為什麼員工不與其雇主一起參加退出面試？
什麼是退出面試的良好參與率？
研究表明，紙筆和鉛筆出場採訪的平均答复率約為30-35％。
這意味著一家擁有2000名員工和15％ 流失率的公司預計將每年接收約100次完成的離職面談。 在這個參與層面，該組織僅從員工總數的5％獲得退出反饋。
只需稍加額外的努力，您就可以將響應率提高一倍。 退出面試參與率為65％或更好是一個很好的目標。 您可以通過紙質和鉛筆退出面試，基於網絡的在線退出面試和電話退出面試來完成此任務。
衡量你參加退出面試
要衡量您的回答率，請將完成的離職面談次數除以您請求離職面談的員工人數。 理想情況下，第二個數字應該等於終端總數，但出於實際原因，通常情況並非如此。
舉個例子，如果你有300人完成了125次完成的離職面談，你要求你完成一次離職面試，你的參與率是125/300，相當於.416或41.6％。
確保你有一個好的方法來跟踪這種參與是非常重要的。 至少，您希望跟踪改善項目開始時的參與率，然後定期進行跟踪。
一個理想的情況是保持您可以定期參考的運行平均值。
這個實時數字會立即提醒您員工參加退出面試時的下降（或增加）。 在線退出面試管理系統應該為你自動完成。
大公司可能希望分別為子公司，大部門或地理區域跟踪參與率。 中小企業通常可以從組織的總參與率中受益。
如果您決定退出面試的參與率可能會有所改善，那麼下一步就是分析您當前的退出面試流程 。 兩個最重要的審查領域是：
- 為什麼員工選擇不完成退出面試？
- 是否有後勤問題阻礙人力資源及時有效地將信息傳遞給員工？
未完成退出面試的員工
員工選擇不完成離職面談的一些原因是：
- 退出面試時間太長。
- 退出面試問題令人困惑或者個人入侵。
- 該員工不相信退出面試將被閱讀或有所作為。
- 該員工害怕反響。
- 該員工對該公司感到憤怒。
- 員工拖延或忘記。
- 這個過程很困難或不舒服。
如果您正在使用針對額定問題的退出面試調查，則35-60個問題與正確的調查時長有關。 60多個問題開始讓員工感到長期不舒服。 如果你超過70個問題，你應該準備更多數量的未完成的離職面談。
為簡單起見，請查看您的退出面試問題 把自己放在員工的鞋子裡，問自己如何回答問題。 避免大量的退出面試問題，要求感受和情緒。
許多員工與他們的感受不一致（或者他們可能不想與他人分享）。 員工對流程的有效性進行評估要比對流程的感受輕鬆得多。
退出採訪反饋忽略
如果員工認為他們提供的反饋不會被閱讀或被及時忽略，他們將不會完成他們的離職面談。 讓員工知道你重視他們的反饋意見是很重要的。 當您根據退出面試的建議進行改進時，不要害怕告訴員工該想法來自何處。
隨著時間的推移，員工將會知道你確實在傾聽 。 一旦這成為企業文化的一部分 ，你可以確信有許多公開和誠實的想法，建議和批評。
來自誠實的反饋的影響
此外，與員工一起清楚，誠實的反饋不會造成影響 。 絕不應使用退出面試中的陳述來防止未來再次受聘的資格。
有很多假設的專家告訴員工不要在退出面試表格上誠實，或者根本不要完成。 他們聲稱公司將這些信息用於員工。 人力資源專業人員知道這是無稽之談，但是，他們仍然必須對抗這種毫無根據的看法。
憤怒的員工反饋
對公司感到憤怒的員工可能會覺得他們不想通過參加退出面試來獲得幫助。 你可以鼓勵這些員工在退出面試中發洩憤怒。 許多這些憤怒的員工都很高興有機會聽到他們的聲音，特別是如果他們知道高層管理人員會聽到他們的聲音。
清潔和簡化的過程也很重要。 無論是基於網絡還是紙質和鉛筆，出口採訪表格都應該以直觀且易於理解的調查形式進行良好的佈局。
後勤問題是您退出面試過程中的第二個重要審查領域。 在任何過程中，通常都有薄弱環節，退出面試也不例外。 你的考試應該包括從員工發出通知時開始，到員工提交退出面試時結束的整個事件鏈。
審核您的退出面試流程
通過查找以下信息，您可以開始審計您的退出面試過程。
- 員工通常如何通知其終止意圖 ？
- 通知誰是第一個人，通常給予多少通知？
- 誰告訴人力資源部門以及如何？ 員工發出通知後多久通知人力資源部通知？ 誰在人力資源首先得到通知？
- 誰負責啟動退出面試？ 這個人甚麼時候通知員工終止 ？
- 員工如何通知退出面試？ 通過誰？ 什麼方法？ 什麼時候？
- 在退出面試過程中，人力資源部門是否有明確的所有權？ 參與流程的人員是否了解退出面試的重要性和緊迫性？
- 員工告訴退出面試的是什麼？ 他們在什麼方面鼓勵他們完成退出面試？ 員工是否以多種方式告訴不止一次？
- 退出面試是否容易完成？
- 員工何時何地完成退出面試？ 是否可以輕鬆訪問必要的資源？
- 如果員工在工作中完成離職面試，員工是否有隱私來完成離職面試？
- 主管和經理是否支持退出面試過程？ 他們是否擔心會收到員工的負面反饋？ 你是否依靠可怕的主管向員工轉達關於離職面談的信息？
- 員工是否容易提交離職面談？
審查上述每個審計問題，並認真審視您的退出面試流程。 確定你可以做些什麼來改善這些領域 。 完成審查後，您可以立即開始進行改進。
重新測量您的退出面試過程
您所做的一些更改將非常迅速地提高參與率。 其他人需要更多時間來有效地滲透公司文化。
在三個月，六個月，九個月和十二個月重新測量您的參與率。 在十二個月的時間裡，你應該期望你的離職面試參與率有顯著提高。 這意味著您將擁有更多可用於限制營業額和員工保留率的數據。
結論
通過增加參加退出面試過程的終止僱員的數量，您可以顯著提高退出面試的價值。 通過審核並改進退出面試的內容和結構以及您自己的內部流程，您可以大幅提高您的參與率。
最後，考慮與人力資源職員進行實際面對面訪談的可能性不僅可以提高您的參與率，還可以提供更好的信息。 你不能低估後續質疑的價值。
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