本文為各級管理人員提供了提高會議促進技能以支持提高會議效率的想法。
經理在會議上出現錯誤
許多管理者認為他們知道如何“舉辦”會議。
他們制定議程，做所有的談話，並做出所有的決定。 雖然這對管理者來說可能會很簡單和高效，但這往往浪費了人們的時間，並沒有挖掘出團隊的創造潛力。 事實上，它與員工傾向於退出的情況相反，推遲到明顯想要負責的經理。
經理們不會讓員工參與更多的會議有很多原因，其中包括：
- 害怕放手。
- 由於他們負責，他們需要提供所有答案。
- 對員工的能力或解決問題的能力缺乏信心。
- 缺乏會議促進技能。
雖然前三項是管理不善的行為，但最後一項，便利技能可以通過實踐來學習和加強。
加強你的會議促進技能
根據定義，便利意味著：“ 讓事情變得簡單或減少困難; 幫助推進 “。為了讓經理人能夠召開會議（而不是運行會議），他們需要願意放下自己的權力並願意接受不同的結果和方法。
恰當的會議促進涉及讓每個人參與識別和解決問題。 團隊幾乎總是會開發出比任何管理者都更好， 更有創意的解決方案 ，並且將更有可能支持解決方案的實施。
這裡有九個技能需要促進會議，所有這些都可以通過實踐來學習和改進：
- 議程規劃。 合作會議從議程規劃開始。 選擇邀請參與的主題，即要解決的問題遠比“信息”主題更有吸引力。 然而，需要分配足夠的時間以允許小組參與。
- 環境和氣候設置。 物流事宜！ 當人們不舒服，看不到對方，聽不到，或者飢餓時，會議結果將受到影響。 了解如何利用物流作為鼓勵參與和消除障礙的方式。
- 問問題。 偉大的問題激發了大討論。 文章“ 使用GROW模型的70個令人敬畏的教練問題 ”提供了一些傑出的討論提示。
- 積極傾聽。 當經理解釋，檢查理解並詢問後續問題時，它會鼓勵更多參與並保持討論流暢。 在“ 如何成為更好的聽眾 ”中，我分享了關於加強積極傾聽技巧的想法。
- 頭腦風暴。 大多數人認為他們已經知道如何進行頭腦風暴。 但是，他們通常不會。 在許多情況下，由於流程管理不善，強大的社會或政治壓力以及不便的促進技能，頭腦風暴的有效性會降低。 許多人從未真正體驗過經營良好的頭腦風暴會議的力量。 請參閱“ 集思廣益會議上的15種方法 ”，了解不要做什麼 - 然後做相反的事情！
- 達成共識的技巧。 共識並不意味著每個人都必須同意一個決定。 這意味著每個人都有機會分享他們的觀點並提出想法。 適當的便利將引導小組從理念分享到製定有效決策 。 達成共識需要更多時間，但通常會從整個集團中獲得更大的認同。 但是，請記住，共識不是最終目標。 對於手頭問題的有效決策是最重要的問題。 參見六步共識決策框架，詳細了解如何通過共識決策過程領導團隊。
- 解決衝突。 每當有大量人參與解決問題時，衝突是不可避免的。 事實上，團隊研究人員將任務或問題之間的衝突視為有效決策過程的一部分。 經理必須學會如何以積極的方式利用衝突的力量。 請參閱： “針對小組的衝突解決方案 ”。
- 非口頭溝通技巧。 雖然研究人員爭論確切的百分比，但大多數人會同意，超過50％的溝通是非口頭的。 經理需要能夠閱讀團體的語氣和肢體語言，以評估他們的參與程度，坦率和承諾。
- 記錄。 熟練的團隊協助涉及知道何時轉到活動掛圖或白板以捕捉人們的意見。 這樣做會讓人覺得他們的想法正在被聽取並被重視，並且作為一個有價值的記錄被用於行動計劃和後續行動。
底線：
時間是生活和工作中的寶貴財富。 努力管理會議以實現最佳效率和效果。 學習，練習和應用上面提到的九個便利技能是一個很好的開始。
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由Art Petty更新