雇主可以提供遵循這些準則的推薦信
員工在移動，更換工作或退休時失去了跟踪。
企業移動和關閉或合併或收購。 人力資源部門失去記錄。
即使員工努力與前任主管保持聯繫作為潛在參考，並為參考檢查準備其參考資料 ，但隨著時間的推移，他們可能會失去支持者的踪跡。 在為獲得潛在員工參考而努力的一件事中，我發現一家公司倒閉了，一名主管搬到了不知名的地方，一名主管死了。 幸運的是，這三家公司中有一家擁有人力資源辦公室，他有員工的記錄，並能夠確認工作細節 - 但沒有其他。
我對推薦信感慨不已。 正如我在“ 如何應對參考檢查請求”中所述 ，推薦信永遠持續，其內容可能在推薦信被寫入後幾年不適用。 但是，推薦信對於有價值的員工來說是潛在的禮物。
推薦信可以節省一天的時間。 寫在公司文具上，地址和電話都打印得很清楚，推薦信有時需要提高申請人的資質。 作為一名雇主，特別是如果您預計到您的業務情況等變化（如我剛才所述），請為您的退休員工提供一個幫助。
向員工提供推薦信 。
寫一封推薦信
推薦信可以永久保存，並且是某個時刻員工表現的快照。 因此，請思考並註意您如何撰寫推薦信以及您的推薦信所傳遞的信息。 如果政策存在，請遵循貴公司的推薦信政策。
無論如何，請您的人力資源部門審核您的推薦信，以確保您保護公司和您的最佳利益。 按照這些準則編寫員工推薦信。
- 提供原始公司文具的推薦信，其中包含打印地址，電話和標準商業信函格式的其他聯繫信息。 您可以給員工在文具信封中提供多份信紙推薦信。 （這可能會阻止反复複印推薦信的不良做法 - 永遠。）
- 向正在請求推薦信的特定雇主 推薦推薦信，或向員工計劃發送推薦信。 如果推薦信是通用的，請寫信給： “可能關注的人” 。
- 用油墨簽名推薦信，並包括您的姓名， 職位 ，電話分機和電子郵件地址 。
- 開始：這是推薦信 ：員工姓名。
- 描述你與員工的關係，員工的職位和員工的工作。 例如，“我是Mark的主管，他在Alcon Tool的Lathe Department擔任技術熟練的貿易機器操作員。”
- 對於推薦信的主要組成部分，描述員工工作的主要職責。 例如，“Mark的主要職責是運行x機器; 維護公司工具和設備; 創造一個安全和保存良好的工作區域; 故障排除質量，機器和性能問題; 擔任白班組長; 在我缺席的情況下支持我擔任替補主管 ; 並擔任員工參與團隊的負責人。
- 然後，在推薦信的正文中，提供您對員工貢獻和價值的整體評估。 該聲明應反映該評估是針對馬克在某個時間點的表現。 例如，“馬克是一位有價值的員工，他在我的部門工作時的貢獻遠高於標準。 這是顯而易見的，並被他的領導角色分配所認可。“
- 如果馬克為下一次就業機會提供支持，請說明為什麼馬克在推薦信中留下了你的工作 。 例如，“馬克離開Alcon工具接受另一家公司的主管職位。 監管人員的工作在這裡將不會有好幾年了。“
- 以積極的方式完成推薦信。 例如，“我們很遺憾地看到馬克走了，但希望他在新工作中擔任主管一切順利。”
- 最後，說明如果潛在雇主需要更多信息，他們可以與您聯繫。 簽署並填寫推薦信。
這些是員工推薦信的適當組成部分。
什麼不寫在推薦信中
在給員工寫一封推薦信之前，必須注意一些注意事項。 當你寫推薦信時，不要發表這種言論。 不要：
- 提供您可能無法確定的詳細信息，如果這些信息超出了員工在您公司工作的範圍之外。 例如，不要為您認為該員工去上班的公司命名。 您可能不知道該員工是否曾在那里工作過。 Mark告訴你他已經接受了一份監督工作。 您的推薦信不應提供潛在的衝突信息，這可能會導致員工在其求職過程中遇到以後的問題。
- 預測未來。 您可以評論的唯一表現是您在員工為您工作時所經歷的表現。 其他任何事情都是水晶球凝視，不適合推薦信。 這是不恰當的：“我確信你會從馬克獲得與他為艾爾康工具工作時所做的表現相同的表現。”時代在變化。 生活的變化; 不可預知的事件發生。 對於你或潛在的雇主十年後，這是無法證實的。
- 提供任何形式的個人信息，如工資， 社會安全號碼 ，種族，宗教信仰，婚姻狀況，家庭組成，醫療問題或年齡等。 （我收到的一封真實的推薦信說，主管確信貝蒂會提高她的出勤率，並且現在她的離婚是最終的離職，她的兒童保育問題已經解決，她的前夫已經離開州。我確信主管以積極的方式表達了這一建議。）
- 通過個人經驗，提供可以直接提供的事實信息以外的任何其他信息。