系統提供商建立長期合作夥伴關係打下堅實的基礎。 請記住，申請人跟踪系統的高用戶採用率會帶來更高的投資回報率。
更多關於申請人跟踪系統供應商評估
- 供應商的願景和發展戰略是什麼？ 作為市場領導者，供應商必須展現領導力和遠見卓識。 為了提供全面的解決方案，供應商應該考慮到您的具體需求，並為未來的變化和發展做好準備。
- 確定此解決方案是否有助於您的整個業務計劃？ 最終，選拔主管可能需要展示預期的投資回報率，以便為解決方案提供強有力的支持。
選拔主管必須在招聘廣告，使用搜索公司的員工價值以及供應商提供的流程優化等方面節省開支。 公司還應該節省員工保留和候選人素質。 建立完整詳細的詢問文件可能會令人難以置信，這些文件將包含評估申請人跟踪系統的所有必要主題。
- 除了功能和功能之外，您的委員會應確保討論供應商作為貴組織長期合作夥伴的能力。 當您的委員會進行供應商評估流程時，您需要確保考慮以下因素：
- 金融穩定性：對所有正在審查的潛在供應商的財務報表進行盡職調查。 你會發現這是一個完美的話題，你的財務委員會貢獻者可以通過它來指導你。
- 戰略合作夥伴的素質：為了提供完整的解決方案，一些供應商將與其他服務公司合作，為其客戶提供更全面的服務。 您的委員會應了解與競爭供應商有關的任何合作關係。 這些信息可以深入了解貴公司和供應商之間可能的合作關係。
- 招聘能力：無論您的公司規模如何，您都需要確保供應商有能力支持整個員工的生命週期，從申請人跟踪，入職， 繼任計劃到離職。 這將阻止您的公司從解決方案中壯大，這可能會導致惡化，新的評估和高昂的實施費用。
- 未來產品開發：確保供應商對現在和未來招聘面臨的挑戰有深刻的理解。 您選擇的供應商必須掌握技術和行業新聞的脈搏，才能適應您不斷變化的需求，並確保解決方案的配置得到充分發揮。
- 與HRIS整合：雖然您可能希望您的IT委員會撰稿人提供有關此事的意見，但不應該讓您的委員會使用無法為整個部門提供充分服務的申請人跟踪系統。 任何值得考慮的供應商都應該提供將關鍵信息從其係統轉移到HRIS系統中的能力，而且難度很小。
申請人跟踪系統的供應商選擇摘要
申請人跟踪系統的供應商選擇過程的時間表可以從一個月到六個或更多時間範圍內完成。 以下是建議的時間表，可讓您的委員會為申請人跟踪系統的供應商選擇流程預測時間表。
請注意，這可能會根據首選實施日期進行更改。
申請人跟踪系統的供應商選擇時間表
- 組建一個遴選委員會 - 一周
- 確定公司需求 - 1-2週
通過以下流程客觀評估供應商與確定的公司需求：
- 創建一個可能的供應商列表 - 1週
- 要求RFP提供關於任何主題或關注的澄清 - 4週
- 使用您的關鍵評估標準創建候選名單 - 1-2週
- 完成供應商 - 3-6週
- 盡快演示各種系統
- 銷售演示 - 盡快
- 實地考察 - 根據需要
請記住，申請人跟踪系統的主要目標是授權用戶。 委員會成員應該能夠認識並重視技術工具，流程優化，公司願景和客戶支持，從而戰略性地將供應商縮減為真正可能性的簡短列表。
您的短名單很可能沒有很多顯著的功能差異; 因此重要的是要記住那個供應商的不那麼有形的元素。
您的委員會應該查看信息來源，如供應商的網站，新聞組，人力資源門戶網站和展會。 與其他同規模，需求和行業相似的公司的同事聯繫，學習他們的經驗。
與符合貴組織未來願景和目標的兼容性最強的面向服務的供應商進行合作對於申請人跟踪系統評估，選擇和實施中的所有關鍵參與者來說都是非常寶貴的。