要求確定人力資源信息技術需求的問題
但是人力資源部門和其他管理人員如何知道他們正在選擇最好的人力資源信息技術來管理所有的細節，而且他們選擇的解決方案將經受住時間的考驗？
以下是選擇人力資源信息技術過程中需要回答的關鍵問題。
- HR信息技術軟件提供的靈活性和可擴展性的程度如何？ 人力資源專業人員應該確定軟件是否可以從多個Excel電子表格，數據庫和紙質文檔導入數據，以及它可以與所需的其他各種系統和數據進行交互的級別。
該軟件應該能夠接收和過濾來自多個來源的信息。 理想情況下，這個過程也應該是自動的。 許多在線註冊解決方案要求數據在可以前往運營商更新其係統之前手動操作。 更新格式的自動化，傳輸時間表和傳輸方法可以幫助消除計費和資格問題。 - 該軟件是否能夠適應人力資源的公司並有利於運營商規則？ 一個真正有能力的註冊引擎將評估每個註冊活動並應用專門設計的規則，消息，提示和選項的任何必要組合，以滿足所需的準確資格要求。 該軟件應符合公司和運營商的任何資格規定。
- 人力資源信息技術能夠與組織一起成長和擴展嗎？ 人力資源部門應評估技術在公司僱用新員工 ，辦公室，福利變化和規則時的發展能力。 人力資源部門應該詢問每個要素的閾值。
- 人力資源信息技術軟件能否與其他系統集成？ 薪資和其他職能通常與福利管理共享大部分相同的信息。 當數據和其他員工信息進入一個系統與另一個系統共享時，HR可以獲得更高的效率。 跟踪員工招聘是另一個需要的功能。
- 誰負責實施或構建解決方案？ 涉及什麼水平的培訓？ 有些解決方案要求客戶非常參與最初的實施，這對於已經很忙的HR管理員來說可能是壓倒性的。
人力資源部門應該清楚地了解將要求的培訓和技術專長水平以及預期的時間。 質疑解決方案供應商就此主題可以提供對最初看起來很簡單但涉及重要技術專長的微妙領域的深入了解。 然後，人力資源部門可以確定可能非常麻煩的具體任務，以至於難以完成，可能會降低人力資源信息技術的價值和投資回報率。 - 如果涉及培訓 ，是否收費？ 還應評估培訓成本，包括離開時間和離開旅行的差旅費用。 人力資源需要意識到人力資源信息技術採用所涉及的所有硬性和軟性成本。
- 誰將擁有這些數據？ 這個問題的答案應該是人力資源組織 。 公司應該能夠將他們的數據傳輸到任何應用服務提供商（ASP）。 如果數據駐留在運營商的專有服務器上，那麼公司有時可能會更換運營商收取額外費用。
- 需要哪些類型的維護和保養？ 當軟件安裝在公司的現場工作站或服務器上時，通常需要對該技術進行定期更新，並且計劃和管理起來可能很麻煩。 人力資源信息技術的更新通常是通過應用服務提供商（ASP）或軟件即服務（SaaS）模式在線提供的軟件自動完成的。
- 人力資源信息技術有哪些安全措施 ？ 如果該軟件通過ASP或SaaS模式在線提供，則提供商應提供每日備份，備份服務器和增加的保護層。 還應有其他系統和程序，以防止未經授權的人員丟失或訪問信息。 人力資源部門在與其他管理人員協商後，應該擁有決定誰將被允許訪問人力資源信息技術的權利以及在何種程度上。
- 員工是否可以參加福利計劃並對其個人數據和計劃選擇進行實時更改 ？ 考慮到對計算機的普遍使用，員工的訪問應該是一個給定的。
大部分員工在家中都可以上網。 員工自助服務為節省時間和金錢提供了巨大的潛力。 良好的自助服務系統將通過輸入關於自己及其家屬的信息來平滑地引導員工。
該系統應清楚地提供可用計劃，並使員工能夠在方便時進行選擇，並通過嚮導簡化這些操作。 員工還應該能夠根據需要添加家屬和變更信息，全年24小時，每週7天，每天24小時。
當您評估貴組織的人力資源信息技術需求時，這些還有其他問題需要回答。
- 技術是否會為人力資源提供決定誰將被允許訪問和授權的權限？ 在提供員工訪問的同一脈絡下，這項技術應該給予HR最後的話語權。 人力資源部門有權在將所有數據傳送給運營商之前批准所有數據，還應確定員工和其他人員訪問的程度。
- 人力資源信息技術有哪些類型的報告功能？ 報告技術應提供多種視圖和格式（電子表格，PDF，HTML），大圖評估和深入研究以加強決策的能力。 人力資源應該能夠隨時評估具體計劃的登記情況，未決行動以及與福利和其他員工數據相關的員工人口統計信息的變化。
- 該軟件是否提供了幫助HR節省時間的特定功能？ 根據自己的部門需求，人力資源部可能希望詢問該技術是否能夠批量處理信息，管理COBRA政策的通知和計費 ，提供自行結算和賬單核對工具以及具體的報告。
- 該軟件是否提供了特定功能來幫助人力資源與員工更好地溝通？ 有些項目使HR能夠靈活地通過大量電子郵件，電子公告板以及特定過濾標準（如地點，部門，保險計劃，入學情況，退休狀態等），在多個層面與員工進行溝通。 HR信息技術系統。 擁有多種溝通方式可以進一步實現流程自動化，並幫助人力資源部門更好地定位消息。
- 人力資源信息技術系統是否提供了一種檢查和平衡手段？ 除了使人力資源部門能夠批准交易外，許多人力資源信息技術系統還為人力資源部門提供了作為審計承運人賬單的門衛的能力，以確保他們同意系統中的數據。 這個可以：
- 確保承運人發票的準確性，
- 節省時間和金錢，
- 及時提供員工註冊 ，以及
- 在員工照顧時增強對資格的確認。
- 信息如何與運營商交換？ 而且，誰將負責這種互動？ 人力資源信息技術系統的整合不僅應該由與軟件有關係的運營商的數量來判斷，而且應該由它所支持的連接類型來判斷。 通過福利管理軟件確保與運營商的成功互動需要很多步驟，其中包括：
- 收集初始實施數據普查;
為正在進行的信息交換設置初始整合;
協調每日或每週的互動，以確保數據的接收和準確應用;
- 查看持續更新;
符合監管機構的要求保證了登記的運營商要求; 和
- 與每個運營商建立積極的關係，以改善數據交換的關係。
了解誰負責每個任務對於充分了解產品供應至關重要。 每個軟件提供商都將提供不同級別的集成，以提供上述所有任務。 人力資源部門應該考慮與那些與公司所選運營商展現強大，持續，無縫關係的供應商合作。
許多提供商允許傳輸一個通用ANSI 834文件，該文件可能會或可能不會被運營商接受，這個因素常常受到組織規模的影響。 管理人員應該尋找提供清潔，經過驗證的轉移（確保交易資格）的提供商，根據每個運營商的需求進行定制以避免問題。 他們還應該關注具有專門的EDI（電子數據交換）部門的供應商，以便與運營商自己的特定轉移語言進行交互。
- 提供什麼級別的客戶服務？ 是否有額外的服務費用？ 人力資源部門應該通過數據庫，在線聊天，電子郵件支持，與在線人員的對話或其組合來確定提供的幫助級別以及客戶服務的內容 - 在線幫助。 鑑於福利和其他人力資源信息的敏感性，管理人員應該在24小時內得到對直接聯繫有幫助的答复。
- 人力資源信息技術系統的成本是多少，是否超過收益？ 人力資源部門應評估人力資源信息技術系統的全部成本，包括所有年度，月度和一次性費用，以及所提供的利益。 一個稍微昂貴的系統可能不僅僅是為了支持差異，而是讓員工保持自己的記錄，並提供更大的便利性，節省時間和準確性。 在選擇人力資源信息技術系統時應考慮和權衡這些因素。
人力資源信息技術系統的需求正在增加。 隨著人力資源工作人員在人力資源信息技術系統中尋找大量選項，分析和衡量所有可用選項變得越來越重要。
選擇人力資源信息技術系統應視為一項投資，將隨著部門和公司的需求而增長 。 這些問題將引導您為貴公司提供適當的人力資源信息技術系統。