當潛在雇主要求參考時作出回應
響應參考檢查請求是一件棘手的事情。 對報復和訴訟的恐懼讓許多雇主無法回應。 這些建議將幫助您合理回應引用檢查請求，同時保護公司和當前員工的合法利益。
首先，遵循貴公司的既定政策。 許多公司要求管理人員向人力資源發送書面參考請求 。
但是，如果經理的參考是正面的，則可以同意讓經理直接向雇主提供口頭參考。
任何以書面形式發送的內容應來自人力資源部門 ，或者人力資源部門的員工應審查一致性的回應並保護公司的最佳利益。 通用的參考檢查格式會要求您提供有關前僱員的信息。
- 職稱和偶爾的工作職責，
- 最終薪水，
- 就業日期，
- 提供一份清單，要求前雇主排列“團隊合作”和“可靠性”等特徵。
這份文件最好留給人力資源部門 - 至少請人力資源部門的工作人員審核您可能正在考慮發送的任何書面回复。 不要回答那些要求您對其工作或工作特徵的任何方面進行數字評分的問題。
根據術語定義的任何共享含義， 數字評分不具有可比性，也不是在這些表單上定義的數字尺度上的數字含義。
因此，充其量，溝通是有缺陷的。 最糟糕的是，這可能會傷害你的前僱員的工作前景。
其次，檢查以確保前僱員的簽名，授權參考檢查 ，在請求公司發送的文書上。 沒有前僱員的簽名授權許可，您不應提供有關該員工的任何信息。
使用正參考響應參考檢查請求
如果經理可以在幾乎沒有保留的情況下推薦前員工，在與人力資源部門的工作人員協商後，經理可以將該呼叫返回給詢問的雇主 。 在回復電話時，經理應確保在返回電話之前，員工簽署了授權參考檢查的簽名並存檔人力資源。
當一名前僱員是一名優秀員工並且離開公司時（可能是配偶搬遷，距離不可交換），您希望讓前員工協助尋找新職位。
或者，也許您曾經被一位曾向您報告的員工用作參考，儘管不是最近一次。 如果您對員工有正面的評價，您可以回答潛在的雇主，並提供您可以提供的積極評價。
參考檢查您不想接觸的問題
如果您收到參考請求電話或文件，只回答您可以輕鬆回答的問題。 經理只應該談談員工的直接了解的技能和經驗。 經理不應該回答幾個問題：
- 示例問題：預測您的前僱員是否會成功考慮其職位。 （有水晶球，任何人？）你不可能回答這個問題。 即使這種立場聽起來相似，你也無法預測同事，雇主的文化，他們與客戶的關係或無數幫助員工成功的因素。
很好的答案：當員工為我工作時，在她與我公司的職位上，她是一位出色的貢獻者，他的工作受到了讚賞。 - 示例問題：員工的弱點是什麼？
好的答案：她沒有任何缺點值得一提，這影響了她為她工作時能夠勝任工作的能力。 - 示例問題：為什麼員工離開她向您報告的職位？
好答案：她尋求更多的責任，並且完成她對我們公司和產品的知識。
好答案：她因為對她很重要的個人原因離開了我們的組織。
這些是潛在雇主在您返回參考檢查電話時會詢問的參考檢查問題 。
回應參考檢查請求：不正面
如果員工離開您的公司，無論員工是否適合自己的工作 ，出於其他原因而無法管理的員工，或者無法管理員工，都會將此呼叫或表格提交給人力資源部門的員工以獲得標準回复。
有時員工離開公司時會出現異常情況。 也許一名員工正在他的電腦上看色情內容 - 是的，他讓他的人力資源總監作為他的一個參考。 另一名前僱員可能曾在您公司受僱時威脅暴力或實施暴力行為。
儘管這些前僱員很少將貴公司列為參考，但請準備好。 這些電話應發送給人力資源工作人員進行標準回應。
但是，這裡有一個警告。 在回復任何有關潛在暴力員工的參考檢查之前，請諮詢您的律師 。 如果您未向潛在雇主披露暴力行為，而且前僱員在新雇主僱用期間採取暴力行為，則貴公司可能會承擔不透露此信息的責任。 因此，在與員工分道揚any的任何異常情況下，請諮詢律師。
當前僱員要求提供通用參考函時
不建議為前僱員提供通用的參考信函 。 一旦文件存在，它永遠存在。 未來的員工已經向人力資源部門提供了過期10年和20年的信件副本，有時在多份複印件會議中幾乎不能辨認。
經過一段時間後，你不知道你的前員工是什麼樣的員工 - 除非他或她是保持聯繫的罕見例外。 而且，你永遠不知道員工將如何使用你的信件，或者你的話將如何被未來的雇主解讀。 採用一項政策，規定管理人員永遠不要提供書面的通用參考信函 。
通知前僱員，貴公司將很樂意向人力資源部門提供僱傭確認信息給直接詢問的特定雇主。
對回复參考檢查請求的最終想法
很少有員工設定了失敗的工作目標。 然而，員工確實失敗了，公司和員工也會分道揚。。 請記住，當你被要求參考時，每個前僱員都應該有機會重新開始。
也許這位前僱員不適合他在貴公司擔任的職位。 你的公司文化可能與員工的需求完全不符。 對於他的工作要求和他的老闆的要求，員工可能有不同的看法 。 也許在他與你公司的任職期間，他的私人生活正在解體。
你永遠不知道為什麼員工失敗或繼續前進的所有細節和原因。 對於高績效員工而言，您很遺憾失去了一份更好的工作，家庭搬遷或夢寐以求的機會。 對於邊緣表演者來說很難。
誠實或提供最少的信息。 不要對水晶球的成功進行預測，也不要為未定義的術語提供數字評分和排名。 如有必要，請提供描述前員工績效的最基本信息。 只要有可能，給員工一個休息時間，並與未來的雇主交談。
最近與參考檢查有關的數字表明，雇主現在正在非常認真地參考檢查 。 超過90％的雇主檢查參考。 只要有可能，給你的前僱員一個休息時間 - 如果你能做到這一點，就要認真負責。